Die Buchungsschablonen stellen ein wichtiges Werkzeug zur Vereinfachung der täglichen Arbeit dar, ebenso können die Buchungsschablonen der Vermeidung von Falscheingaben vorbeugen.


Dabei funktionieren die Buchungsschablonen auf zwei unterschiedliche Arten:

• Sie können eine Buchungsschablone auswählen und die entsprechenden Felder in der Buchungserfassung sind vorbelegt. Dieses Verfahren ist besonders für "Buchführungslaien" empfehlenswert.
• Durch die Eingabe des Soll- und Haben-Kontos ermittelt das myfactory.FMS die zu verwendende Buchungsschablone im Hintergrund.

Die Buchungsschablonen stehen Ihnen innerhalb der Buchungserfassung zur Verfügung und werden hier definiert. Die Felder im Einzelnen:


Tragen Sie hier eine sinnvolle Bezeichnung der Schablone ein, z. B. Miete für Bürogebäude. Diese Bezeichnung dient der Umschreibung des Geschäftsvorfalls, den diese Schablone wiederspiegeln soll.


Möchten Sie, dass diese Buchungsschablone nicht mehr zur Auswahl steht und auch nicht mehr von dem myfactory.FMS ausgewählt wird, setzen Sie diese Option.


Der Buchungstext wird in dem Buchungsjournal und den Konten ausgegeben – anders als die Bezeichnung, die nur zu Ihrer Information dient. Hier sollte ebenfalls ein möglichst kurzer, aber eindeutiger Text gewählt werden. Alternativ können Sie hier natürlich auch jene Platzhalter verwenden, die Sie im Grundlagen-Dialog "Buchungstexte" hinterlegen können.

Detaillierte Informationen zu den wählbaren Platzhaltern finden Sie im Hilfekapitel Buchungstexte.


Sie können hier die Möglichkeit der Kontenerfassung eingrenzen oder sogar vorgeben. Diese Einstellungen beinhalten drei Felder.


Im ersten Feld stehen Ihnen die Auswahlmöglichkeiten "Sachkonto", "Debitor" oder "Kreditor" zur Verfügung. Dies schränkt ein, welches Konto eingetragen werden darf. Wurde z.B. "Debitor" gewählt, ist die Eingabe einer Sachkontonummer oder einer Kreditorennummer nicht möglich.

Im zweiten Feld geben Sie die verlangte Sachkontoart ein. Es stehen alle erfassten Sachkontenarten zur Verfügung. Diese Eintragung ist nur bei der vorherigen Auswahl "Sachkonto" notwendig und sinnvoll.

Im dritten Feld schließlich haben Sie die Möglichkeit, ein Sachkonto, Debitoren- oder Kreditorenkonto vorzugeben. So können Sie Schablonen anlegen, bei denen gewährleistet ist, dass alle Buchungen dieser Definition auf das gleiche Konto gebucht werden.




Geben Sie hier an, ob Umsatzsteuer oder Vorsteuer verbucht werden soll.


Über dieses Feld wird die Steuer auf der Soll- oder Habenseite gebucht. Diese Vorgabe macht z.B. bei Gutschriften Sinn, dort wird die Vorsteuer nicht auf der Soll- sondern auf der Haben-Seite verbucht.


Über dieses Auswahlfeld steuern Sie die Behandlung von Offenen Posten. Es stehen folgende Auswahlmöglichkeiten bereit:


Leer: Dies hat keine Auswirkung auf Offene Posten, d.h. weder wird ein OP angelegt noch versucht das Programm eine Betrags-Zuordnung vorzunehmen. Diese Einstellung sollten Sie bei Buchungen zwischen verschiedenen Sachkonten verwenden.

Anlage: Dies führt dazu, dass bei der Buchungserfassung die Maske zur OP-Anlage aufgerufen wird. In dieser Maske ergänzen Sie ggf. weitere Angaben wie Zahlungskonditionen etc. Diese Einstellung sollte immer bei der Verbuchung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen verwendet werden – es sei denn, Sie möchten auf die OP-Verwaltung verzichten (z. B. Barzahlungskunden, "Diverse Kunden"). Die Beträge der offenen Posten die hierüber angelegt wurden, erscheinen innerhalb der OP-Auswertungen in der Spalte "Rechnung".

Ausgleich: Bei der Buchungserfassung wird die OP-Verwaltung aufgerufen und der eingegebene Betrag optional den bestehenden Offenen Posten des Debitoren/Kreditoren zugeordnet. Diese Auswahl sollte immer bei Schablonen verwendet werden, die den Zahlungsvorgang einer Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung wiederspiegeln (z.B. Scheckzahlung Kundenrechnung, Überweisung Lieferantenrechnung, etc.). Hierüber können aber auch Vorauszahlungen oder á conto-Zahlungen abgedeckt werden. Die Beträge der so erfassten Buchungen erscheinen bei den OP-Auswertungen in der Spalte "Zahlung".

Anlage(Umkehr): Wie bei der „Anlage“ wird hier in der Buchungserfassung die OP-Anlage aufgerufen, jedoch wird hier der Offene Posten mit einem negativen Betrag angegeben. Dies ist der Fall, wenn Sie z.B. eine Gutschrift erfassen möchten.

Ausgleich(Umkehr): Das Gegenstück zum Ausgleich. Hier wird die Maske zum OP-Ausgleich aufgerufen, allerdings ist der Zahlungsbetrag als negativer Betrag zu erfassen, d.h. er wird dem Offenen Posten aufgeschlagen. Erstatten Sie z.B. Ihrem Kunden eine Überzahlung und überweisen Sie ihm einen Jahresbonus kann eine Buchungsschablone mit dieser Einstellung verwendet werden.


Damit die Erfassung schnell von der Hand geht, hinterlegen Sie hier eine Kurzbezeichnung für die Buchungsschablone z.B. RA für Rechnungsausgang. Diese Kurzbezeichnung kann in das Feld „Buchungsschablone“ der Buchungserfassung eingegeben werden. Die Felder werden dann gemäß der Buchungsschablone befüllt.


Handelt es sich bei der Buchungsschablone um Saldovortragsbuchungen, setzten Sie diesen Haken. Die Buchungen, die mit einer solche Schablone erstellt wurden, erscheinen bei Ausdrucken, z.B. Kontoblatt, in der Spalte "Vortrag".

Im Fuß der gewählten Buchungsschablone sehen Sie Informationen zur letzten Änderung an der Buchungsschablone. Zusätzlich können Sie auch ein Änderungsprotokoll aktivieren. Dann finden Sie im Register „Historie“ alle Änderungen der Schablone, optional auch mit den geänderten Werten.

Die Historie-Funktion können Sie unter "Administration / Änderungsprotokoll / Konfiguration“ aktivieren.