Gemeinsame Dokumente können in Gruppen organisiert werden. Die zur Verfügung stehenden Gruppen werden über diesen Dialog verwaltet.




In diesem Feld kann ein Namenskürzel bestehend aus maximal 10 Zeichen eingegeben werden. Das Feld kann nur bei einer Neuerfassung und anschließender Speicherung befüllt werden.


In diesem Feld kann eine Bezeichnung der Dokumentengruppe vergeben werden.


Mit dieser Checkbox können Sie ein zu einem bestimmten Artikel gehörendes Dokument (z.B. eine Bedienungsanleitung oder ein Zertifikat), welches wiederum einer hier hinterlegten Dokumentengruppe zugeordnet ist, an einen Verkaufsbeleg anhängen. Dieses kann dann in der Verkaufsbelegerfassung über die Schaltfläche [ Beleg ] sowie den Kontextmenüeintrag "Dokumente" aufgerufen werden.


Mit dieser Option können Sie ein Dokument (z.B. ein Dokument mit bestimmten Spezifikationen für den Lieferanten), das einem bestimmten Artikel zugeordnet und hierüber mit einer Dokumentengruppe verknüpft wurde, an einen Einkaufsbeleg anhängen. Dieses kann dann in der Einkaufsbelegerfassung über die Schaltfläche [ Beleg ] sowie den Kontextmenüeintrag "Dokumente" aufgerufen werden.


Wenn Sie diese Option für eine Dokumentengruppe aktivieren und ein dieser Dokumentengruppe zugeordnetes Dokument (z.B. ein Qualitäts- oder Gütesiegel) einer bestimmten Artikelcharge zuweisen (z.B. über "Lager / Auswertungen / Chargen / Chargenverzeichnis / Optionsschaltfläche [ ! ] / Eigenschaften / Register Dokumente"), dann wird dieses Dokument mit einem Verkaufsbeleg verknüpft, sobald Sie die entsprechende Artikelcharge in den Verkaufsbeleg einfügen.


Wenn diese Option aktiviert ist, werden Dokumente, die einer bestimmten Dokumentengruppe zugeordnet und in Einkaufs- oder Verkaufsbelegen enthalten sind, bei der Übergabe an die myfactory-FMS auch an den zugehörigen Buchungssatz angehängt. So können Sie beispielsweise das Originaldokument einer zu verbuchenden Reisekostenabrechnung im "Dokumente"-Register des Buchungsnachweises einsehen. Alternativ ist ein solches mit der Buchung verknüpftes Originaldokument auch über das Kontextmenü eines Buchungssatzes erreichbar (Eintrag "Dokumente" via [ ... ]-Schaltfläche).


Wenn Sie in den Druckvorgaben (Option "Belegdokumente bei E-Mail anhängen" unter "Administration / Druckvarianten / Druckvorgaben") konfiguriert haben, dass Belegdokumente beim Versand von Belegen per E-Mail im Anhang mitverschickt werden sollen, dann können Sie Dokumente einer bestimmten Dokumentengruppe (z.B. Produktion) anhand der Checkbox von dieser Regel ausnehmen.


Ist diese Checkbox gesetzt, so haben Sie die Möglichkeit, die beim Serverdruck mitgelieferten Belegdokumente auf bestimmte Dokumente der Dokumentengruppe X einzugrenzen, sofern die Druckvorgabe für PDF-Dokumente ebenfalls aktiv ist. Alle Dokumente einer spezifischen Dokumentengruppe, welche nicht beim Serverdruck mit ausgegeben werden sollen, müssen mit dieser Option explizit ausgeschlossen werden.

Beispielsweise werden Dokumente der Dokumentengruppe "Belegdruck" beim Serverdruck nicht mit ausgegeben, wenn für diese die Checkbox gesetzt ist. Bitte beachten Sie, dass unter "Administration / Druckvarianten / Druckvorgaben" gleichzeitig die Option "PDF-Dokumente von Belegen im Serverdruck mit ausgeben" für eine spezifische Belegart gesetzt sein muss (siehe auch Hilfekapitel Druckvorgaben). Nur in diesem Fall greift die hier beschriebene Checkbox.


Mit diesem Register steht Ihnen eine belegartenabhängige Steuerung zur Verfügung, mit der sich einschränken lässt, an welche Verkaufs- bzw. Einkaufsbelegarten Artikeldokumente einer bestimmten Dokumentengruppe angehängt werden dürfen.


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