Wenn Ihre Einnahmen respektive Ausgaben in einer anderen Buchungsperiode stattgefunden haben als Ihre dazugehörigen Erlöse bzw. Aufwände, dann sorgen Sie mit Rechnungsabgrenzungsbuchungen dafür, dass eine korrekte Aufteilung dieser Beträge auf die entsprechenden Buchungsperioden vorgenommen wird und der Aufwand bzw. Erlös immer dem Zeitraum zugeordnet wird, in welchem er entstanden ist.

Beispiel: Eine Jahresrechnung über 12.000 Euro (z.B. für eine Wartungsdienstleistung) wird im Juli 2022 erstellt und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Diesen Gesamtbetrag für einen Abrechnungszeitraum von 1 Jahr (bis einschließlich Juni 2023) möchten Sie nun auf die einzelnen Monate dieses Jahreszeitraums aufteilen, damit Sie nicht im Juli einen Erlös von 12.000 Euro haben, und in den restlichen Monaten dieses Zeitraums einen Erlös von 0 Euro. Somit soll der Gesamtbetrag von 12.000 Euro mit je 1000 Euro pro Monat gleichmäßig und periodengerecht auf die einzelnen Monate aufgeteilt werden.

Um einen solchen oder ähnlichen Fall abzubilden, erklären wir Ihnen in diesem How-To-Kapitel anhand des oben genannten Beispiels, welche Stellschrauben es für den Einsatz von Abgrenzungsbuchungen in der myfactory zu justieren gilt. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung behandelt den Anwendungsfall einer abzugrenzenden Rechnungsausgangsbuchung. Natürlich gilt das hier Erwähnte umgekehrt auch für Rechnungseingangsbuchungen.

Voraussetzungen
Beispielhafte Durchführung von Abgrenzungsbuchungen
Behandlung von Abgrenzungsbuchungen bei Verträgen



Die Rechnungsabgrenzung für den gebuchten Gesamtbetrag von 12.000 Euro muss anhand eines separaten Abgrenzungskontos erfolgen, damit die Abgrenzung keine Auswirkungen auf die Bemessungsgrundlage der abzuführenden Umsatzsteuer hat und die Umsatzsteuervoranmeldung dadurch nicht verfälscht wird. Das Originalkonto und die ursprüngliche Übergabebuchung (in unserem Szenario also Debitor an Erlöskonto) müssen unverändert bleiben.

In unserem Anwendungsszenario können Sie zu diesem Zweck ein neues Erlöskonto im Sachkontenstamm anlegen oder ein bestehendes Erlöskonto kopieren. Wichtig hierbei ist, dass Sie alle umsatzsteuerrelevanten Verknüpfungen und Zuordnungen des neuen bzw. kopierten Kontos entfernen, da sich die auf dieses Konto erfolgenden Abgrenzungsbuchungen nicht auf die Umsatzsteuer auswirken dürfen. Es dürfen also weder die Eingabefelder "Steuerschlüssel" (1) und "Zusätzlich zugelassener Steuerschlüssel" (2) noch das Feld "USt.-Voranmeldungsposition" (3) mit entsprechenden Daten gefüllt sein.


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Im nächsten Schritt ordnen Sie das Abgrenzungskonto bitte dem umsatzsteuerrelevanten Erlöskonto (hier: "Konto 8410 Erlöse 19% Umsatzsteuer") mit der darauf erfolgten Ausgangsbuchung zu. Dies ist notwendig, damit der Abgrenzungsbuchungsassistent (Dialog "Abgrenzungsbuchungen erzeugen"; siehe unten) weiß, welches Abgrenzungskonto mit welchem abzugrenzenden Nettobetrag er für das Erzeugen einer separaten Hauptabgrenzungsbuchung ("Erlöskonto an Bilanzkonto"; siehe "Konfiguration Abgrenzungsbuchungen") ansprechen soll. Gleichzeitig wird mit dem Generieren einer solchen Hauptabgrenzungsbuchung die Originalbuchung neutralisiert.


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Da das nun konfigurierte und zugeordnete Abgrenzungskonto das Gegenkonto eines Bilanzkontos in der Hauptabgrenzungsbuchung sein muss (siehe Buchungstypen bzw. benötigte Buchungsschablonen in der "Konfiguration Abgrenzungsbuchungen") ist es noch notwendig, dieses Bilanzkonto in Form eines Aktiven bzw. Passiven Rechnungsabgrenzungspostens zu definieren. Dies bewerkstelligen Sie im Festkonten-Dialog (unter "Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung / Grundlagen / Festkonten"). Im Sachkontenrahmen sind bereits Standardkonten für die Aktiven und Passiven Rechnungsabgrenzungsposten eingepflegt. Diese müssen Sie im besagten Dialog nur noch als Festkonten hinterlegen (Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfekapitel Festkonten).


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Nachdem die für die Abgrenzungsbuchungen benötigten Konten definiert und hinterlegt sind, richten Sie Ihr Augenmerk bitte auf den Konfigurationsdialog für die Abgrenzungsbuchungen (unter "Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung / Abgrenzungsbuchungen / Konfiguration"). Die meisten Einstellungen können Sie hier frei nach Ihren Bedürfnissen vornehmen (siehe auch Hilfekapitel Konfiguration). Wichtig ist in diesem Dialog jedoch, dass Sie die für die Abgrenzungsbuchungen benötigten Buchungsvorgänge anhand der in diesem Bereich hinterlegbaren Buchungsschablonen korrekt abbilden. Anhand dieser Buchungsschablonen erzeugt der Abgrenzungsassistent automatisch alle benötigten Abgrenzungsbuchungssätze. In unserem Sachverhalt werden zum Erzeugen der benötigten Buchungssätze die Buchungsschablonen für die "Haben-Hauptabgrenzung" und die "Haben-Abgrenzungen" ("Erlöskonto an Bilanzkonto" und "Bilanzkonto und Erlöskonto") herangezogen.


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Jetzt müssen Sie der Myfactory noch mitteilen, auf welchen Zeitraum der eingegangene Rechnungsbetrag periodengerecht aufgeteilt werden soll. Wenn Sie zunächst die Rechnung erfassen und anschließend an die Buchhaltung übergeben müssen, dann geben Sie den abzugrenzenden Zeitraum bitte in die Eingabefelder "Abgrenzungsperiode von / Abgrenzungsperiode bis" in den Belegdetails der Belegerfassung ein. Die hier eingetragenen Informationen werden nach der Belegverarbeitung und der anschließenden FMS-Direktübergabe automatisch mit an die Buchhaltung übergeben.



Wenn Sie manuell eine Ausgangsbuchung in der Buchungserfassung anlegen möchten, dann können Sie die Informationen zum Abgrenzungszeitraum direkt bei der Erfassung der Originalbuchung hinterlegen.

Sie haben zwei Möglichkeiten, um Abgrenzungszeiträume bzw. Abgrenzungsperioden in der Buchungserfassung darzustellen. Der Assistent zum Erzeugen von Abgrenzungsbuchungen benötigt diese Informationen, um die einzelnen Abgrenzungsbuchungen periodengerecht zu erstellen.

Die erste Möglichkeit besteht darin, im Konfigurationsmenü der Finanzbuchhaltung (unter "Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung / Grundlagen / Konfiguration / Register Grundlagen“; siehe auch Hilfekapitel Konfiguration - Register Grundlagen) die Checkbox "Abgrenzungszeitraum anzeigen" zu aktivieren.


Wenn diese Checkbox gesetzt ist, dann werden die Eingabefelder "Abgrenzung von“ und "Abgrenzung bis" in allen sieben Layouts der Buchungsdetails bzw. des Erfassungsbereichs angezeigt. Die Felder sind editierbar und speichern die Eingaben dauerhaft.

Damit lässt sich der Abgrenzungszeitraum direkt bei der Bearbeitung einer Buchung pflegen und einsehen, ohne zwischen Listenansicht (siehe zweite Möglichkeit) und Detailansicht wechseln zu müssen. So wird es außerdem möglich, den Zeitraum überall dort zu setzen, wo diese Eingabemaske verwendet wird. Das bedeutet, dass die in den Buchungsdetails erfassten Abgrenzungszeiträume auch in der Listenansicht angezeigt werden, und umgekehrt.



Die zweite Möglichkeit, Abgrenzungszeiträume in der Listendarstellung anzuzeigen, besteht darin, die dafür benötigten optionalen Spalten dem Listview-Bereich der Buchungserfassung hinzuzufügen. Um diese Information in der Buchungserfassung sichtbar zu machen, scrollen Sie im "Listview anpassen"-Menü bitte bis ganz nach unten und aktivieren Sie dort die letzten drei Checkboxen.


Anschließend finden Sie in Ihrer Listendarstellung der Buchungserfassung sowohl zwei neue Spalten "Abgr. von" und "Abgr. bis" vor als auch eine neue Schaltfläche zur Definition der Abgrenzungsperioden.


Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, dann öffnet sich ein kleines Dialogfenster, in welchem Sie per Eingabe oder per Optionsschaltfläche [ ! ] Ihren gewünschten Periodenzeitraum für die durchzuführenden Abgrenzungsbuchungen eintragen können. Dies bewirkt, dass die Spalten "Abgr. von" und "Abgr. bis" mit den entsprechenden Periodendaten befüllt werden. Damit ist eine der Grundvoraussetzungen gegeben, die es braucht, um basierend auf einer manuell erfassten Buchung Abgrenzungsbuchungen auszuführen.



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In beiden Fällen - bei Nutzung der Belegerfassung und bei Nutzung der Buchungserfassung - haben Sie nun sämtliche Voraussetzungen geschaffen, um die Abgrenzungsbuchungen durchzuführen.

Ausgehend von einer im September 2022 stattgefundenen Originalbuchung aufgrund einer Ausgangsrechnung über eine Wartungsdienstleistung wählen Sie im Assistenten zum Erzeugen von Abgrenzungsbuchungen ("Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung / Abgrenzungsbuchungen / Abgrenzungsbuchungen erzeugen"; siehe auch Hilfekapitel Abgrenzungsbuchungen erzeugen) zunächst die entsprechende Buchungsperiode aus, in welcher die originale Buchung erfolgt ist. Anschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [ Vorschläge erzeugen ], um Ihre einem Abgrenzungsperiodenbereich zugeordnete Ausgangsbuchung als Abgrenzungsvorschlag in der Listenansicht des Assistenten sichtbar zu machen.


Nach dem Erzeugen des Buchungsvorschlags können Sie diesen für die Ausführung der Abgrenzungsbuchungssätze per Checkbox anhaken. Die Spalte "Gebucht" weist noch keinen Abgrenzungsbuchungsbetrag aus. Haben Sie die Richtigkeit der Abgrenzungsbuchungsdaten überprüft, können Sie den Generierungsprozess mit der Schaltfläche [ Buchungen erzeugen ] anstoßen.


Bestätigen Sie danach noch die per Hinweisfenster eingeblendete Sicherheitsrückfrage mittels [ OK ].


Im Anschluss öffnet sich automatisch der Dialog "Abgrenzungsstapelprotokoll" (siehe auch Hilfekapitel Abgrenzungsstapelprotokoll). Hier sind insbesondere die letzten vier Spalten von Belang. Die Spalten "H-Periode" und "H-Betrag" weisen für die in den vorderen Spalten dargestellte Ausgangsbuchung die Periode (September 2022) und den Gesamtbetrag (12.000 Euro) der von dem Assistenten automatisch erzeugten Hauptabgrenzungsbuchung aus. Die Spalten "A-Periode" und "A-Betrag" kennzeichnen dagegen die Eckdaten der Einzelabgrenzungsbuchungen. Die Spalte "A-Periode" stellt alle gemäß Ihrem bei der Originalbuchung hinterlegten Abgrenzungszeitraum erzeugten 12 Abgrenzungsperioden dar (September 2022 - August 2023), auf welche sich die in der Spalte "A-Betrag" ausgewiesenen 1000 Euro jeweils aufteilen.



Sie haben außerdem die Möglichkeit, die automatisiert generierten Abgrenzungsbuchungssätze in der Buchungserfassung nochmals auf ihre Korrektheit zu überprüfen.

Eine Detail-Schaltfläche [ … ], welche in die Buchungserfassung verzweigt, findet sich dabei sowohl neben dem Hauptbuchungsbetrag von 12.000 Euro (für die Buchung "Abgrenzungskonto gegen Passiven Rechnungsabgrenzungsposten")...


...als auch neben jedem periodisch aufgeteilten Abgrenzungsbetrag von 1000 Euro (für die Buchung "Passiver Rechnungsabgrenzungsposten gegen Abgrenzungskonto"). Anhand der mittels der Abgrenzungsbuchungskonfiguration eingerichteten Belegnummern für die Buchungssätze lassen sich die Buchungsarten der Hauptabgrenzungsbuchung sowie der Einzelabgrenzungsbuchungen übrigens gut und sinnvoll voneinander unterscheiden ("ABGR5" vs. "ABGR5.1")


Wenn alle Abgrenzungsbuchungen korrekt erfasst worden sind und Sie anschließend zurück in den Dialog zum Erzeugen der Abgrenzungsbuchungen wechseln, dann stellen Sie fest, dass Ihr Buchungsvorschlag jetzt ausgegraut und nicht mehr änderbar ist. Außerdem weist die Spalte "Gebucht" nun den vollständig abgegrenzten Gesamtbetrag von 12.000 Euro aus.





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Eine Besonderheit ergibt sich hinsichtlich der Nutzung von Abgrenzungsbuchungen in der Vertragsgenerierung.


Wenn Sie z.B. eine Vertragsrechnung mit jährlichem Intervall über den Generierungslauf in der Vertragsverwaltung erzeugen, dann wird der Zeitraum "von/bis" für die Abgrenzungsperioden in den Belegdetails automatisch vorbelegt, eine manuelle Erfassung ist nicht notwendig.


Bei einem jahresübergreifenden Vertrag (z.B. von Juli 2022 - Juni 2023) werden die Abgrenzungsperioden zum 31.12. außerdem automatisch aufgesplittet und der Abgrenzungsassistent berücksichtigt entsprechend zwei Ausgangsrechnungen, für welche dann Abgrenzungsbuchungen erzeugt werden.


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