myfactory Online-Hilfe
Verteiler
Über Verteiler fassen Sie eine beliebige Anzahl an E-Mail-Adressen zu einer Sammeladresse zusammen.
Register "Grundlagen"
Legen Sie hier den Verteiler an. Dazu geben Sie bitte zunächst dessen Bezeichnung sowie eine gültige Verteiler-Adresse im Feld "E-Mail" an.
Eingangs-Postfach (POP3) für Weiterleitung
Dem Verteiler kann ein POP3-Postfach zugeordnet werden.
Weiterleitung nur bei Posteingang
Ist diese Checkbox gesetzt, so wird jede externe E-Mail, die an die im Feld "E-Mail" hinterlegte Verteiler-Adresse gesendet und im zugehörigen POP3-Eingangspostfach gespeichert wird, von dort an die unter "Weiterleitung" eingetragenen Empfänger weiterverteilt (ähnlich der Weiterleitungsfunktion bei den E-Mail-Regeln; siehe auch Hilfekapitel Regeln).
Ist diese Checkbox nicht gesetzt, so wird die E-Mail nicht erst im Eingangspostfach gespeichert, sondern direkt an die unter "Weiterleitung" hinterlegten Adressen verteilt. Dies ist in der Regel das klassische Einsatzszenario für interne Unternehmensverteiler (z.B. in Form des Verteilers "Alle Mitarbeiter"). Dies erlaubt einen schnelleren und effizienteren Versand Ihrer Verteiler-E-Mails, jedoch haben Sie dann auch weniger Kontrollmöglichkeiten und einen geringeren Überblick.
Bitte beachten Sie:
Damit der Verteiler ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle beteiligten POP3-Posteingangsfächer sowie SMTP-Postausgangsfächer sauber konfiguriert sein.
Keine Empfängeradressen zur Weiterleitung hinterlegt, E-Mails sollen aber im Verteilerpostfach gespeichert werden
Wenn Sie in Ihrem Verteiler keine Empfängeradressen hinterlegt haben, aber dennoch möchten, dass von extern eingehende E-Mails in Ihrem Verteiler-Postfach abgespeichert werden, dann setzen Sie neben dem konfigurierten POP3-Eingangspostfach bitte ebenfalls die Option "Weiterleitung nur bei Posteingang".
Verteiler als Absendeadresse
Ist diese Checkbox aktiviert, dann fungiert die Verteiler-Mailadresse anstelle der ursprünglichen Absenderadresse als Absender und wird den in der Verteilerliste hinterlegten Empfängern dementsprechend auch als Absender angezeigt.
Voraussetzung dafür ist, dass eine in das hinterlegte Postfach eingehende externe E-Mail auch an die im Register "Weiterleitung" eingetragenen Empfängeradressen weiterverteilt wird. Es muss also ein POP3-Eingangspostfach im Grundlagenregister hinterlegt sein und es müssen Verteiler-Empfängeradressen im Register "Weiterleitung" angegeben werden, aus welchen sich die Verteilerliste dann zusammensetzt.
Beispiel: Eine für Ihre Marketing-Abteilung relevante externe E-Mail geht in das hierfür vorgesehene öffentliche Marketing-Postfach marketing@myfactory.exp ein. Im Register "Weiterleitung" sind die Empfängeradressen Ihrer betreffenden Marketing-Mitarbeiter hinterlegt. Ist diese Checkbox gesetzt, dann erhalten alle hinterlegten Mitarbeiter die externe E-Mail nicht unter der Original-Absenderadresse, sondern unter der jeweiligen Alias-Adresse des Marketing-Verteilers.
Wichtig: SMTP-Ausgangspostfach muss für die Option "Verteiler als Absendeadresse" konfiguriert sein
Um die korrekte Funktionalität der Option "Verteiler als Absendeadresse" gewährleisten zu können, hinterlegen Sie unter "Kommunikation / Grundlagen / Konfiguration / Register Ausgangspostfach" bitte ein allgemeines SMTP-Ausgangspostfach mit validen Server- und Zugangsdaten Ihres Providers. Andernfalls verbleibt die an die Verteileradresse gesendete E-Mail im Verteiler-Eingangspostfach und wird nicht mit dem Verteiler als Absender an die Empfängeradressen in der Verteilerliste weitergeleitet.
Register "Weiterleitung"
Tragen Sie hier die Adressen, Ansprechpartner bzw. Verteiler ein, die Sie unter diesem Verteiler zusammenfassen möchten.
Typ
Wahlweise kann anhand der Dropdown-Liste hinterlegt werden, dass beim Auflösen des Verteilers die Adresse unter "An", "CC" oder "BCC" aufgeführt werden soll.
Hinweis: Empfängeradresstypen
Es wird empfohlen, zumindest eine Adresse mit dem Typ "An" einzutragen. Dies kann z.B. der eigentliche Verteiler sein. Wenn Sie jedoch jede einzelne Verteiler-Empfängeradresse mit dem Typ "An" (oder mit dem Typ "CC") eintragen, so erkennt jeder Empfänger direkt, aus welchen Empfängeradressen sich die aufgelöste Verteilerliste zusammensetzt. Aus Sicherheitsgründen können solche offenen Verteilerlisten ggf. nicht gewünscht sein. In diesem Fall ist es ratsam, stattdessen den Typ "BCC" (Blind Carbon Copy) zu verwenden.
Weiterführende Informationen zu diesem Thema: