Hier definieren Sie Regeln für die Verwaltung von E-Mails. Der Dialog unterteilt sich in drei Bereiche: Oben befindet sich die Liste von Regeln mit der Angabe, wann eine Regel (zeitlich) ausgeführt werden soll (1). Im mittleren Bereich wird festgelegt, bei welcher Bedingung die Regel ausgeführt wird (2) und im unteren Bereich wird definiert, was getan werden soll (3).

Um für ein Postfach eine Regel definieren zu können, benötigt man zumindest das Leserecht für dieses Postfach.


Zuerst wird jedoch festgelegt, für welches Postfach die Regel gelten soll. Hier stehen neben den eigenen Postfächern auch die öffentlichen Postfächer zur Auswahl.



Direkt unter dem Postfach werden die Regeln für Selbiges angezeigt und festgelegt, wann (nach welchem Ereignis: Nach Speichern, nach Verschieben, nach Lesen oder nach Löschen) eine Regel ausgeführt werden soll. Die nachfolgenden Angaben beziehen sich auf die hier ausgewählte Regel.



Ist diese Checkbox gesetzt, so müssen alle Bedingungen erfüllt sein, die im nächsten Block aktiviert sind, sie sind also UND-verknüpft. Ist diese Checkbox nicht gesetzt, so muss nur eine der Bedingungen erfüllt sein, damit die Aktion der Regel ausgeführt wird.


Diese Checkbox bezieht sich auf das erstmalige Abrufen einer E-Mail in das oben angegebene Postfach. Eine Regel kommt mit dieser Konfiguration also immer dann zum Tragen, wenn eine E-Mail zum ersten Mal in der Datenbank gespeichert wird.

Beispiel: Sie legen die Regel "In den Papierkorb verschieben" an und aktivieren dazu die Checkbox "Nach Lesen". Als Bedingung hinterlegen Sie einen bestimmten Absender und im Bereich der Aktionen geben Sie an, dass Sie eine E-Mail entsprechend in den Ordner "Papierkorb" verschieben möchten. Wannimmer nun eine E-Mail des in den Bedingungen genannten Absenders in Ihr Postfach eingeht, wird diese direkt in den Papierkorb verschoben.


Der Unterschied zu der Checkbox "Nach Speichern" besteht in dem Fall darin, dass eine E-Mail, welche mittels dieser Option verschoben wird, bereits in der Datenbank vorhanden ist, d.h. sie wurde bereits abgerufen und somit auch schon in der Datenbank gespeichert. Mit dieser Konfiguration können Sie nun festlegen, was passiert, wenn eine E-Mail manuell von einem bestimmtem Postfach in Ihr hier definiertes Postfach verschoben wird.




Mit dieser Option legen Sie fest, was passiert, wenn eine E-Mail in Ihrem Postfach (automatisch oder manuell) als gelesen markiert wird. Beispielsweise können Sie anhand dieser Konfiguration festlegen, dass als 'gelesen' gekennzeichnete E-Mails in ein entsprechendes "Gelesen"-Postfach verschoben werden.


"Nach Löschen" bezieht sich auf das erstmalige Löschen einer E-Mail, bei dem die E-Mail in das "Gelöschte"-Postfach verschoben wird.


Legen Sie hier fest, bei welcher Bedingung die Regel ausgeführt werden soll. Für eine Regel können auch mehrere Bedingungen angegeben werden.



Hier können Sie in den Details die E-Mail-Adressen von Absendern angeben, auf die bestimmte Regeln angewendet werden sollen.


Hierüber hinterlegen Sie in den Details den Zeitraum für das Empfangsdatum von E-Mails, für die gewisse Regeln gelten sollen.


In den Details hinterlegen Sie, wie der Beginn des E-Mail-Betreffs für Nachrichten lauten muss, damit diese nach bestimmten Regeln gefiltert werden (z.B. bei offensichtlichen Spam-Mails).


Hier legen Sie fest, ob zu der E-Mail ein Kontakt vorhanden ist. Beispielsweise könnten Sie als Regel definieren, dass E-Mails, die mit einem bestimmten Kontakt verknüpft sind, beim Löschen in einen separaten Ordner verschoben werden.


Mit dieser Bedingung legen Sie fest, dass es sich bei einer in Ihr Postfach eingehenden E-Mail um einen Supportfall handelt. Damit können Sie in Verbindung mit einer entsprechenden Regel beispielsweise veranlassen, dass vorhandene Supportfall-E-Mails automatisch in ein bestehendes Support-Postfach weitergeleitet werden.




Legen Sie nun fest, welche Aktion ausgeführt werden soll. Für eine Regel können auch mehrere Aktionen festgelegt werden.



Geben Sie hier den Ordner an, in den eine E-Mail verschoben werden soll.


Legen Sie hier eine vorgefertigte Antwort-E-Mail fest. Ist der Absender der myfactory nicht bekannt, so wird die neutrale Vorlage verwendet. Ist der Absender der myfactory bekannt, so wird die persönliche Vorlage verwendet. In dieser können dann auch Platzhalter verwendet werden.

Legen Sie über die Sendehäufigkeit fest, wie häufig eine Abwesenheitsmeldung an einen E-Mail-Sender geschickt werden soll. Sie können hier zwischen "Immer", "Einmal", "Einmal pro Woche" und "Einmal pro Monat" wählen.


Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an die die E-Mail weitergeleitet werden soll.

Weiterhin kann hier ein Postfach hinterlegt werden, in dem die erfolgten Postausgänge zwecks Weiterleitung gespeichert werden. Ist hier nichts hinterlegt, werden Postausgänge mit den E-Mail-Adressen angelegt, von denen aus die E-Mails weitergeleitet wurden.


E-Mails können Anhänge haben, deren Inhalt automatisch in die myfactory eingelesen wird. Hierbei muss in den Details der korrekte Zweck ausgewählt werden.

Myfactory-Partner können sich in diese Funktionalität einklinken, um ihre eigenen Projektlösungen gemäß Kundenwunsch zu realisieren. Denkbar wäre beispielsweise eine Funktion zum Adressenimport, wenn ein Kunde regelmäßige Adressen-Updates per E-Mail erhält. Ein anderes Beispiel wäre das automatische Einlesen von Geschäftsberichtsdaten, welche regelmäßig per E-Mail eingehen.

Derzeit wird standardmäßig das automatische Einlesen eines Google-Berichts über Keyword-Leistungen unterstützt, der angefordert werden kann, wenn bei Google Adword-Werbung geschaltet ist.


Die Daten, die hier zur Verfügung gestellt werden, können mit dem Internetauftritt verknüpft werden, der über das Produkt myfactory.eCommerce erstellt werden kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Handbuch myfactory.eCommerce.

Der Report ist bei Google wie folgt anzulegen:





Über diese Aktion kann bei einer Adresse automatisch die Checkbox "Von Newslettern ausschließen" gesetzt werden.

Beispiel: Es wird ein Posteingangspostfach mit der E-Mail-Adresse unsubscribe@myfactory.exp eingerichtet und die Option gesetzt. Wird nun eine E-Mail an diese E-Mail-Adresse gesendet, wird für die Adresse, die der Absender-E-Mail zugeordnet ist, die Checkbox "Von Newslettern ausschließen" gesetzt.



Über diese Schaltfläche öffnet sich ein separater Dialog, in dem alle für das jeweilige Postfach gesetzten Regeln angezeigt werden.

Hier können Sie außerdem auswählen, welche Regeln auf welche E-Mails angewendet werden sollen (Alle, nur gelesen, nur ungelesene).