Neben einer Schaltfläche zum Bearbeiten Ihrer Abwesenheitsnotizen (siehe hierzu Hilfekapitel E-Mail Abwesenheit) können Sie im allgemeinen Postfächer-Dialog über die Schaltfläche [ Details ] für jedes Postfach Informationen zu den Server-Zugangsdaten und den Sicherheitseinstellungen hinterlegen bzw. editieren.


Die Dialoge sind abhängig vom jeweiligen Typ des Postfachs.

Die myfactory unterscheidet zwischen den folgenden grundlegenden sechs Postfachtypen:

• Posteingang IMAP
• Posteingang POP3
• Posteingang EWS
• Posteingang (bei Masterpostfächern)
• Postausgang
• Ordner: "Gelöschte" / "Entwürfe"

Wenn Sie für das Anlegen oder Bearbeiten eines POP3-Postfaches Informationen zu den oberen Konfigurationsfeldern in den Postfacheigenschaften benötigen, dann empfehlen wir Ihnen das Hilfekapitel E-Mail-Postfach anlegen.


Dokumenten, die als E-Mail-Anhänge über diesen Posteingang in die myfactory gelangen, wird die hier hinterlegte Berechtigungsgruppe zugeordnet, die dann lesend auf die Anhänge zugreifen kann.


Postfächer können über den Timerdienst automatisch abgerufen werden. Nähere Informationen zum Thema "Timerdienst" entnehmen Sie bitte dem Hilfekapitel E-Mail-Postfach anlegen.

Tritt beim Abrufen eines Postfachs ein Problem auf, so wird daraufhin automatisch eine Aufgabe erzeugt. Bei privaten Postfächern wird diese Aufgabe dem Eigentümer des Postfachs zugeordnet. Bei öffentlichen Postfächern erhält der Administrator die Aufgabe.

Der Aufgabentext lautet "Das Postfach 'Postfachname' kann nicht abgerufen werden". Der Aufgabentext beinhaltet eine detaillierte Fehlerbeschreibung. Außerdem verlinkt die Aufgabe auf die Eigenschaften des Postfachs. Wenn das Postfach über einen längeren Zeitraum fehlerhaft ist und somit nicht abgerufen werden kann, so wird das jeweilige Fälligkeitsdatum der Aufgabe mit jedem fehlerhaften Abruf aktualisiert. Hat sich das Abrufproblem automatisch erledigt, wird die Aufgabe wieder gelöscht.


Ist diese Option gesetzt, so werden die E-Mails nach dem Übertragen in die myfactory und dem damit einhergehenden Speichern im Client vom Server-Postfach gelöscht.




Ist diese Option nicht gesetzt, so wird beim Abrufen der E-Mails zunächst der E-Mail-Header abgerufen. Mit diesem Header wird geprüft, ob die E-Mail schon im System vorhanden ist und die Größe der E-Mail die hinterlegte Größenbeschränkung nicht überschreitet. Ist dies nicht der Fall, so wird die komplette E-Mail abgerufen.

Ist diese Option gesetzt, entfällt die Prüfung. Die E-Mail wird sofort komplett abgerufen. Erst dann wird geprüft, ob die E-Mail schon im System vorhanden ist.
Ist die Option "E-Mails vom Server löschen" aktiviert, so kann die Option jedoch gesetzt werden, da eine E-Mail in diesem Fall ohnehin nur einmal abgerufen wird. Hat man jedoch eine Größenbeschränkung für den Abruf von E-Mails hinterlegt, so hätte dies bei einer zu großen Nachricht zur Folge, dass diese komplett abgerufen, dann aber wegen der Größenprüfung nicht abgespeichert werden würde. Beim nächsten Abruf würde die zu große E-Mail schließlich wieder vollständig abgerufen.

Diese Option "E-Mail ungeprüft abrufen" sollte gesetzt werden, wenn der genutzte POP3-Server die Eigenschaft hat, E-Mails, die die myfactory zwecks Abruf zum ersten Mal elektronisch geöffnet und geprüft hat, automatisch in einen anderen Ordner zu verschieben. In diesem Fall könnten E-Mails ohne die gesetzte Option nicht abgerufen werden.


Diese Checkbox ist zum Zeitpunkt des E-Mail-Abrufs im aktuellen Postfach aktiv. Sollten dabei Probleme auftreten, kann der Abruf durch Entfernen des Checkbox-Hakens abgebrochen werden. Die Checkbox kann nicht manuell gesetzt werden. Nach max. 30 Minuten wird diese Sperre jedoch automatisch wieder aufgehoben.


Diese Statistik gibt z.B. Auskunft darüber, welche Nachrichten aufgrund von Zustellfehlern bei der Übermittlung nicht beim Empfänger angekommen


Zu Kontrollzwecken wird hier angezeigt, wie lange der letzte Abruf des Postfachs dauerte.


Hiermit werden sog. "Catch-All"-Postfächer gekennzeichnet.
Alle E-Mails, die an eine bestimmte Adresse bzw. "Domain" gesendet werden, werden hieraus abgerufen und wenn möglich auf die entsprechenden Posteingangspostfächer verteilt.

Die Vorgehensweise ist dabei wie folgt:

• Im ersten Schritt wird geprüft, ob die Domain der Empfänger-E-Mail-Adresse korrekt ist oder durch eine Umleitung, die beim Masterpostfach hinterlegt ist, geändert werden muss. (Beispiel: xyz@myfactory.abc wird zu xyz@myfactory.exp).
• Dann wird geprüft, ob die E-Mail einem vorhandenen Posteingangspostfach zugeordnet werden kann.
• Danach wird geprüft, ob der vordere (lokale) Teil der Empfänger-E-Mail-Adresse korrekt ist oder aber durch eine Einzelpostfach-Umleitung zu ändern ist (Beispiel: sys.admin@myfactory.exp wird zu sysadmin@myfactory.exp). Auch in diesem Fall wird anschließend nach einem vorhandenen, passenden Posteingangspostfach gesucht.
• Es wird dann geprüft, ob die E-Mail-Adresse, an die gesendet wurde, einem Mitarbeiter zugeordnet ist. Wenn ja, wird die E-Mail in das Posteingangspostfach verschoben, falls dieses vorhanden ist. Ist es nicht vorhanden wird es zuerst angelegt.
• Im nächsten Schritt wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse bei einem Verteiler hinterlegt ist. Ist dies der Fall, wird die E-Mail in das Posteingangspostfach des Verteilers verschoben. Ist das Posteingangspostfach noch nicht vorhanden, wird dieses angelegt und dem Verteiler zugeordnet.

E-Mails, die nicht zugeordnet werden konnten, verbleiben im Masterpostfach, wenn diese Option nicht gesetzt ist.


Hier können Ausnahmen für E-Mail-Adressen definiert werden, die trotz gesetzter Option "Unbekannte Adressen nicht speichern" gespeichert werden sollen (Beispiel: @myfactory.com bedeutet, dass alle E-Mails, die an …@myfactory.com gesendet wurden, gespeichert werden sollen.)


Zur einfacheren Konfiguration können Sie hier eine Konfigurationsvorlage für ein POP3–Konto wählen.


Detaillierte Informationen zur Einrichtung eines IMAP-Posteingangs finden Sie im Hilfekapitel E-Mail-Posteingang und -Ausgang konfigurieren. Weiterführende Informationen zum IMAP-Protokoll sowie zu seinen Vorzügen bietet das Kapitel Meine Postfächer.


Wie Sie ein Office 365-Posteingangspostfach mithilfe des EWS-Protokolls mit allen benötigten Konfigurationsdaten anlegen, erfahren Sie in den Hilfekapiteln Meine Postfächer oder Exchange: EWS-Mailpostfach einrichten.







Hinterlegen Sie die zugeordnete E-Mail-Adresse, unter der Sie senden.


Hinterlegen Sie hier die Informationen, um über einen abweichenden SMTP-Server zu senden.






Hinterlegen Sie hier die zugehörigen Zugangsinformationen.


Wenn Sie das SMTP-Protokoll für die Einrichtung eines Office 365-Postausgangspostfach nutzen und dafür die erweiterte Authentifizierungsmethode OAuth 2.0 einsetzen möchten, dann tragen Sie bitte den entsprechenden SMTP-Mailservernamen smtp.office365.com in das Feld "SMTP-Server" ein. Der Domänennamen office365 dient hierbei als Signalwort. Erst mit Eingabe dieses Office 365-Mailservers werden die Checkbox "OAuth2.0-Authentifizierung" sowie das Eingabefeld "Anwendungs-ID (Client)" eingeblendet. Bei allen anderen Authentifizierungsmethoden sind diese beiden Optionen nicht sichtbar. Nun können Sie die OAuth2.0-Authentifizierung aktivieren und die obligatorische Anwendungs-ID eingeben. Weitere Informationen zu dieser Authentifizierungsmethode entnehmen Sie bitte dem How-To-Kapitel IMAP/SMTP/POP3 mit OAuth 2.0-Authentifizierung.



Anhand dieser Option lässt sich eine TLS-verschlüsselte SMTP-Kommunikation mit dem Mail-Server des Empfängers einleiten. Im Vergleich zur STARTTLS-Verschlüsselungsmethode hat eine klassische TLS/SSL-Verschlüsselung den Vorteil, dass direkt eine verschlüsselte Verbindung aufgebaut wird und keinerlei Daten über eine unverschlüsselte Verbindung gesendet werden. Erst nach Herstellung der verschlüsselten Verbindung beginnt die protokollspezifische SMTP-Kommunikation.


In bestimmten Konstellationen kann es beispielsweise vorkommen, dass ein selbst erstelltes SSL-Zertifikat auf dem Mail-Server (des Empfängers) eingesetzt wird, bei dem eine SSL-Zertifikatsprüfung zu keinem positiven Ergebnis führen würde. In solchen Fällen lässt sich die SSL-Zertifikatsprüfung deaktivieren.


Analog zu der gleichnamigen Option in den Postfacheigenschaften der Eingangspostfächer können Sie auch bei Dokumenten, die als E-Mail-Anhänge über einen Postausgang aus der myfactory versendet werden, eine Berechtigungsgruppe zuordnen. Eine solche Berechtigungsgruppe kann dann lesend auf diese ausgehenden Anhänge zugreifen.


Diese Einstellung können Sie verwenden, wenn Sie Ihre gesendeten E-Mails auch in der Ordnerstruktur Ihres IMAP-Servers ablegen möchten. Ist hier ein Gesendet-Postfach hinterlegt, dann wird Ihnen im Listview der persönlichen resp. gemeinsamen Postausgangspostfächer ggf. eine 0 in der Spalte "Anzahl" angezeigt, da alle versendeten E-Mails ja dann im Gesendet-Postfach des IMAP-Servers liegen.

Wählen Sie hier kein Gesendet-Postfach aus, speichert die myfactory Ihre Nachrichten in einem lokal angelegten Postausgang ab. Der Nachteil daran ist, dass Sie Ihre gesendeten E-Mails dann beispielsweise nicht mit der Mail-App Ihres Smartphones einsehen können.


Hier können Sie eine SMTP-Vorlage auswählen, wenn Sie über einen abweichenden SMTP-Server versenden möchten.


Hier sind keine Details vorhanden.