Hierüber legen Sie die grundlegenden Einstellungen für Ihre im E-Rechnungseingang eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen Ihres Lieferanten fest.




Mit dieser Dropdown-Liste wird die Belegart definiert, welche standardmäßig für das Umwandeln der eingegangenen ZUGFeRD-Rechnungen in einen erfassten Einkaufsbeleg herangezogen werden soll.


Äquivalent dazu lässt sich eine entsprechende Standard-Belegart für Stornorechnungen hinterlegen, welche beim E-Rechnungseingang automatisch in das gewünschte Format konvertiert wird.


In diesem Bereich können Sie für die mit den Rechnungs-E-Mails eingehenden Anhänge Berechtigungsgruppen vergeben. Dies kann etwa eine Berechtigungsgruppe "Alle Benutzer" sein oder eine spezialisierte Berechtigungsgruppe wie z.B. "Buchhaltung". In dem Fall hat dann nur die Berechtigungsgruppe "Buchhaltung" Zugriff auf die im E-Mail-Anhang befindlichen Rechnungsdokumente.


Mit dieser Option können Sie hier eine passende Dokumentengruppe für die PDF-Dokumente selektieren, die als Anhang mit den eingehenden ZUGFeRD-Rechnungsbelegen verknüpft sind. Wählen Sie hier keine Dokumentengruppe aus, so kann es passieren, dass Ihr Belegdokument nicht mit der Rechnung an die FMS-Buchungserfassung übergeben wird.


Wenn Sie diese Checkbox setzen, dann werden per E-Mail-Anhang im E-Rechnungseingang empfangene (Beleg-)Dokumente automatisch in ein Standarddokument umgewandelt. Dies hat den Zweck, dass sich auch solche Rechnungen im Dokumentenstamm aufrufen und bearbeiten lassen, welche dort normalerweise als internes Dokument bzw. Systemdokument abgelegt werden.

Ist diese Checkbox nicht gesetzt, so behält das per E-Mail-Anhang in den E-Buchungseingang eingehende Dokument seinen Status als Systemdokument. Das heißt, es wird dann nicht in der myfactory-Dokumentendatenbank abgelegt und ist dort auch nicht einsehbar. Es wird dann wie ein gewöhnlicher E-Mail-Anhang behandelt.


Hier lässt sich eine maximale Dateigröße für Original-Verkaufsbelege festlegen, welche im Vorschaubereich einer eingegangenen Rechnungs-E-Mail übersichtshalber angezeigt werden.


Zur weiteren Bearbeitung und/oder Problemlösung kann an dieser Stelle noch ein Benutzer festgelegt werden, der dann automatisch eine entsprechende Aufgabe erhält.


An dieser Stelle legen Sie fest, wie sich der E-Rechnungseingang verhalten soll, wenn eine E-Mail mit PDF-Rechnungsbeleg und darin eingebetteter XML-Datei in den E-Rechnungseingang eingeht.

Dazu stehen Ihnen die folgenden Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:



Dies ist das Standard-Verhalten des E-Rechnungseingangs. Damit wird die eingegangene E-Rechnung bereits automatisch erzeugt und auch direkt verarbeitet. Ein manuelles Öffnen und Verarbeiten des Belegs ist dann nur in Bedarfsfällen notwendig.


Ist diese Einstellung gesetzt, so werden die eingehenden E-Mail-Rechnungsbelege nicht automatisch erzeugt. Stattdessen wird im Dialog des E-Rechnungseingangs eine [ * ]-Schaltfläche ("Neu") angeboten, die es ermöglicht, einen neuen Beleg zu erstellen, welcher jedoch noch nicht verarbeitet ist. Ein Klick auf besagte [ * ]-Schaltfläche öffnet dann die Einkaufsbelegerfassung zum Verarbeiten des neu erzeugten Rechnungseingangsbelegs.



Ist diese Einstellung aktiviert, dann wird der Dialog “E-Rechnung importieren” aufgerufen, der sich auch unter "Einkauf / Datenimport / E-Rechnung importieren" findet. Die PDF-Rechnung kann hierüber nun eingelesen, visualisiert und nach Prüfung erzeugt werden.


Diese Option steuert E-Mail-Eingänge in den E-Rechnungseingang, welche keine eingebettete XML-Datei in der angehängten PDF-Rechnung enthalten und somit keine E-Rechnungen im ZUGFeRD-/ factur-X- oder XRechnung-Format sind.

Für die Handhabung dieser E-Mail-Eingänge stehen die folgenden Einstellmöglichkeiten zur Auswahl:



Ist diese Einstellung gewählt, so gehen weiterhin nur solche E-Mails in den E-Rechnungseingang ein, die eine PDF-Rechnung mit integrierter XML-Datei enthalten. Alle anderen E-Mails mit PDF-Rechnungen werden herausgefiltert und lassen sich nicht über den E-Rechnungeingang abrufen.


Ist diese Einstellung gesetzt, dann lassen sich E-Mail-Eingänge im E-Rechnungseingang auch dann abrufen, wenn keine XML-Datei in der PDF-Rechnung eingebettet ist. Für diese Belege wird dann die [ * ]-Schaltfläche für einen neuen Beleg angezeigt (siehe auch Einstellung "Als neuen Beleg erstellen" bei der Option "Behandlung von E-Rechnungen").

Abhängig davon, welche Einstellung hier gewählt ist, rufen Sie mit einem Klick auf diese Schaltfläche entweder die Einkaufsbelegerfassung oder die Einkaufsschnellerfassung auf und können dort dann den eingegangenen Beleg verarbeiten (ggf. mit dem Original-Rechnungsdokument, welches an den Beleg angefügt ist.).


Der eigentlich wichtige Bereich befindet sich jedoch innerhalb dieses Registers. Hier können Sie das Myfactory-E-Mail-Postfach festlegen, welches nach eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen Ihres Lieferanten durchsucht werden soll.


Haben Sie über die [ Neu ]-Schaltfläche ein abzurufendes Postfach ausgewählt, so können Sie innerhalb des nun dargestellten Postfach-Datensatzes nochmals Detail-Einstellungen über die entsprechende Detail-Schaltfläche vornehmen.


Konkret haben Sie hierbei die Möglichkeit, Ihre im Grundlagenregister global festgesetzte Standard-Belegart für die zu erstellenden Eingangsrechnungen bzw. für etwaige Stornorechnungen postfachspezifisch zu übersteuern. Auf diese Weise können Sie für verschiedene Postfächer individuelle Standard-Belegarten definieren. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, eine Aufgabe an Benutzer xy beim Postfacheingang einer E-Rechnung zu erzeugen.