Zunächst ist es erforderlich, die Grundeinstellungen für die Datenübergabe zu hinterlegen. Diese Einstellungen sollten Sie in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater durchführen.



Das DFV-Kennzeichen ist ein 2-stelliges Kürzel. Hier tragen Sie z.B. Ihre Initialen ein, wenn Ihnen Ihr Steuerberater nicht anderes mitgeteilt hat.


Die PrimaNota-Seite wird mit 1 vorbelegt. Als „Primanota“ bezeichnet man in diesem Fall, den zur Datenübergabe vorbereiteten Daten- / Belegstapel. Diese Voreinstellung sollten Sie, sofern Ihr Steuerberater dies nicht ausdrücklich anders wünscht, mit 1 vorbelegt lassen.


Die Beraternummer ist max. 5-stellig und wird Ihnen von Ihrem Steuerberater mitgeteilt.


Die Mandantennummer ist max. 7-stellig und wird von der DATEV vergeben.


Das Kennwort hat max. 4 Stellen. Sollte Ihr Steuerberater mit einem Passwort bei DATEV arbeiten, müssen Sie dieses auch eingeben.


Die Schnittstelle der myfactory unterstützt sowohl das OBE-Format (nur 32bit-Systeme) als auch das KNE-Format sowie das neue DATEV-Format ASCII-CSV. Mit dem KNE-/ CSV-Format besteht die Möglichkeit, auch Debitoren- bzw. Kreditorenkonten mit mehr als 5 Stellen zu vergeben.


Entscheiden Sie sich für das KNE-/ CSV-Format, so können Sie die gewünschte Personenkontenlänge in der Auswahlliste wählen.




Die DATEV verwendet ein bestimmtes Format für Personenkonten (Debitoren und Kreditoren), welches von der Vorgabe innerhalb der myfactory abweichen kann. Die Standard-DATEV-Kontenformatierung sieht vor, dass Personenkonten numerisch sind. Kunden beginnen dabei mit einer Ziffer zwischen 1 und 6, Lieferanten mit einer Ziffer von 7-9.

Es kann also je nach verwendeten Nummern in der myfactory notwendig sein, diese innerhalb der Übergabe in die passenden DATEV-Nummern umzusetzen. Daher können Sie Ihre Debitoren- und Kreditorennummern bei der Übergabe mithilfe der Personenkontentransformation anpassen lassen.

Grundsätzlich gilt, dass das myfactory-Präfix vor der Personenkontonummer (also "D" für Kunden, "K" für Lieferanten) bei der DATEV-Übergabe stets abgeschnitten wird.

Darüber hinaus unterscheiden sich die drei verfügbaren Optionen wie folgt:

Die Nummer bleibt bei der Übergabe "so wie sie ist", also D10001 wird als 10001 übergeben. Diese Methode wird verwendet, wenn die Nummern bereits nach DATEV-Standard vergeben wurden und nur das Präfix entfernt werden muss.

Diese Option bewirkt, dass für Kunden eine 1 und für Lieferanten eine 7 vor die eigentliche Nummer gestellt wird. Diese Methode verlängert die Kontonummern um eine Stelle und sorgt durch das Voranstellen einer 1 bzw. 7 dafür, dass diese dann dem DATEV-Standard entsprechen.

Beispiel:
aus D00001 wird 100001 (1 als Kennzeichen für Kunden)

Hier wird die erste Ziffer um 1 (für Kunden) oder 7 (für Lieferanten) hochgezählt. Diese Methode kann verwendet werden, wenn in der myfactory die Nummern mit D00001 / K00001 begonnen wurden. Die Länge des Zahlenteils bleibt dabei gleich, die Anpassung an den DATEV-Standard erfolgt durch die Verschiebung der Nummern in den vorgesehenen Bereich.

Beispiele:

Mit dieser Schaltfläche wird geprüft, ob die geänderten Personenkonten gemäß der Transformationsregel weiterhin eindeutig bleiben.


Ist diese Option gesetzt, dann wird das Belegdatum und nicht das Buchungsdatum an DATEV übertragen. Dies kann Einfluss auf Steuermeldungen und betriebswirtschaftlichen Ergebnissen haben. Setzen Sie diesen Haken nur nach Absprache mit Ihrem Steuerberater.


Wenn Sie diese Option auswählen, werden nicht die gesamten Stammdaten an Ihren Steuerberater übergeben, sondern nur die, die sich geändert haben.


Minusbuchungen werden bei Datev als Generalumkehrschlüssel verstanden. Wenn Sie dieses Feld auswählen wird bei der Datev-Übergabe eine Minusbuchung mit einem entsprechenden Schlüssel versehen.


Bei aktivierter Option wird bei einer fehlenden EU-UstID in einem Datensatz bei der DATEV-Übergabe nicht übergeben.


Ist diese Option aktiv, werden die Fremdwährungsbuchungen in der Originalwährung übergeben und die DATEV führt die Umrechnung durch.


Ist diese Option gesetzt, werden die erzeugten Kursgewinn- bzw. Kursverlustbuchungen mit in die Übergabedatei geschrieben. Diese Option sollten Sie setzen, falls die Fremdbuchhaltung diese Buchungen nicht automatisch erzeugen kann.


Diese Option sollten Sie nur nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater setzen, da die Angabe eines Leistungsdatums seit dem 1.1.2017 verpflichtend für die DATEV-Buchungsübergabe ist. Sollte es bei der Übergabe Ihrer Buchungsdaten jedoch zu Fehlermeldungen auf Seiten des Steuerberaters kommen, so können Sie mit Aktivieren dieser Option vermeiden, dass die Datenfelder für das Leistungsdatum befüllt werden.


Mit dieser Option bewirken Sie, dass OP-Ausbuchungen auf separate Sachkonten (z.B. "Nebenkosten des Geldverkehrs") als eigene Buchungssätze an die DATEV übergeben werden.


Diese Option bietet sich z.B. dann an, wenn Ihr Kunde mehrere Ratenzahlungen wünscht und dementsprechend viele verschiedene Zahlungskonditionen (ZKD) in seinen Belegen auftauchen. Dies hat zur Folge, dass standardmäßig mehrere Offene Posten (OPs) von der myfactory erzeugt werden. Diese einzelnen OPs können über die DATEV-Schnittstelle jedoch nur dann an den Steuerberater übergeben werden, wenn diese Checkbox aktiviert ist. Andernfalls lässt sich nur 1 einziger OP an den Steuerberater übergeben.

Die myfactory geht dabei in den folgenden Schritten vor:

1. Erzeugen einer normalen Buchung mit einem Gesamtbetrag von 500 Euro:
a) Debitor an Erlöskonto: z.B. für 1 Artikel über 100 Euro
b) Debitor an Erlöskonto: z.B. für 1 Artikel über 400 Euro
=> 1 OP über 500 Euro wird erzeugt.

2. Gegenbuchung "Verrechnungskonto an Debitor" mit vollem Brutto-Betrag.
=> OP über 500 Euro wird dadurch ausgeglichen.

3. Buchung "Debitor an Verrechnungskonto": Betrag laut ZKD 1 (z.B. 200 Euro fällig bis 10.12.)
4. Buchung "Debitor an Verrechnungskonto": Betrag laut ZKD 2 (z.B. 300 Euro fällig bis 31.12.)
=> Somit werden 2 OPs erzeugt, die über die DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater übergeben werden können.


In diesem Eingabefeld geben Sie bitte das für die Erzeugung der Zahlungsaufteilungsbuchung benötigte Verrechnungskonto ein (z.B. "Geldtransit").


Diese Checkbox können Sie setzen, wenn Ihr Steuerberater in dem Feld "Kurzbezeichnung" für die Stammdatenübergabe (z.B. aus dem Kundenstamm und Lieferantenstamm) mehr Informationen haben möchte, als tatsächlich dort hineinpassen (laut DATEV-Vorgabe maximal 15 Stellen). In diesem Fall lässt sich mit dieser Option das Feld "Name1" mit dem Inhalt des Feldes "Kurzbezeichnung" belegen und an Stelle des Inhaltes von "Name1" übergeben.


Wird ein Zahlungseingang zu einer Anzahlungsrechnung gebucht, so erfolgen in der myfactory automatisch generierte Umbuchungen (von "Angeforderte Anzahlungen" auf "Erhaltene Anzahlungen" sowie "Umsatzsteuer nicht fällig 19%" auf "Umsatzsteuer 19%"). Wenn Sie diese Checkbox setzen, dann werden diese Umbuchungen auch in der Datev-Exportdatei berücksichtigt und automatisch mit an die Datev übertragen.


Das hier einzutragende Sachkonto wird benötigt, wenn Sie nur Kontensalden an die Datev übergeben möchten. Dazu können Sie hier ein entsprechendes Gegenkonto hinterlegen. Unter "Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung / Datev-Übergabe / Saldenübergabe / Kontensaldenübergabe" wird das Eingabefeld "Gegenkonto" mit der hier eingetragenen Konteninformation automatisch vorbelegt. Alle Kontensalden werden dann auf das angegebene Konto gegengebucht. Natürlich lässt sich das Gegenkonto-Feld im Dialog "Kontensaldenübergabe Datev" bei Bedarf manuell übersteuern (Weitere Hintergründe zur Datev-Kontensaldenübergabe erhalten Sie im Hilfekapitel Kontensaldenübergabe).


Über die Schaltfläche [Datenträger-/Abrechnungsnummern] können Sie die die letzte Datenträger- sowie die letzte Abrechnungsnummer setzen, falls Sie unterjährig zur myfactory DATEV-Schnittstelle wechseln.