Unter "Geschäftsjahre“ wird für Benutzer (oder Benutzergruppen) der Zugriff auf die Geschäftsjahre gesteuert. Es handelt sich um eine "mächtige" Berechtigung auf oberster Ebene, die zusammen mit den Betriebsstätten-Berechtigungen (siehe auch Hilfekapitel Betriebsstätten) zu den generellen Berechtigungen in der Myfactory zählt.

So kann bspw. über die Freigabe eines Geschäftsjahres der Zugang zu diesem Geschäftsjahr für Steuerprüfer oder Buchhalter gewährt werden. Umgekehrt können Sie bspw. der Benutzergruppe "Verkauf" den Zugriff auf ein Geschäftsjahr verbieten, damit diese Gruppe keine Änderungen an Belegen oder Buchungen mehr vornehmen kann. Dies ist insbesondere bei kurz vor dem Jahresabschluss stehenden Geschäftsjahren sinnvoll. Gegenüber der Möglichkeit, Perioden zu sperren oder ein Geschäftsjahr abzuschließen bietet eine generelle Berechtigung auf ein Geschäftsjahr den Vorteil, dass ausgewählte Gruppen wie z.B. Buchhalter weiterhin in diesem Geschäftsjahr arbeiten können und dieses nicht komplett für alle gesperrt ist.

Eine Berechtigung auf ein Geschäftsjahr hat dabei keinerlei Einfluss auf andere Berechtigungen wie z.B. Zugang zu Anwendungen, Datensätzen oder Funktionalitäten (es sei denn, es geht um die Anwendungen, Datensätze oder Funktionalitäten aus dem gesperrten Geschäftsjahr).


Über [ Hinzufügen ] wird der Berechtigung eine neue Gruppe oder ein neuer Benutzer zugewiesen. Die Checkbox "Standard" erbt dabei die Berechtigung aus der angegebenen Grundeinstellung, während "Erteilt" den vollen Zugriff inklusive Schreiben gestattet und "Verboten" den Zugriff unterbindet. Über den Löschbutton [ x ] wird die Gruppe oder der Benutzer wieder aus der Berechtigung ausgetragen und besitzt wieder die Berechtigungen gemäß der Berechtigungsstrategie.


Mit Aufruf dieser "Drucken"-Funktion öffnet sich der Dialog "Benutzer für Jahre". Hier werden alle Gruppen und Benutzer mit ihren jeweiligen Zugriffsrechten für ein ihnen zugeordnetes Geschäftsjahr aufgeführt. Letzteres können Sie (auch als Zeitraum) bei Bedarf über den oberen Filterbereich (Eingabefeld "Geschäftsjahr von/ bis") spezifizieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, auf gewisse Zugriffsrechte für die Datenanzeige zu filtern (Auswahlmöglichkeiten: "Alle Rechte", "Verboten", "Standard" und "Nur Lesen" (ggf. mit Vererbung von Benutzergruppen).

Die unter anderem nach Geschäftsjahr sortierbare Datenausgabe der Auswertung wird - wie in allen Auswertungsdialogen - per [ Anzeigen ]-Schaltfläche angestoßen.