myfactory Online-Hilfe

Legen Sie hier die Kundengruppen fest. Damit legen Sie auch fest, wie Ihre Kunden in kaufmännischen Auswertungen gruppiert werden können.

Preisliste / Rabattliste

Sie können eine unter "Verkauf / Verkaufsgrundlagen / Preise/Rabatte“ angelegte Preisliste bzw. Rabattliste hinterlegen. Die eingetragenen Daten können aber durch die direkte Eintragung einer Preis- und Rabattliste in den entsprechenden Kundendaten übersteuert werden.

Preis-/Rabattgruppe

Es besteht die Auswahlmöglichkeit unter allen Preis-/Rabattgruppen, die Sie unter "Verkauf / Verkaufsgrundlagen / Preise/Rabatte / Preismatrix/Rabattmatrix" angelegt haben.

Rechnungskreis

Bitte wählen Sie einen unter "Verkauf / Sammelrechnungen" festgelegten Rechnungskreis aus.

Zahlungskonditionen

An dieser Stelle können Sie eine unter "Stammdaten / Grundlagen / Zahlungen" definierte Zahlungskondition auswählen.

Mahnkonditionen

Sie haben die Möglichkeit, eine unter "Rechnungswesen / Mahnwesen" angelegte Mahnkondition auszuwählen.

Elektronische Rechnung XML-Datei im PDF einbetten

Mit dieser Einstellung können Sie kundengruppenspezifisch entscheiden, ob eine XML-Datei in eine PDF-Rechnung eingebettet und somit eine elektronische Rechnung erzeugt werden soll oder nicht. Dazu stehen Ihnen die folgenden Einstellmöglichkeiten zur Verfügung:

(Wie Grundlagen):

Möchten Sie nur für bestimmte Kundengruppen, wie z.B. nur für B2C-Kunden in Deutschland, eine E-Rechnung erstellen und an diese senden, so können Sie in diesem Fall für die Kundengruppe "Endkunde Inland" die Einstellung "(Wie Grundlagen)" auswählen. Wenn Sie dies tun, dann wird die globale Einstellung aus dem Bereich "Administration / Druckvarianten / Konfiguration E-Rechnungen" für die betreffende Kundengruppe herangezogen (siehe auch Hilfekapitel ). Voraussetzung ist hier natürlich, dass in dem Grundlagen-Konfigurationsdialog auch die gleichnamige Checkbox aktiviert ist.

Nicht einbetten:

Möchten Sie eine spezifische Kundengruppe hingegen vom Versand von E-Rechnungen ausnehmen, so wählen Sie bitte diese Einstellung aus.

Die Gruppen können Sie in einer Hierarchie anordnen:
Gruppenhierarchie

Dieses Register dient dazu, E-Rechnungspflichtfelder aus XRechnung- und ZUGFeRD/factur-x-Dateien kundengruppenspezifisch auf entsprechende Myfactory-Felder abzubilden. Aktuell können Sie festlegen, auf welchem elektronischen Weg die E-Rechnungskommunikation für Verkäufer (E-Rechnungspflichtfeld BT-34) und Käufer (E-Rechnungspflichtfeld BT-49) erfolgen soll. Hintergrund ist hier, dass in vielen E-Rechnungsprozessen (z.B. nach Peppol-Standard) angegeben werden muss, unter welcher Adresse resp. ID oder Nummer ein Rechnungssteller bzw. Rechnungsempfänger erreichbar ist.

Über die hier hinterlegte Konfiguration wird im Falle des Verkäufers/ Lieferanten gesteuert, ob beispielsweise eine E-Mail-Adresse, eine GLN- resp. DUNS-Nummer oder die EU-USt.-ID des Lieferanten als Übertragungsadresse in die generierte E-Rechnung übernommen werden soll. Für den XRechnung-Empfänger bzw. Käufer steht als zu übernehmendes Feld zusätzlich noch die Leitweg-ID zur Auswahl (Weitere Informationen zu diesen E-Rechnung-Pflichtfeldern finden sich hier).

Logische Reihenfolge der herangezogenen E-Rechnungskonfigurator-Felder:

Die Mapping-Konfiguration der Myfactory-Eingabefelder auf die zu konfigurierenden E-Rechnungsfelder lässt sich nicht nur in diesem Dialog vornehmen, sondern auch über entsprechende Register auf Kunden- und Administrationsebene (siehe auch Hilfekapitel Register eRechnungskonfigurator & Konfiguration E-Rechnungen).

Die Myfactory-Businesslogik priorisiert die in den verschiedenen E-Rechnungskonfiguratoren hinterlegten Informationen bei mehreren gleichzeitig vorhandenen Einträgen in folgender absteigender Reihenfolge:

Kundenspezifische Einstellungen im Kundenstamm (unter "Stammdaten / Kunden / Register eRechnungskonfigurator")

Kundengruppenspezifische Einstellungen im Kundengruppenstamm

Globale Grundlageneinstellungen in der "Konfiguration E-Rechnungen" (unter "Administration / Druckvarianten / Konfiguration E-Rechnungen / Register Konfigurator")

Bitte beachten Sie:

Wir empfehlen Ihnen, den E-Rechnungskonfigurator nur dann zu verwenden, wenn Sie bestimmte Wünsche, Bedürfnisse oder Probleme hinsichtlich Ihrer E-Rechnungsfeld-Konfiguration haben, z.B. wenn Sie den international ausgerichteten Peppol-Standard für die Rechnungsstellung an Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung einsetzen.

Um E-Rechnungen per Peppol zu übermitteln, benötigen Sie als Adressierung die eindeutige Peppol-Receiver-ID des jeweiligen Rechnungsempfängers, welche sich in der Bundesverwaltung grundsätzlich aus einem Präfix und der Leitweg-ID Ihres Auftraggebers (Rechnungsempfängers) zusammensetzt. In diesem Beispiel ist es also notwendig, bei der "Elektronischen Adresse des Käufers (BT-49)" den Wert "Leitweg-ID" aus der entsprechenden Auswahlliste zu selektieren.

Tipp:

Sollten Sie dieses Register im Kundengruppenstamm nicht vorfinden, dann navigieren Sie bitte zu den Dialogeinstellungen des Kundengruppendialogs und wechseln darin zu dem Reiter "Register". Hier können Sie dann das Register "eRechnungskonfigurator" aktivieren und es ggf. auch noch in anderen Dialogbereichen, wie z.B. dem Kontextmenü, per Checkbox einblenden.

Informationen zu der Zuordnung der Myfactory-Felder zu den ZUGFeRD-/ XRechnung-Feldern (unter anderem auch zu den Feldern BT-34 und BT-49) finden sich in diesem ausführlichen FAQ-Kapitel:
E-Rechnung (ZUGFeRD/ XRechnung): Welche Myfactory-Daten kommen in welche Informationsfelder?

Ein ausführliches Schulungsvideo zum Thema "E-Rechnung" findet sich hier:
E-Invoicing - So einfach nutzen Sie E-Rechnungen mit der Myfactory