In diesem Editor werden die Nachrichten erfasst.


Ist die Nachricht erstellt, wird sie über diese Schaltfläche gesendet.


Über [ Prüfen ] wird festgestellt, ob die gewählten E-Mail-Adressen in der myfactory bekannt sind. Nach der Prüfung wird die Adresse bzw. die mit ihr verknüpfte Bezeichnung vollständig ausgeschrieben in einem Anzeigemodus dargestellt. Zusätzlich wird jede Adresse respektive Bezeichnung mit der Optionsschaltfläche [ ! ] versehen.




Abhängig von der ersetzten Adresse werden über die Schaltfläche [ ! ] unterschiedliche Menüs angezeigt:










Im Lesemodus (siehe Unterkapitel "Lesemodus") wird bei bereits im System gespeicherten Adressen und Ansprechpartnern die Funktion "Kontakt zuordnen" angeboten.



Über diese Schaltfläche kann eine Nachricht im Ordner "Entwürfe" gespeichert werden.


Drucken Sie direkt Ihre E-Mail über diese Schaltfläche aus.


Ein Wechsel der Ansicht zwischen HTML und Text ist über diese Auswahlliste möglich. Bitte beachten Sie, dass bei einem Wechsel von HTML auf Text und wieder zurück auf HTML die Formatierung verloren geht.


Wählen Sie hier ggf. eine E-Mail-Vorlage aus.


Wählen Sie hier eine der Ihnen (als Benutzer bzw. Mitarbeiter) zugeordneten E-Mail-Adressen aus, unter der Sie die E-Mail versenden möchten. Alternativ können Sie im rechten Feld auch manuell eine E-Mail-Adresse eintragen.


Wählen Sie hier die Empfänger aus oder tragen Sie diese manuell ein. Hierbei können auch nur Teile der E-Mail-Adresse eingetragen werden. Über [ Prüfen ] wird dann ggf. die entsprechende Adresse ergänzt. Geprüfte Adressen werden aus dem Eingabefeld in einen Anzeigemodus übertragen.


Hinterlegen Sie hier den Betreff der E-Mail.


Weisen Sie der Nachricht hier eine Priorität zu.


Wenn Sie ein privates Postfach für einen anderen Benutzer freigegeben haben, so können Sie über diese Dropdown-Liste eine Berechtigung auf jede individuelle Nachricht für diesen Benutzer festlegen.





Hier wird die Nachricht erfasst. Der Editor für E-Mails nutzt u.a. folgende Funktionen:


Aus dem Dokumentenstamm kann ein bestehendes Dokument ausgewählt werden, z.B. ein Bild. Dieses wird dann als Link in die E-Mail eingefügt und sowohl dem Sender als auch dem Empfänger direkt darin angezeigt. Der Adressat der E-Mail findet das Dokument zwar nicht als Anhang wieder, kann es aber trotzdem auf seiner Festplatte speichern.


Hier haben Sie die Möglichkeit, ein Dokument von Ihrer lokalen Festplatte hochzuladen und der E-Mail anzuhängen (siehe Hilfekapitel Dokumente). Handelt es sich bei dem Dokument um ein Bild, so wird dieses anders als bei der vorherigen Option nicht direkt in der E-Mail angezeigt.


Wiederum anders verhält es sich mit dieser Option. Hier können Sie ebenfalls ein Bilddokument - aus dem Dokumentenstamm oder von der lokalen Festplatte - hochladen und der Nachricht anhängen. Das angehängte Bild wird dann gleichzeitig in die E-Mail selbst integriert und dort dargestellt.


Im Register "Dokumente" können der Nachricht mehrere Dokumente als Anhang hinzugefügt werden. Dabei kann entweder ein bestehendes Dokument ausgewählt oder ein neues Dokument hochgeladen werden (Schaltflächen [ Neu ] oder [ Quickdrop ] ).

Grundsätzlich unterteilt sich das Register in zwei Bereiche. Auf der linken Seite findet sich eine Liste mit allen angehängten Dateien bzw. Dokumenten. Rechts davon sehen Sie eine Vorschau mit dem von Ihnen angehängten Dokument (sofern eine Vorschau möglich ist). Handelt es sich bei dem hochgeladenen Dokument um eine Bilddatei, dann können Sie das dargestellte Vorschaubild mithilfe der drei kleinen Schaltflächen oberhalb des Vorschaubereichs hinsichtlich Größe und Auflösung anpassen. Während die zweite und dritte Schaltfläche eine Begrenzung bezüglich Breite und Höhe des Vorschaubildes erlauben, lässt sich das Vorschaudokument anhand der ersten Schaltfläche in seiner originalen Auflösung darstellen. Dadurch kann es jedoch sein, dass das Dokument nicht in Gänze angezeigt werden kann und Sie entsprechend scrollen müssen.



Hierüber können Sie ein neues Dokument hochladen. Die myfactory fügt dieses dann als Anhang hinzu, auch dem Empfänger wird es als Anhang angezeigt. Das Dokument wird als sog. Systemdokument gespeichert, auf das außerhalb dieser E-Mail nur der Administrator zugreifen kann. Bei einem solchen Systemdokument steht Ihnen jedoch eine dritte Schaltfläche zur Verfügung, mit der Sie es bei Bedarf in ein Standarddokument umwandeln können. Anders als das Systemdokument ist das so entstandene Standarddokument über die myfactory-Suchfunktion auffindbar, sodass außerhalb dieser E-Mail jeder berechtigte Benutzer darauf zugreifen kann.


Alternativ können Sie über diesen Button ein Dokument per Drag-and-drop direkt von Ihrem Rechner auf das sich öffnende Dialogfenster ziehen und das Dokument auf diese Weise noch schneller hochladen und anhängen.



Ein bestehendes Dokument aus dem Dokumentenstamm kann ausgewählt werden. Dieses wird als Anhang eingefügt und dem Empfänger gleichermaßen als Anhang angezeigt.


Im Register "Kennzeichen" können Nachrichten um Kennzeichen erweitert werden.


Das Register "Kontakt" erlaubt es Ihnen, neben den Beschreibungsdaten eines Kontakts auch das dazugehörige Vertriebsprojekt, ein allgemeines Projekt
sowie eine dazugehörige Veranstaltung einzutragen.




In diesem Register können Sie für ausgewählte Benutzer individuelle Berechtigungen auf den E-Mail-Zugriff vergeben. Wenn Sie "Standard" wählen, so wird die für das Postfach gültige Berechtigungsregel auf den jeweiligen Benutzer angewendet.




Die allgemein gültigen Verlaufsoptionen können je E-Mail anhand dieses Registers übersteuert werden.

Im Lesemodus kann zu einer E-Mail direkt ein Kontakt angelegt, zugeordnet oder angezeigt werden. Das Register "Dokumente" wird im Lesenmodus nur dann angezeigt, wenn die E-Mail Anhänge beinhaltet.