Der Termin-Manager bietet einen unternehmensweiten Überblick über Termine. Als Organisator können Sie damit sämtliche Termine für Ihre Mitarbeiter anlegen und verwalten.

Die Maske teilt sich in fünf Bereiche auf: Oben finden Sie den Abschnitt zur Auswahl eines Datumsbereichs (1). Dem schließen sich eine Auflistung aller aktuellen Termine (2) sowie eine Detail-Beschreibung zu einem bestimmten Termin (3) an. Der Bereich darunter bietet in Listenform einen Überblick über die eingeladenen Ressourcen bzw. Teilnehmer (4). Außerdem können Sie am unteren Ende des Dialogs noch verschiedene Schaltflächen zur Terminbearbeitung nutzen (5).



Wählen Sie zunächst den Zeitraum aus, für den Termine angezeigt werden sollen. Dies kann durch manuelles Befüllen der Datumsfelder "von" … "bis" erfolgen oder durch eine Auswahl über den Kalender auf der rechten Seite. Dort lässt sich direkt ein Tag wählen, den die Anwendung automatisch in beide Datumsfelder einträgt. Alternativ können Sie unterhalb der Bezeichnung "KW" auch eine von Ihnen favorisierte Kalenderwoche anklicken, die dann mit den entsprechenden Datumsangaben in den Feldern hinterlegt wird. Den Monat wechseln Sie mit Klick auf die Pfeile vor bzw. hinter der Monats- und Jahresangabe über dem Kalender.

Wollen Sie zwei unterschiedliche Datumsangaben in den Feldern hinterlegen, die individuell sind und nicht auf einer Kalenderwoche basieren, so können Sie die Schaltfläche [ … ] nutzen. Mit dieser rufen Sie ebenfalls einen kleinen Kalender auf, in welchem Sie Tag und Monat definieren. Ein Klick auf die Schaltfläche [ Anzeigen ] gibt alle Termine für den von Ihnen gewählten Zeitraum aus.

Die Termine werden in Listenform dargestellt. Ist bei einem Termin eine Adresse hinterlegt, so werden die Kontakt-Adresse (in Form einer myfactory-Adressnummer) und der Matchcode (die interne Kurzbezeichnung) angezeigt. Ist ein Termin noch nicht im Kalender eingetragen, so blinkt unter "Status" ein roter Punkt.

Über die Optionsschaltfläche [ ! ] stehen die Funktionen "Details", "Reservieren", "Aufheben" und "Löschen“ zur Verfügung.


Ruft die Details zu einem Termin auf.


Trägt den Termin in die Kalender der Teilnehmer ein. Dadurch wird der blinkende rote "Status“-Punkt zu einem grünen Punkt mit Haken. Gleichzeitig wechselt das Symbol vor jedem Teilnehmer in der Teilnehmerliste automatisch von Gelb (Status offen; noch keine Zu- oder Absage erhalten) zu Grün (Teilnehmer hat für den Termin zugesagt). Die betreffende Person erhält in ihrer Aufgabenübersicht zudem eine Information über den Termineintrag in ihrem Kalender. Diese Funktion entspricht einer pauschalen Zustimmung aller Teilnehmer des Termins.


Löscht die zeitliche Reservierung in den Kalendern der Teilnehmer. Der "Status"-Punkt beim jeweiligen Termin wird wieder rot, die Symbole in der Teilnehmerliste werden wieder gelb.


Löscht den Termin.

Unterhalb der Terminliste kann die Detail-Beschreibung zu jedem Termin eingesehen werden. Über die [ … ]-Schaltfläche öffnet sich zusätzlich das Fenster "Terminverwaltung" zum Erfassen eines individuellen Memotextes.






Im Bereich der Teilnehmerliste können Sie über drei Schaltflächen die Teilnahmeparameter für jeden einzelnen Mitwirkenden festlegen:


Um beispielsweise einer Terminanfrage "manuell" zuzustimmen (der Teilnehmer hat z.B. per Telefon zugesagt), betätigen sie die [ Zustimmen ]-Schaltfläche.


Umgekehrtes gilt für die Schaltfläche [ Absagen ]. Das Symbol vor dem betreffenden Teilnehmer sollte sich nach Klick auf den Button rot färben.


Mit Klick auf [ Einladen ] erhält der betreffende Teilnehmer eine Terminanfrage, die er in seiner Aufgabenübersicht aufrufen kann. Dort hat er dann die Möglichkeit, dem Termin zuzustimmen, eine Zusage unter Vorbehalt zu geben oder die Anfrage abzulehnen.

Außerdem können Sie eine Zustimmung zu einem Termin mit dieser Funktion rückgängig machen und den Teilnehmer erneut einladen. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Sie einen bereits zugesagten Termin auf eine andere Uhrzeit bzw. ein anderes Datum verschieben müssen. Das Symbol wechselt dann von Grün zu Gelb.


Mit der Schaltfläche [ x ] ("Lö.") entfernen Sie einen Teilnehmer aus der Liste.

Der Zeitstrahl in der Spalte "Belegung" zeigt für jeden Teilnehmer individuell an, ob und wann dieser am Tag des Termins verfügbar ist.












Den Abschluss des Dialogs bildet die Leiste mit den folgenden Schaltflächen:




Der Dialog zur Anlage eines Termins öffnet sich.





Damit können Sie ebenfalls einen Termin mit mehreren potenziellen Teilnehmern anlegen. Anders als bei der Schaltfläche [ Neuer Termin ] müssen Sie hier jedoch keine detaillierte Terminplanung vornehmen, sondern lediglich mehrere Ressourcen respektive Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen. Die grundlegenden Parameter eines Termins (Datum, Ort usw.) legen Sie dann direkt in der Terminliste fest.




Es wird geprüft, ob die geplanten Teilnehmer bei der Besprechung / dem Termin verfügbar sind.


Der Termin wird in den Kalender eingetragen (siehe oben).


Die Zeitreservierungen in den Kalendern werden aufgehoben (siehe oben).


Über diese Schaltfläche können Sie weitere Teilnehmer hinzufügen, falls Sie jemanden vergessen haben.