Myfactory Online-Hilfe
Datensatzberechtigungen
Myfactory bietet die Möglichkeit, Berechtigungen auf Datensatzebene zu vergeben. Voraussetzung für die Nutzung dieses Dialogs ist die Aktivierung der Checkbox "Berechtigungsprüfung für Datensätze" in den Grundeinstellungen (siehe Hilfekapitel Grundeinstellung).
In dem dazugehörigen Dialog finden Sie links die Benutzer bzw. Benutzergruppen und rechts die unterschiedlichen Datensatzarten, für die Berechtigungen vergeben werden können. Ist in beiden Bereichen jeweils eine Zeile markiert, kann im unteren Bereich die Berechtigung administriert werden. Sie können die Datensatzberechtigungen auf verschiedene Teilbereiche einer Datensatzart einschränken.
Die Spalte "Berechtigung prüfen" bedeutet dabei: Der Benutzer darf nur die "freigegebenen" Datensätze bearbeiten, also nur diejenigen, die Sie zuvor per Checkbox markiert haben.
Sie haben hier die Möglichkeit, den Zugriff für einen bestimmten Benutzer auf genau den Teilbereich einzugrenzen, den Sie ausgewählt haben.
Jede Datensatzart hat andere Teilbereiche zur Auswahl. Die Datensatzart "Adresse" hat bspw. die Unterbereiche "Adressenherkunft" und "Adressgruppe" zugeordnet, während bei der Datensatzart "Artikel" unter anderem die Teilbereiche "Artikelgruppe" und "Artikeltyp" zur Verfügung stehen. Um die Zugriffsberechtigungen für Teilbereiche einer Datensatzart zu verwalten, klicken Sie bitte auf die Detail-Schaltfläche [ … ] und haken dann den Bereich der Datensatzart an, auf den der jeweilige Benutzer Zugriff haben soll.
Für viele Datensatzarten lässt sich per Checkbox auch eine Einzelauswahl treffen, d.h. Sie können z.B. bei Adressen oder Artikeln konkrete Datensätze auswählen.
Bei Artikeln sind dies konkrete Artikelnummern, während bei Adressen spezifische Adressnummern zur Einzelauswahl stehen.
Bei dem Bereich "Verbot prüfen" ist es genau umgekehrt. "Verbot prüfen" bedeutet: Der Benutzer darf alle Datensätze mit Ausnahme der markierten bearbeiten, auf den hier markierten Teilbereich hat der Benutzer hingegen keinen Zugriff.
UND-Verknüpfung bei Auswahl mehrerer Zugriffs- oder Verbotskriterien:
Bei der Auswahl von Zugriffs- oder Verbotskriterien für eine bestimmte Datensatzart über "Berechtigung prüfen" resp. "Verbot prüfen" gilt stets eine UND-Verknüpfung. Das bedeutet, dass alle angehakten Kriterien miteinander verknüpft sind und somit zutreffen müssen, damit eine Erlaubnis oder ein Verbot greifen kann.
Wird z.B. bei der Datensatzart "Adresse" über die Einzelauswahl im Bereich "Berechtigung prüfen" ein Adressdatensatz ausgewählt und gleichzeitig bei der Adressgruppe die Checkbox bei "Berater" gesetzt, dann müssen beide Kriterien zutreffen, damit ein Benutzer Zugriff auf einen oder mehrere bestimmte Adressdatensätze hat (je nachdem, wie viele Adressen in der Detail-Auswahl markiert wurden). Ist keine der ausgewählten Adressen der Adressgruppe "Berater" zugeordnet, dann gilt das Grundprinzip "Verbot schlägt Erlaubnis". In diesem Fall wird keine Adresse angezeigt. Die Adressen-Liste bleibt leer, da das Kriterium "Berater" nicht zutrifft.
Wird z.B. bei der Datensatzart "Adresse" über die Einzelauswahl im Bereich "Berechtigung prüfen" ein Adressdatensatz ausgewählt und gleichzeitig bei der Adressgruppe die Checkbox bei "Berater" gesetzt, dann müssen beide Kriterien zutreffen, damit ein Benutzer Zugriff auf einen oder mehrere bestimmte Adressdatensätze hat (je nachdem, wie viele Adressen in der Detail-Auswahl markiert wurden). Ist keine der ausgewählten Adressen der Adressgruppe "Berater" zugeordnet, dann gilt das Grundprinzip "Verbot schlägt Erlaubnis". In diesem Fall wird keine Adresse angezeigt. Die Adressen-Liste bleibt leer, da das Kriterium "Berater" nicht zutrifft.
Datensatzarten
Sie können Berechtigungen auf Datensatzarten wie unter anderem Adressen, Kunden, Betriebsstätten, Projekte und Supportfälle vergeben.
Beispiel "Betriebsstätte"
Über die Berechtigungen, die z.B. für die Datensatzart "Betriebsstätte“ vergeben werden, wird die Combobox "Betriebsstätte“ bei dem Anmeldefenster für das Login in die Myfactory bzw. bei der Funktion "Datenbank/Betriebsstätte wechseln" im Benutzermenü gesteuert.
Hierfür können Sie dem Benutzer mehrere Betriebsstätten in der Combobox anbieten oder die Auswahlmöglichkeiten des Benutzers auf die Betriebsstätte eingrenzen, an der dieser aktuell angemeldet ist. In unserem Screenshot-Beispiel wird dem Benutzer eine Auswahl an vier Betriebsstätten zur Anmeldung angeboten.
Beispiel "Buchungssitzung"
Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist die Datensatzart "Buchungssitzung". Hierüber können Sie beispielsweise den im Kopfbereich einer Buchungssitzung einzutragenden Bearbeiter berechtigungsseitig steuern, indem Sie einem gewissen Bearbeiter die Bearbeitung einer Buchungssitzung erlauben, und einem anderen wiederum nicht.
