myfactory Online-Hilfe
Vorlagen
Vorlagen werden verwendet, um das Erstellen von E-Mails zu vereinfachen und ein einheitliches Bild in der Kommunikation nach außen zu erzeugen.
Register Grundlagen
Kurzbezeichnung / Bezeichnung
Geben Sie hier Kürzel und Bezeichnung der Vorlage an.
Inaktiv
Nicht mehr benötigte E-Mail-Vorlagen können Sie mit dieser Checkbox zur besseren Übersicht einfach ausblenden.
Signaturvorlage
Bei dieser Option handelt es sich um ein Kennzeichen, ob die aktuelle Mail-Vorlage eine Signatur ist oder nicht. Ist diese Checkbox gesetzt, dann erfolgt eine Platzhalter-Ersetzung mit Ihren eigenen persönlichen Daten. Die Ersetzung ist dann entsprechend abweichend zu anderen Vorlagen, bei welchen die Platzhalter stattdessen durch die Daten des Empfängers ersetzt werden.
Anzeige für …
Legen Sie dann fest, wann die Vorlage zur Verfügung stehen soll.
Spezialfall Signatur
Signaturen werden in der gleichen Maske angelegt wie Vorlagen. Sie unterscheiden sich von den anderen Vorlagen jedoch dadurch, dass sich die verwendeten Adress-Platzhalter auf die Adresse des E-Mail-Absenders beziehen. Bei allen anderen Vorlagen beziehen sich die Platzhalter auf die Adresse des E-Mail-Empfängers.
Die Adressdaten des Absenders richten sich nach den Adressdaten, die im Mitarbeiterstamm hinterlegt sind. Damit myfactory weiß, welcher Mitarbeiter zurzeit angemeldet ist, muss im Mitarbeiterstamm der dazugehörige myfactory-Benutzer hinterlegt sein.
Die Adressdaten des Absenders richten sich nach den Adressdaten, die im Mitarbeiterstamm hinterlegt sind. Damit myfactory weiß, welcher Mitarbeiter zurzeit angemeldet ist, muss im Mitarbeiterstamm der dazugehörige myfactory-Benutzer hinterlegt sein.
So kann z.B. eine Firmensignatur aussehen:
In den Benutzereinstellungen können Sie sowohl eine Signatur als auch Standard-Vorlagen (z.B. für Beleg-E-Mails) hinterlegen. Auch in E-Mails lassen sich separat Vorlagen oder Signaturen einfügen.
Absender
Für E-Mails, die auf Vorlagen basieren, kann eine Absender-Adresse hinterlegt werden.
Alias
Wenn Sie im oben beschriebenen Eingabefeld zu einer Mail-Vorlage eine Absender-Adresse hinterlegt haben, dann können Sie hier noch ein E-Mail-Alias zu Ihrer Absender-Adresse konfigurieren.
Anwendungsfall:
Ein Kunde hat zwei Postfächer für unterschiedliche Supportabteilungen und möchte autom. E-Mail-Rückmeldungen versenden. Für diese beiden Abteilungen soll es zwei E-Mail-Adressen geben (z.B. support-it@myfactory.exp und support-av@myfactory.exp). Damit für den Empfänger der Unterschied zwischen den beiden E-Mail-Adressen ersichtlich ist bzw. der Absender besser lesbar ist, können Sie in einer beispielhaften E-Mail-Vorlage für die automatischen E-Mail-Antworten jeweils ein Alias für die beiden Absender-Adressen einrichten.
Register Kontakt
Belegen Sie hier die Werte für den Kontakteintrag vor.
Kontaktanlage und Verteiler:
Bitte beachten Sie, dass die Anlage eines Kontaktes aktuell nicht für E-Mail-Empfänger funktioniert, die in einen Verteiler aufgenommen wurden. Weitere Informationen zum Thema "Verteiler" erhalten Sie im Hilfekapitel Verteiler.
Register Text
Hinterlegen Sie hier den Vorlagentext. Sie können dazu auch verschiedene Platzhalter verwenden (siehe unten).
Um den Text Ihrer E-Mail-Vorlage zu bearbeiten, verwenden Sie bitte den E-Mail-Vorlagen-Texteditor.
Hierbei gibt es zwei verschiedene Versionen des Vorlagen-Texteditors:
Schaltfläche [ Text ]
Mit Klick auf diese Schaltfläche können Sie einen Word-ähnlichen WYSIWYG-Editor mit Plain Text nutzen.
Schaltfläche [ HTML ]
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, dann können Sie einen HTML-basierten Texteditor mit dazugehörigen HTML-Tags verwenden.
Sprache
Tragen Sie hier ein, für welche Sprache der Text hinterlegt werden soll.
Betreff
In der Betreffzeile von E-Mail-Vorlagen können die Standardplatzhalter verwendet werden, die auch im Texteditor (Schaltfläche [ Text ] im Register "Text" und dann Dropdown-Liste "myfactory-Platzhalter") Anwendung finden.
Im Folgenden finden Sie eine Auswahl der Standardplatzhalter, welche Sie in die Betreffzeile bzw. den Bodybereich einer E-Mail-Vorlage (Mailtext) eintragen können. Ferner erhalten Sie eine Auflistung der Platzhalter, die Sie für den Dateinamen des angehängten Belegdokuments beim Belegversand verwenden können (Für eine vollständige Auflistung dieser Platzhalter konsultieren Sie bitte das Hilfekapitel Alle myfactory-Platzhalter in alphabetischer Reihenfolge):
Platzhalter für den Mailbetreff/Mailtext:
$OrderNumber$ - Belegnummer
$OrderTypeDesc$ - Belegart
$ReferenceText$ - Beleg-Betreff
$CurrentDate$ - Aktuelles Datum
$CurrentTime$ - Aktuelle Zeit
$OrderTypeDescTrans$ - Übersetze Belegart
$ProjectNumber$ - Projektnummer
$ProjectDesc$ - Projektbezeichnung
$ReferenceSign$ - Ihr Zeichen
$ReferenceOrderNumber$ - Ihr Beleg
$Name1$ - Name1
$OrderDate$ - Belegdatum
$ReferenceDate$ - Ihr Datum
$CustomerNumber$ - Kunden-/Lieferantennummer
$TrackingNumber$ - Paketverfolgungsnummer (nur VK)
Platzhalter für Dateinamen:
$1 - Belegnummer
$2 - Belegart
$3 - Betreff
$4 - Jahr
$5 - Monat (01-12)
$6 - Tag (01-31)
$7 - Übersetzte Belegart
Register Dokumente
Fügen Sie hier ggf. Anlagen zu der E–Mail ein. Dabei greifen Sie auf die Dokumentendatenbank der myfactory zurück.
Register Empfänger
Einer Vorlage können Empfänger zugeordnet werden. Diese werden automatisch gesetzt, nachdem eine Vorlage ausgewählt wurde.
Weitere Informationen zu diesem Thema: