Maschinenlesbare E-Rechnungen wie z.B. ZUGFeRD-/Factur-x (bzw. XRechnung für öffentliche Auftraggeber, bspw. Behörden) dienen als standardisierte Datenformate dem effizienten Austausch elektronischer Rechnungen. Wie Sie als Lieferant eine E-Rechnung als PDF-Datei erzeugen, erfahren Sie im HowTo-Kapitel E-Invoicing: So gelingt der automatisierte Austausch elektronischer Rechnungen mit der Myfactory. Dort wird zudem gezeigt, wie Sie E-Rechnungsbelege auch direkt aus einer eingegangenen E-Mail einlesen können.

Der Mehrwert einer E-Rechnung im ZUGFeRD-/Factur-x-Format liegt in der Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung des per PDF gesendeten Rechnungsinhalts. Im Zusammenspiel mit der Myfactory können Sie als Kunde so automatisiert Eingangsrechnungen erfassen und weiterverarbeiten. Das heißt im Umkehrschluss, dass Sie Ihren Rechnungs- bzw. Wareneingangsprozess weiter optimieren können, da das mühselige Abtippen von Lieferantenbelegen entfällt.

Wenn Sie als Kunde also PDF-Rechnungen im ZUGFeRD-/Factur-x-Format, d.h. mit einem eingebetteten XML-Datensatz, erhalten, so können Sie diese Rechnungen in Form von Einkaufsbelegen hierüber einlesen.

Der Import-Dialog unterteilt sich in zwei Bereiche:


Im oberen Teil (1) befindet sich der Erfassungsbereich. Dort können Sie als Erstes den Ihnen zugeschickten PDF-Beleg hochladen, indem Sie auf die [ Auswählen ]-Schaltfläche klicken. Der Name der ausgewählten PDF-Datei wird im linken Bereich dargestellt. Im nächsten Schritt haben Sie noch die Möglichkeit, die Belegart des Einkaufsbelegs anzupassen, z.B. von "Wareneingang" zu "Rechnungseingang". Mit einem Klick auf die [ Einlesen ]-Schaltfläche starten Sie entsprechend den Einlesevorgang Ihrer E-Rechnung.

Weiterhin haben Sie hier die Möglichkeit, sich einen E-Rechnungsviewer mit der Vorschau einer eingelesenen XML-Rechnung anzeigen zu lassen. Dies ist insbesondere für solche E-Rechnungen von Vorteil, welche nur als XML-Datei vorliegen und nicht in eine PDF-Rechnung eingebettet sind, sodass diese sich nicht in einem PDF-Viewer darstellen lassen. Diese einfache Vorschau im XML-kompatiblen E-Rechnungsviewer "Quba" erhalten Sie, wenn Sie nach dem Auswählen und Einlesen einer Importdatei auf die dann erscheinende [ Visualisieren ]-Schaltfläche klicken.


In einem separaten Browserfenster wird dann der Quba-Viewer mit einer Übersicht zu den in der XML-Datei enthaltenen Käufer- und Verkäuferinformationen sowie den Rechnungs- und Umsatzsteuerdaten einfach lesbar dargestellt. Neben dieser Übersicht mit den Lieferanten- und Positionsdaten gibt es unter anderem auch eine Details-Ansicht mit weiteren Informationen zu den Belegpositionen und deren Preiseinzelheiten.


Nach dem Einlesevorgang (und dem etwaigen Einsehen der E-Rechnungsvorschau) sehen Sie im zweiten Teil des Dialogs (2) die eingelesenen Informationen aus der Importdatei.
Der obere Listview-Bereich gibt dabei die Lieferanteninformationen in Form der Lieferantennummer, der Kurzbezeichnung sowie der Lieferantenanschrift an. Außerdem wird Ihnen die Belegnummer des importierten Einkaufsbelegs angezeigt. Stimmt die Lieferantenadresse in der myfactory nicht mit jener in der Importdatei überein, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung und bekommen außerdem die Möglichkeit, die Anschrift im System zu aktualisieren.

In dem Abschnitt darunter können Sie einen Beleg angeben, der in Beziehung zu dem aktuell eingelesenen Beleg steht. Dies könnte z.B. eine vorangegangene Bestellung zu einer importierten E-Rechnung sein. Des Weiteren werden die Einzelheiten zu der in dem PDF-Beleg hinterlegten Zahlungskondition einschließlich des Wertstellungsdatums importiert und dargestellt.

Darüber hinaus werden die Artikelpositionen im Hintergrund aus dem E-Rechnung ausgelesen und in den Einkaufsbeleg übernommen. Hierbei geht die Myfactory nach einer bestimmten Logik vor: Zuerst wird kontrolliert, ob für einen einzulesenden Artikel eine eigene Artikelnummer im Myfactory-System hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, so werden die Artikel-Lieferantendaten auf eine Zuordnung des Artikels zu dem Lieferanten geprüft und die bei ihm intern geführte Artikelnummer in den Beleg eingefügt (in der Myfactory wird diese als Bestellnummer geführt). Kann auch dort nichts gefunden werden, so wird der Artikel als manuelle Position in den importierten Beleg eingefügt.

Ein Klick auf die Schaltfläche [ Beleg erzeugen ] schließt den Importvorgang für die aktuelle E-Rechnungsdatei mit einem entsprechenden Erfolgshinweis ab.


Wenn Sie diesen mit [ OK ] bestätigen, so wird der Beleg automatisch im System angelegt und geöffnet.


Weitere Informationen zu diesem Thema und zum Thema "E-Rechnung" allgemein finden Sie in diesem Schulungsvideo:
E-Invoicing: So nutzen Sie E-Rechnungen mit der Myfactory