Haben Sie Ihre Offenen Posten bisher ausschließlich mit Ihrem bestehenden ERP-System gepflegt, möchten nun jedoch die FMS einführen und Ihre Offenen Posten damit verwalten, dann können Sie vor der Aktivierung Ihrer FMS-Lizenz diesen Assistenten heranziehen. Dieser ermöglicht es Ihnen, Ihre alten Offenen Posten vor dem FMS-Start zunächst auszubuchen und auszugleichen. Grundsätzlich erzeugen Sie mit diesem Assistenten jedoch nur Zahlungseinträge für Ihre Alt-OPs, Buchungen werden damit nicht ausgelöst bzw. getätigt.

Der Dialog unterteilt sich in zwei Bereiche: Während Sie im unteren Bereich eine Auflistung aller Offenen Posten sehen, können Sie im oberen Bereich auf bestimmte Parameter wie das OP-Datum und einen Kundennummernbereich filtern, um die OP-Auflistung bei der Anzeige vieler Datensätze zum Beispiel auf die Offenen Posten eines spezifischen Kunden einzugrenzen.


Neben den OP-Grunddaten wie der Fälligkeit und dem offenen Zahlbetrag finden Sie in der OP-Auflistung im unteren Bereich auch relevante Bedienelemente zum Ausbuchen des Offenen Postens sowie zum Eintragen des bezahlten (Teil-)Betrags.


Wenn Sie diese Option aktivieren, dann bewirkt dies, dass der Haken bei der Checkbox "Ausgebucht" in den "OP Details" des markierten Offenen Postens gesetzt und der Offene Posten somit ausgeziffert und als 'Erledigt' gekennzeichnet wird. Der betreffende OP wird dann aus der Bereinigungsliste entfernt.



Gleichzeitig wird damit auf Grundlage des aktuellen Anmeldedatums ein Zahlungseingang für den betreffenden Offenen Posten generiert. Das Anmeldedatum wird dabei als "Bewegungs- bzw. Belegdatum" herangezogen und dem Offenen Posten entsprechend zugeordnet.

Somit wird dann eine Zahlungsbewegung im System erfasst. Diese können Sie einsehen, indem Sie bei dem betreffenden OP in der Liste auf die Optionsschaltfläche [ ! ] klicken und über das Kontextmenü die (Offene Posten-)Bewegungen auswählen. Dort finden Sie unter dem Bewegungseintrag zu Ihrem Offenen Posten einen weiteren Eintrag mit der erzeugten Zahlungsbewegung. Diesen Datensatz erkennen Sie anhand des Referenzeintrags "Zahlung RGxxxxxx".



Wenn Sie einen in der OP-Bereinigungsliste befindlichen Betrag in voller Höhe ausbuchen möchten, dann reicht es aus, die Checkbox "Ausgebucht" zu setzen. Der vollständige Zahlbetrag wird dann automatisch ausgebucht. Ein entsprechender Eintrag in das "Bezahlt"-Feld ist nicht notwendig.

Möchten Sie jedoch nur einen OP-Teilbetrag ausbuchen, dann tragen Sie diesen bitte in das Eingabefeld "Bezahlt" ein. In diesem Fall lassen Sie die Checkbox "Ausgebucht" bitte deaktiviert. Andernfalls würde trotz eines eingetragenen Teilbetrags erneut der volle Betrag abgezogen werden.


Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche [ Bereinigen ] (Beschreibung: siehe unten), so wird der eingegebene Teilbetrag entsprechend ausgebucht. Der verbleibende OP-Restbetrag bleibt in der Betragsspalte stehen.


Die Zahlungshistorie für Ihren Offenen Posten können Sie im Anschluss über dessen OP-Details nachvollziehen. Zu dieser gelangen Sie, wenn Sie die Optionsschaltfläche des OPs anwählen und dann auf "Bearbeiten" klicken.



Wenn Sie diese Schaltfläche betätigen, nachdem Sie einen Alt-OP zum Ausbuchen markiert haben, dann erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung über die erfolgreiche Verarbeitung und somit Auszifferung des Offenen Postens. Bei vollständiger Ausbuchung verschwindet der Offene Posten anschließend aus der Bereinigungsliste.



Nach dem OP-Bereinigungsprozess können Sie das Ergebnis dieses Vorgangs in der OP-Bereinigungsübersicht einsehen ("Übersicht Bereinigung Kunden").



Während der Offene Posten aus der OP-Bereinigungsliste verschwindet, taucht er in dieser Übersicht wieder auf. Neben der OP-Nummer findet sich dort auch die Zahlungsreferenz mit der zugehörigen Belegnummer.