Myfactory Online-Hilfe

(ERP-)Buchungsdatenservice

Diese Buchungsdatenservice-Variante können Sie nutzen, wenn Sie ausschließlich mit dem ERP-Modul arbeiten (keine FMS-Lizenz). In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, unterhalb des Menüpunkts "Übergabe Buchhaltung" die direkte Übermittlung Ihrer im ERP entstandenen Buchungen an das DATEV-Rechenzentrum anzustoßen. Hier werden die Daten zunächst in DATEV-Belege Online (Bestandteil von DATEV Unternehmen Online) zwischengespeichert und lassen sich von dort über DATEV-Kanzlei-Rechnungswesen durch den Steuerberater abrufen. Beispiele für zu übermittelnde Buchungsvorgänge sind das Erfassen einer Rechnung oder das Verbuchen eines Zahlungsausgangs. Sind Sie hingegen im Besitz einer FMS-Lizenz, dann setzen Sie bitte stattdessen den Buchungsdatenservice im Bereich der Finanzbuchhaltung ein.

Diese ERP-Variante des Buchungsdatenservice ermöglicht es Ihnen, sowohl Verkaufs- und Einkaufsbelege als auch zum Ausgleich Offener Posten gebuchte Zahlungsein- und -ausgänge direkt aus dem ERP an DATEV zu übertragen.

Buchungsdatenservice 0

Voraussetzungen auf DATEV-Seite

Im Folgenden finden Sie weitere Informationen zur Einrichtung des DATEV-Buchungsdatenservice.

Voraussetzung zur Nutzung des DATEV-Buchungsdatenservice bei der DATEV eG:

  • Allgemeine Informationen zum DATEV Buchungsdatenservice sind bei der DATEV eG hier ersichtlich: DATEV-Shop-Seite Buchungsdatenservice.

  • Informationen zur Verarbeitung der Daten in der DATEV Finanzbuchführung sind im Hilfe-Dokument unter www.datev.de/hilfe/1008036 beschrieben (inkl. Video).

  • Informationen zum Bestell- und Einrichtungsprozess bei der DATEV eG können unter DATEV-Datenservices einrichten entnommen werden

  • Neben Steuerberatungskanzleien unterstützt das DATEV-Partner-Onboarding auch Unternehmen im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft*, die eigenständig mit einem DATEV-Rechnungswesen Programm arbeiten, bei der Einrichtung der DATEV-Datenservices.

    * Mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft bedeutet, dass eine direkte Geschäftsbeziehung zwischen DATEV und dem Unternehmen besteht. Die betreffenden Leistungen werden dem Mandanten direkt in Rechnung gestellt. Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/hilfe/1004960.

  • Terminbuchungen und weitere Informationen sind über https://go.datev.de/partner-onboarding-info ersichtlich.

Vorbereitungen für den (ERP-)Buchungsdatenservice auf Myfactory-Seite

Dazu müssen Sie lediglich einen Fibu-wirksamen Verkaufs- bzw. Einkaufsbeleg, wie z.B. eine Direkt- oder Sofortrechnung, erfassen oder unter "Rechnungswesen / Offene Posten" einen Zahlungseingang resp. Zahlungsausgang zum Ausziffern bestehender Offener Posten verbuchen.

DATEV-basierten Übergabelauf starten

Unabhängig davon müssen all diese Geschäftsvorgänge zunächst in ein DATEV-konformes Format umgewandelt werden. Andernfalls werden die Buchungsdatensätze im ERP-Buchungsdatenservice nicht angezeigt. Hierzu starten Sie bitte nach dem Erfassen Ihrer Belege oder dem Verbuchen Ihrer Zahlungen einen Übergabelauf unter "Übergabe Buchhaltung".

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Im sich anschließend automatisch öffnenden Übergabeprotokoll erhalten Sie detailliertere Informationen zum Inhalt der in das DATEV-Format gebrachten Buchungen.

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"Datev-Übergabe" als Fibu-Anwendung in Übergabekonfiguration

Für die Konvertierung in das DATEV-Format mittels des Übergabelaufs gilt es zu beachten, dass in der "Konfiguration Übergabe Buchhaltung" (siehe auch Hilfekapitel Konfiguration) immer die Einstellung "Datev-Übergabe" als Finanzbuchhaltungsanwendung hinterlegt sein muss.

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Übergabe mittels (ERP-)Buchungsdatenservice

Nun sollten Sie die zu einer einzigen Datei zusammengefassten Buchungssätze mit Datum, Name und Bezeichnung im (ERP-)Buchungsdatenservice sehen können.

Im oberen Bereich des (ERP-)Buchungsdatenservice haben Sie dank eines Belegart-Filters zudem die Möglichkeit, die untere Liste mit Buchungssätzen nach der Belegart einzuschränken, je nachdem, ob Sie einen Beleg erfasst oder eine OP-Zahlung im System verbucht haben und nun an die DATEV übergeben möchten.

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Haben Sie Ihren gewünschten Buchungsstapel gefunden, dann können Sie diesen mit der Checkbox vor jedem Datensatz auswählen und anschließend per [ Transfer ]-Schaltfläche übertragen. Alternativ können Sie auch die Mehrfachauswahl mittels der [ Neue anwählen ]-Schaltfläche verwenden.

Der Übertragungsvorgang ist dann derselbe wie im FMS-Buchungsdatenservice. Bereits übertragene Buchungsdateien werden nach der Übertragung ausgegraut dargestellt und sind nicht mehr selektierbar. Weiteres Erkennungsmerkmal bereits transferierter Buchungen sind ein Eintrag in der Spalte "Übergabedatum" sowie in der "Status"-Spalte.

Ihre Beleg- und Buchungsdaten aus der DATEV-Perspektive: So werden Ihre Buchungen durch den Steuerberater verarbeitet

Nachdem Sie Ihre Beleg- und Buchungsdaten über die DATEV-Schnittstelle an das DATEV-Rechenzentrum übermittelt haben, ruft der Steuerberater diese Daten nach Auswahl Ihres Mandanten in der Software "Kanzlei-Rechnungswesen" ab.

Eine genaue Anleitung, wie Ihre Buchungsdaten in "Kanzlei-Rechnungswesen" eingespielt werden, findet sich unter Anleitung: Einspielen der Buchungsdaten in DATEV-Kanzlei-Rechnungswesen".

Dort erfahren Sie, wie die Buchungsstapel und Stammdaten im Rechenzentrum per DATEV-Format über die Schnittstelle des DATEV-Buchungsdatenservice abgerufen werden. Zur Veranschaulichung findet sich hier auch ein erklärendes Video.