myfactory Online-Hilfe
Aufbewahrungsgründe
In diesem Dialog können Sie Löschausnahmen definieren. Das heißt, Sie haben hier die Möglichkeit, Gründe festzulegen, welche für die Aufbewahrung und gegen die Löschung Ihrer Daten sprechen. Es wird unterschieden zwischen systembedingten und manuell zu hinterlegenden Aufbewahrungsgründen. Erstere werden in einem eigenen Dialog abgehandelt (siehe Hilfekapitel System-Aufbewahrungsgründe), letztere können Sie hierüber definieren.
Beispiel für einen manuell zu hinterlegenden Aufbewahrungsgrund:
Ein Beispiel für die Erstellung eines manuellen Aufbewahrungsgrundes ist die Erfassung einer Bewerbung im System. Für eingegangene Bewerbungsunterlagen bzw. Bewerberdaten wird derzeit eine Aufbewahrungsfrist von ca. 6 Monaten empfohlen. Diese beginnt in der Regel mit Abschluss des Auswahlverfahrens. Ab diesem Zeitpunkt hat der Bewerber 2 Monate Zeit, eine potenzielle Klage gegen das Unternehmen einzureichen, beispielsweise aufgrund von Diskriminierungsvorwürfen. Erst nach Ablauf dieser Frist sind die Bewerberdaten unwiderruflich zu löschen.
Neben der Möglichkeit, eine Bezeichnung sowie eine Kurzbezeichnung zu hinterlegen, können Sie - soweit bekannt - auch eine zeitliche Frist für den manuellen Aufbewahrungsgrund festlegen. Diese Frist gibt an, wie viele Monate oder Jahre der Aufbewahrungsgrund gültig sein soll.
Den hier definierten manuellen Aufbewahrungsgrund können Sie dann für einen Adressdatensatz im Register "Datenschutz" des Adressstammes hinterlegen. Wenn Sie für den Aufbewahrungsgrund zudem noch die erwähnte Zeitspanne angeben, so müssen Sie das Ende der Aufbewahrungsfrist dort nicht manuell eintragen. Die myfactory berechnet das Fristende auf Basis der angegebenen Zeitspanne und trägt das passende Datum für den Aufbewahrungsgrund automatisch ein. Hierbei handelt es sich jedoch nur um einen Vorschlag, welcher jederzeit änderbar ist.