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Folgende Belegarten sind im Standard verfügbar:

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  • Angebot

  • Auftragsbestätigung: Wird eine Auftragsbestätigung erstellt, so wird für die Artikel ein Dispositionseintrag erzeugt. Im Dialog "Referenzbelege" erhöht eine Auftragsbestätigung die Menge "bestellt".

  • Sofortauftrag: Nach der Anlage einer Auftragsbestätigung erscheint eine Verfügbarkeitsübersicht über alle erfassten Artikel. Aus dieser Übersicht heraus kann sofort ein (Teil-) Lieferschein erstellt werden.

  • Lieferschein: Ein Lieferschein bucht Artikel aus dem Lager ab. Weiterhin wird für die Artikel ein Dispositionseintrag geändert bzw. gelöscht, sofern einer vorhanden war (durch Auftragsbestätigung angelegt). Im Dialog "Referenzbelege" erhöht ein Lieferschein die Menge "geliefert". Alle Belegarten, die die Funktion eines Lieferscheins beinhalten (wie z.B. eine Sofortrechnung) haben, die gleichen Eigenschaften.

  • Rücklieferschein: Ein Rücklieferschein bucht Artikel in das Lager zurück. Weiterhin wird für die Artikel ein Dispositionseintrag wiederhergestellt, sofern einer vorhanden war. Im Dialog "Referenzbelege" verringert ein Lieferschein die Menge "geliefert". Ein Rücklieferschein muss sich auf einen bestehenden Beleg beziehen.

  • Konsignationslieferung * (nur beim Zusatzmodul Lagerplatzverwaltung): Diese Belegart bucht Artikel von einem eigenen Lager in das Konsignationslager beim Kunden.

  • Sofortlieferschein (entspricht einer Kombination aus Auftragsbestätigung und Lieferschein)

  • Konsignationsretour * (nur beim Zusatzmodul Lagerplatzverwaltung):
    Diese Belegart bucht Artikel aus einem Konsignationslager zurück ins eigene Lager.

  • Proformarechnung: Eine Proformarechnung ermöglicht es Ihnen einen Beleg zu erzeugen, der keinerlei Aktionen auslöst oder Auswertungen beeinflusst. Eine solche Proformarechnung wird z. B. für Zoll-Papiere oder ähnliches benötigt.

  • Rechnung: Eine Rechnung erhöht die Mengen-, Umsatz und Roherlösstatistiken und generiert (bei Einsatz einer OP-Verwaltung / Finanzbuchhaltung bzw. gesetzter Grundlagenoption) einen Offenen Posten. Im Dialog "Referenzbelege" erhöht eine Rechnung die Menge "berechnet". Alle Belegarten, die die Funktion einer Rechnung beinhalten (wie z.B. eine Sofortrechnung) haben die gleiche Funktionen.

  • Sofortrechnung (entspricht einer Kombination aus Lieferschein und Rechnung)

  • Direktrechnung (entspricht einer Kombination aus Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung)

  • Barverkauf (entspricht einer Kombination aus Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung und gleicht gleichzeitig den Offenen Posten aus

  • Gutschrift: Eine Gutschrift verringert die Umsatz- und Roherlösstatistiken. Hierbei wird der Roherlös um den kompletten Umsatz verringert. Im Dialog "Referenzbelege" ändert eine Gutschrift die Menge "berechnet" nicht. In der Finanzbuchhaltung wird eine Buchung "Erlöse an Debitor" mit positivem Betrag erzeugt. Dieses kann bei Einsatz einer Fremdbuchhaltung variieren. Wenden Sie sich hierfür an den Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle.

  • Stornorechnung: Eine Stornorechnung verringert die Mengen-, Umsatz und Roherlösstatistiken. Im Dialog "Referenzbelege" verringert eine Stornorechnung die Menge "berechnet". In der Finanzbuchhaltung wird eine Buchung Debitor an Erlöse mit negativem Betrag erzeugt. Dieses kann bei Einsatz einer Fremdbuchhaltung variieren. Wenden Sie sich hierfür an den Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle. Eine Stornorechnung muss sich auf einen bestehenden Beleg beziehen.

  • Gesamtstorno (storniert Auftragsbestätigung, sonst wie Rücklieferschein und Stornorechnung)

  • Vorlagebeleg: Diese Belegart dient als Vorlage für Verträge bzw. als Vorlage bei der Konfiguration von Verkaufsschnellerfassung.

  • Rahmenauftrag* (nur beim Zusatzmodul Rahmenaufträge)

  • Vorkasserechnung: Für die Vorkasserechnung gilt im Grunde das Gleiche wie für die Anzahlungsrechnung. Sie können aus einer Auftragsbestätigung eine Vorkasserechnung generieren. Diese Belegart erzeugt unter Berücksichtigung der steuerlichen Gegebenheiten (IST-Versteuerung) ebenfalls eine Buchung in der Finanzbuchhaltung (siehe auch Hilfekapitel Anzahlungs-/Vorkasse- und Schlussrechnung).

  • Anzahlungsrechnung: Aus einer Auftragsbestätigung heraus können Sie eine Anzahlungsrechnung erzeugen. Diese Belegart erzeugt eine Buchung in der Finanzbuchhaltung.

  • Teilrechnung: Eine Teilrechnung (auch "Abschlagsrechnung" genannt) ist im Sinne des Umsatzsteuerrechts eine Anzahlungsrechnung MIT Leistungserbringung. Da die bereits erbrachte Leistung genau spezifiziert werden muss, erfolgt der Ausweis dieser Teilrechnung ebenso wie bei einer "Anzahlungsrechnung OHNE Leistungserbringung" in der Schlussrechnung. Eine Teilrechnung wird wie eine Anzahlungsrechnung aus einer Auftragsbestätigung heraus erzeugt und ist ebenfalls Fibu-wirksam.

  • Schlussrechnung: Eine Schlussrechnung erzeugen Sie direkt aus einer Auftragsbestätigung heraus, z.B. bei der Nutzung von Anzahlungs- oder Teilrechnungen. Dies ist die von uns empfohlene Methode. Alternativ können Sie die Schlussrechnung auch aus einem Lieferschein erzeugen, der auf der Auftragsbestätigung basiert, aus der die Anzahlungsrechnungen erstellt wurden. Beachten Sie, dass hier lediglich der Zahlungseingang berücksichtigt wird. Die Anzahlungsrechnungen werden mit der Schlussrechnung "aufgehoben". Unabhängig von den als "Zwischenschritt" genutzten Rechnungsbelegarten (Rechnung, Teilrechnung, Anzahlungsrechnung, Sofortrechnung, etc.) werden sämtliche Rechnungsarten auf der Schlussrechnung ausgewiesen (z.B. "aus Teilrechnung RG2200012").

  • Storno Anzahlungsrechnung: Nutzen Sie diese Belegart, wenn Sie eine Vorkasse- oder Anzahlungsrechnung stornieren möchten. Eine normale Stornorechnung funktioniert für Anzahlungsrechnungen nicht, da diese sich unter anderem direkt auf Ihre Umsatzstatistiken auswirkt und auch negativ in die Kreditauskunft Ihrer Kunden einfließt. All das ist bei der Stornorechnung für Anzahlungsrechnungen nicht der Fall. Außerdem sorgt diese Belegart im Zusammenspiel mit der FMS auch für die korrekte Ausbuchung der durch die Anzahlungs-/ Vorkasserechnung erzeugten Buchungen.
Eine genaue Beschreibung zum Thema Anzahlungsrechnungen finden Sie in dem Kapitel Anzahlungs-/Vorkasse- und Schlussrechnung).

Die folgenden Belegarten können nicht über die Belegerfassung erzeugt werden:
  • Webshopbestellung
  • Sammelrechnung
In den Grundlagen können einige Eigenschaften der Belegarten konfigurieren. Diese sind im Einzelnen:
  • Abweichende Bezeichnung
  • Anzeige des Liefertermins (in der Belegerfassung)
  • Methode für die Wareneinsatzermittlung (Artikelbewertung)
  • Automatische Aktualisierung der Artikelbewertung bei Weiterverarbeitung
  • Pflege einer Belegversion
  • Automatisches Aktualisieren von Währungskursen sowie
  • Standardbelegstatus
Weiterhin kann die Auswirkung von Belegarten auf die Provisionierung festgelegt werden.
Nachfolgend eine Übersicht über die Standard-Verkaufsbelegarten und deren Auswirkungen:

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Bitte beachten Sie:

Für die hier aufgeführten Anzahlungs-/Vorkasse- und Schlussrechnungen ist eine bestimmte Reihenfolge der Belegkette einzuhalten. Eine Auftragsbestätigung wird zunächst zu einer Anzahlungs- bzw. Vorkasserechnung weiterverarbeitet. Nach Erfassen und Verbuchen eines Zahlungseingangs ist es dann jedoch wichtig, aus der ursprünglichen Auftragsbestätigung einen Lieferschein zu erzeugen, und nicht etwa aus der Anzahlungs-/Vorkasserechnung heraus. Aus dem Lieferschein generieren Sie dann wiederum die Schlussrechnung. Sie können aber auch direkt aus einer Auftragsbestätigung heraus eine Schlussrechnung erzeugen. Dies ist auch die von uns empfohlene Vorgehensweise.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem How-To-Hilfekapitel Anzahlungs-/Vorkasse- und Schlussrechnung.