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Freigaberouten
Eine Freigaberoute ist ein mehrstufiger Weg, den ein Beleg über verschiedene Freigaben zurücklegen muss, damit er verarbeitet werden kann.
Beispiel:
Eine Bestellung mit einem Betrag über 1000 Euro muss von einem Gruppenleiter genehmigt werden, eine Bestellung über 2000 Euro von einem Abteilungsleiter. Beträgt der Bestellbetrag 2500 Euro, so muss der Sachbearbeiter diese Bestellung zunächst an den Gruppenleiter zur Freigabe senden. Dieser hat sie nach Zustimmung dem Abteilungsleiter vorzulegen.
Es ist möglich, für verschiedenen Belegarten, Projekte, Kostenstellen oder Kostenträger verschiedenen Routen zu definieren.
Register Grundlagen
Neben einem Namen und einer Beschreibung kann bei einer Freigaberoute eingestellt werden, ob für sie das "4-Augen-Prinzip“ gilt. Das bedeutet, dass eine Belegfreigabe in jeder Stufe von einem anderen Bearbeiter als in der Vorstufe vorgenommen werden muss. (Ein Abteilungsleiter darf also z.B. seine eigene Bestellung nicht freigeben, obwohl er grundsätzlich das Recht hat, Bestellungen in dieser Höhe freizugeben).
Register Freigabestufen
In einer Freigaberoute können beliebig viele Freigabestufen angelegt werden.
Jede Freigabestufe kann eine freie Bezeichnung erhalten und gilt für Belege ab einem bestimmten Betrag. Zu jeder Stufe wird ein hauptverantwortlicher Benutzer hinterlegt, Zusätzliche Benutzer, die ebenfalls das Recht zu einer Freigabe haben, können auf der rechten Seite angegeben werden. Ganz rechts lassen sich außerdem zur Freigabe berechtigte Benutzergruppen hinterlegen.
Über das Kennzeichen "Freigabe" kann gesteuert werden, dass für diese Stufe keine explizite Freigabe erforderlich ist, aber dennoch eine Weiterleitung innerhalb der Route erfolgen soll. Wird die Option "Mail" gesetzt, werden die Benachrichtigungen innerhalb einer Verarbeitung neben der Aufgabenanlage auch als E-Mail gesendet.
Register Einkaufsbelege (bzw. Verkaufsbelege)
Auf den Registerseiten "Einkaufsbelege" bzw. "Verkaufsbelege" werden die Belegarten konfiguriert, für die die ausgewählte Route in Kraft treten soll. Über die Auswahl von Projekt, Kostenstelle und Kostenträger ist es möglich, verschiedene Routen zu definieren, die je nach Kombination von Kriterien gelten sollen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, nach dem jeweiligen Belegstatus einzuschränken.
Beispielsweise könnte für ein Projekt xy ein bestimmter Abteilungsleiter zur Freigabe berechtigt sein, während für ein anderes Projekt ein anderer Abteilungsleiter Belege freigeben darf.
