Erfassungstypen bilden die Grundlage der Zeiterfassungsdatentypen. Über Erfassungstypen können Sie alle relevanten Einstellungen für die Zeiterfassung vornehmen, welche dann über die Aktivitäten noch weiter detailliert werden können. Als Erfassungstyp wird also eine Art Gruppierung von Aufgabenbereichen und Vorgangsarten festgelegt. Beispielsweise können Sie hier auch Krankmeldungen und Urlaub verzeichnen, um auch diese Zeiten im System erfassen zu können.

Register Grundlagen
Register Aktivitäten
Register Bezüge




Eine Bezeichnung des Erfassungstyps. Es sollte ein aussagekräftiger Text verwendet werden.


Erfassungstypen erscheinen in hoch beladenen Eingabemasken. Zur effektiven Platznutzung auf diesen Masken wird pro Erfassungstyp eine Kurzbezeichnung benötigt, welche dann dort erscheint.


Bei der Zeiterfassung werden nicht zwangsläufig passende Zeiten eingegeben. Sie können hier festlegen, ob und wie diese eingegebenen Zeiten bei deren Abrechnung gerundet werden sollen (z.B. Abrechnung aller Zeiten in ¼ Stunden-Intervall, oder auch "5-Minuten-weise“).


Mit dieser Checkbox können Sie steuern, dass eine Zeiteingabe für den ausgewählten Erfassungstyp immer um die in der Dropdown-Liste definierte Zeiteinheit aufgerundet wird. Damit wird die Option "Rundung bei Zeiteingabe" erst wirksam.


Bei der Abrechnung der Zeiten werden Artikel und Preise benötigt, welche auf dem Beleg des Kunden verrechnet werden. Der hier hinterlegte Artikel wird für diese Abrechnungen herangezogen. Wird kein Artikel hinterlegt, wird die Zeit zwar während der Abrechnung mit abgerechnet, jedoch wird sie dem Kunden nicht berechnet. Auf diese Weise ist es möglich, Zeiten wie Urlaub, Kranktage etc. zu erfassen, ohne dem Kunden hierfür letzten Endes Kosten in Rechnung zu stellen, indem eine nicht kostenpflichtige Aktivität verwendet wird. Dieser Artikel wird ganz besonders bei der Zeiterfassung auf Pauschalpositionen benötigt. Hierbei wird dann der Preis dieses Artikels vom Pauschalpreis abgezogen.
 

Hierbei handelt es sich um eine für alle erfassten Zeiten dieses Erfassungstyps geltende Maßeinheit, die in dem Kontext üblicherweise einer bestimmten Zeiteinheit entspricht, also beispielsweise Sekunden oder Stunden oder auch Tage, Monate etc.. Diese Zeiteinheit erscheint dann letztendlich auch auf dem Beleg.

Eine bestimmte für die Abrechnung vorgesehene Mengeneinheit lässt sich etwa dann wählen, wenn der von Ihnen zugeordnete Artikel mehrere Mengeneinheiten aufweist. Diese können entsprechend aus der Auswahlliste selektiert werden, sobald Sie einen Artikel für Ihren Erfassungstypen ausgewählt haben. Ist dies nicht der Fall, so zieht er stets die hinterlegte Basismengeneinheit des Artikels heran.


Über dieses Feld wird entschieden, ob die gebuchten Zeiten über ein Projekt abgerechnet werden sollen.


Hiermit legen Sie fest, in welcher Zeiteinheit Zeiten erfasst und verbucht werden sollen. Bspw. kann die Zeiterfassung minutengenau erfasst werden, im Projekt jedoch wird gegenüber dem Kunden nur tageweise abgerechnet. Die hier verwendete Zeiteinheit wird dann umgerechnet in die entsprechend verwendete Mengeneinheit des Artikels.


Hiermit lässt sich einem Erfassungstypen für die Personal-Zeiterfassung eine Lohnart zuweisen, welche Sie unter "Personal / Grundlagen / Lohnarten" definieren können (siehe auch Hilfekapitel Lohnarten). Wenn Sie für einen ausgewählten Erfassungstypen also eine Lohnabrechnung in einem externen Drittprogramm durchführen möchten, dann kann die hier hinterlegte Lohnart nach einem Export entsprechend der Drittprogramm-Lohnart zugeordnet werden.


Über die beiden "Aktivieren"-Checkboxen kann gesteuert werden, wie der markierte Erfassungstyp in der Personal-Zeiterfassung eingesetzt wird (entweder für Zeitentgeltabrechnung oder Lohnabrechnung).

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Aktivitäten können Erfassungstypen zugeordnet werden. Öffnen Sie den Dialog der Erfassungstypen:


Wählen Sie im oberen Bereich den zu verknüpfenden Erfassungstyp aus. Klicken Sie auf den Reiter "Aktivitäten". Durch Klick auf die Schaltfläche "Neu" öffnet sich ein Suchdialog für alle erfassten Aktivitäten. Nach der Auswahl einer Aktivität wird diese wie oben dargestellt dem Erfassungstyp angehängt. Durch die Checkbox "Berechnen" können Sie entscheiden, ob Zeiten, welche auf diese Aktivität erfasst wurden, in Rechnung gestellt werden sollen oder nicht.

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Unter dem Register "Bezüge" legen Sie fest, für welche Bezüge dieser Erfassungstyp ausgewählt werden kann - z.B. bezieht sich der Erfassungstyp auf einen Supportfall, ein Projekt oder einen Kunden?


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