Folgeaktionen sind Aktionen, die nach einer definierten Aktion automatisch ausgelöst werden.


Hier können Sie das Ereignis definieren, das eine bestimmte Folgeaktion auslösen soll. Wird das Ereignis im Workflow nicht mehr benötigt, können Sie es hier außerdem inaktiv schalten.



Legen Sie bitte zuerst fest, für welches Ereignis eine Folgeaktion definiert werden soll.

Derzeit stehen Ihnen die folgenden Ereignisse als Auslöser für eine Folgeaktion zur Verfügung:


und
Hier grenzen Sie zusätzlich nach Benutzer und/oder Betriebsstätte ein.

Wenn Sie z.B. "Webshop" als Benutzer auswählen, dann gibt Ihnen dies die Möglichkeit, auch auf die Verarbeitung einer Webshop-Bestellung entsprechend automatisiert zu reagieren.



Hierüber können Sie weitere Bedingungen festlegen, welche für das Auslösen der Folgeaktion erfüllt sein müssen.



Parameter sind Eigenschaften, die überprüft werden.

Die verfügbaren Parameter für das Ereignis "Verkaufsbeleg verarbeitet" sind beispielsweise die folgenden:



Hier können Sie festlegen, gegen welchen Wert der Parameter geprüft werden soll. Als Operatoren können beispielsweise "=" oder ">=" verwendet werden.


Diese Checkbox können Sie setzen, wenn alle erfassten Bedingungen gelten sollen, und nicht nur mindestens eine der Bedingungen.


Legen Sie zum Schluss bitte fest, welche Aktion durchgeführt werden soll.


Wählen Sie hier bitte die Aktion aus, die durchgeführt werden soll. Derzeit kann eine Aufgabe angelegt, eine E-Mail versendet oder ein Termineintrag im Kalender vorgenommen werden.


Eine Aufgabe kann z.B. beim Verarbeiten eines Angebots mit einer Belegsumme von mindestens 1000 Euro automatisiert angelegt werden.



Hier können Sie die Parameter für die Aufgabe bzw. den Mailversand festlegen.


*Damit diese Option eingeblendet wird, muss im Grundlagenregister zunächst ein supportfallbezogenes Ereignis, wie z.B. "Supportfall geändert" ausgewählt werden.

Mit diesem Parameter ist es möglich, einem Bearbeiter oder Verantwortlichen eines Supportfalles bei einer Änderung dieses Falles dynamisch eine Aufgabe zuzuweisen.


Beispiel: Die Priorität des Supportfalles wird auf "1 – Kritisch" gesetzt. In diesem Fall soll ein bestimmter Bearbeiter oder Verantwortlicher automatisch eine Aufgabe zu diesem als kritisch priorisierten Supportfall bekommen.

Bitte beachten Sie, dass im Grundlagenregister als Ereignis "Supportfall geändert" eingetragen sein muss. Nur dann ist diese Einstellung sichtbar.




Soll eine Aufgabe nicht an eine einzelne Person, sondern an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig vergeben werden, so können Sie hier noch ein Aufgabenteam benennen.


Hier kann eine benutzerübergreifende Aufgabengruppe angegeben werden, die einer Aufgabe zugeordnet und beim Anlegen mitgeliefert wird.


Hierüber können Sie bestimmen, wann (in wie vielen Tagen) die als Folgeaktion benannte Aufgabe fällig wird.


Diese Aktion bezieht sich auf Ereignisse wie das Verarbeiten eines Einkaufs- oder Verkaufsbelegs, kann aber auch bei Änderung einer Adresse ausgelöst werden.



Hierüber können Sie einen statischen Empfänger bzw. einen Carbon Copy- respektive Blind Carbon Copy-Empfänger in Form eines Adressdatensatzes festlegen. Bei diesem Adressdatensatz muss dann natürlich auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.




In diese beiden Textfelder können Sie entweder einen frei wählbaren Text oder alternativ die nachfolgenden Platzhalter eingeben:

$CustomerNumber$: Kundenummer
$SupplierNumber$: Lieferantennummer
$EntityDesc$: Kurzbezeichnung, z.B. bei Adresse, Artikel,...
$OrderMatchcode$: Kurzbezeichnung von Beleg
$OrderNumber$: Belegnummer
$OrderSumGross$: Bruttobetrag Beleg
$OrderSum$: Nettobetrag Beleg
$Representative$: Kurzbezeichnung Vertreter


Wählen Sie dann bitte noch eine geeignete Mailvorlage sowie die von Ihnen gewünschte Priorität aus.


Ist für einen Kunden kein E-Mail-Empfänger eingetragen, dann wird die für den Kunden bestimmte E-Mail automatisch an den aktuell angemeldeten myfactory-Benutzer gesendet. Wenn Sie dies nicht möchten, dann aktivieren Sie bitte diese Checkbox.


Wenn Sie z.B. einen bereits verarbeiteten Lieferschein (Ereignis) aufgrund von vorgenommenen Änderungen nochmals verarbeiten, so wird nicht noch einmal eine E-Mail an den Empfänger gesendet (Folgeaktion), sofern Sie diese Checkbox aktiviert haben. Andernfalls erhält der Empfänger bei jeder Verarbeitung des gleichen Belegs erneut eine E-Mail von Ihnen.


Voraussetzung hierfür ist, dass (neben der Aktion "Mail versenden") im Register "Grundlagen" das Ereignis "Supportfall geändert" ausgewählt ist. Ist dies der Fall, können bei Änderungen an einem eingereichten Supportfall auch automatisiert E-Mails an den Supportsteller gesendet werden. Hierbei greift im Hintergrund eine bestimmte Logik: Wenn in den Ansprechpartnerdaten des Supportstellers eine E-Mail-Adresse eingetragen ist, so wird die E-Mail an diese Adresse geschickt. Ist kein Ansprechpartner eingetragen, dann wird die im Adressdatensatz des Supportstellers eingetragene E-Mail-Adresse herangezogen.


Mit dieser Option können die an eine Workflow-Mail angehängten Dokumente nach Dokumentengruppen eingeschränkt und somit gefiltert werden. Diese lassen sich über den Aufruf des "Dokumentengruppenauswahl"-Dialogfensters mittels der [ Auswahl ]-Schaltfläche definieren.



Mit dieser Aktion wird ein Termineintrag im Kalender erzeugt. Auslöser für diese Aktion ist das Verarbeiten eines Einkaufs- oder Verkaufsbelegs (z.B. eines Angebots). Pro Beleg und Folgeaktion kann immer nur ein Termin angelegt werden. Damit die myfactory weiß, in welchem Kalender der Termin angelegt werden soll, ist es erforderlich, dass Sie entweder eine fixe, eine dynamische und/oder eine alternative Ressource für diese Aktion hinterlegen.



Wie beim Anlegen einer Aufgabe können Sie in diesen beiden Eingabefeldern die inhaltlichen Komponenten des Kalendereintrags festlegen. Dabei kann sowohl ein fixer Text als auch ein Platzhalter eingesetzt werden. Als Platzhalter stehen Ihnen die folgenden zur Verfügung:

$OrderNumber$: Belegnummer
$OrderMatchcode$: Kurzbezeichnung vom Beleg
$CustomerNumber$: Kundennummer
$SupplierNumber$: Lieferantennummer
$EntityDesc$: Kurzbezeichnung, z.B. bei Adresse, Artikel etc. (z.B. Termin aus $OrderNumber$)


In diesen Feldern können Sie die für einen Kalendereintrag benötigten Informationen statisch hinterlegen. Neben einem festen Adressdatensatz und einem zugehörigen Ansprechpartner lässt sich hier auch eine fixe Ressource (in der Regel ein Benutzer bzw. Mitarbeiter) eintragen.


Sofern keine fixe Ressource eingetragen ist und die myfactory über die bei der dynamischen Ressource hinterlegte Einstellung ebenfalls keine Ressourceninformation ermitteln konnte, wird die hier eingegebene alternative Ressource für die Terminanlage herangezogen. Dies ist für das System die letzte Fallback-Möglichkeit. Kann auch hier keine Ressource ermittelt werden, so wird die Terminerfassung abgebrochen.


Wenn Sie keine statische Ressource anlegen möchten, dann können Sie die entsprechende Ressourceninformation auch aus den Belegdetails des diese Aktion auslösenden Einkaufs- oder Verkaufsbelegs heranziehen. Zur Auswahl stehen hier entweder der Bearbeiter des Belegs (in der Regel der aktuelle Benutzer) oder der eingetragene verantwortliche Mitarbeiter für diesen Beleg (die zugeordnete Ressource des Mitarbeiters).


Auch der dem Termin zugeordnete Adressdatensatz kann dynamisch generiert werden. Sie können dazu den in den Beleg eingefügten Kunden oder die in den Belegdetails eingetragene abweichende Liefer- bzw. Rechnungsanschrift heranziehen.


Wenn Sie als dynamische Adresse den Kunden Ihres Belegs ausgewählt haben, dann können Sie mit dieser Option auch den dieser Adresse zugeordneten Ansprechpartner aus dem Beleg ziehen.


Hiermit legen Sie fest, zu welchem Datum der Termin in den Kalender eingetragen werden soll. Dieses Datum zieht sich die myfactory aus dem Einkaufs- bzw. Verkaufsbeleg. Je nach hier getroffener Einstellung handelt es sich dabei entweder um das Belegdatum (Belegtermin in den Belegdetails) oder das System- bzw. Serverdatum (Erstellungsdatum des Belegs). Sofern im Belegkopf eingetragen, kann die myfactory alternativ auch das Lieferdatum für den Kalendereintrag heranziehen (Liefertermin in den Belegdetails).


Mit dieser Option können Sie basierend auf dem oben ausgewählten zu ermittelnden Termin eine entsprechende Startzeit hinterlegen. Unter Berücksichtigung einer etwaigen Karenzzeit wird das entsprechende Datum dann samt Uhrzeit in den Kalender eingetragen.


In diesem Feld können Sie den Eintrag eines über das Erstellungs- bzw. Belegdatum ermittelten Termins um eine hier definierte Anzahl an Tagen in die Zukunft verschieben. Wenn als Eintragsdatum beispielsweise der 21.05.2019 ermittelt wurde und Sie hier den Wert 7 hinterlegen, dann erfolgt der Kalendereintrag am 28.05.2019.


Mit dieser Dropdown-Auswahl legen Sie den Zeitpunkt für eine Erinnerung an Ihren Termin fest. Dabei können Sie entweder eine Erinnerung zur Fälligkeit des Termins einstellen oder aus einer Zeitspanne zwischen 5 Minuten und 2 Tagen wählen. Falls Sie keine Erinnerung wünschen, dann können Sie diese mit der Auswahl "Keine" natürlich auch deaktivieren.


Mit Aktivierung dieser Checkbox bewirken Sie, dass nachträgliche Änderungen im auslösenden Beleg auch beim Termineintrag berücksichtigt und dort ebenfalls angepasst werden. Wenn Sie also z.B. das Belegdatum ändern und diese Option aktiviert haben, dann wird nach dem erneuten Verarbeiten des Belegs auch der Eintrag im Kalender angepasst und der Termin auf das neue Datum verschoben. Wird ein Benutzer bzw. Mitarbeiter in den Belegdetails geändert, dann wird ein vorhandener Termin für die betreffende Ressource gelöscht und bei der neu ermittelten Ressource in den Kalender eingetragen.


Diese Felder stammen 1:1 aus dem Bereich der Terminanlage. Die Inhalte wurden dementsprechend von dort übernommen. Die Priorität ist standardmäßig bereits mit der Auswahl "normal" vorbelegt. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfekapitel Neuer Termin


Diese Checkboxen wurden ebenfalls 1:1 aus dem Bereich der Terminanlage übernommen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfekapitel Neuer Termin.


Wenn Sie diese Option aktivieren, dann öffnet sich das Dialogfenster mit den eingetragenen Termininformationen direkt nach dem Klick auf die [ Verarbeiten ]-Schaltfläche in dem den Eintrag auslösenden Beleg. Damit haben Sie nochmals die Möglichkeit, vor dem Kalendereintrag Änderungen vorzunehmen.


Wenn Sie diese Option unter der Voraussetzung aktivieren, dass Sie sowohl eine fixe als auch eine dynamische Ressource verwenden, dann wird die dynamische Ressource als zweite Ressource nach der fixen Ressource in den Termin eingefügt. Setzen Sie diese Checkbox jedoch nicht, dann wird der jeweilige Termin nur für die fixe Ressource erzeugt - selbst wenn noch zusätzlich eine dynamische Ressource eingetragen ist.