ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein standardisiertes Datenformat zum effizienten Austausch elektronischer Rechnungen. Der Mehrwert einer Rechnung im ZUGFeRD-Format liegt in der Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung des per PDF gesendeten Rechnungsinhalts. Im Zusammenspiel mit der Myfactory können Sie als Kunde so automatisiert Eingangsrechnungen erfassen und weiterverarbeiten. Das heißt im Umkehrschluss, dass Sie Ihren Rechnungs- bzw. Wareneingangsprozess weiter optimieren können, da das mühselige Abtippen von Lieferantenbelegen entfällt.


Die Myfactory unterstützt auch das Factur-x-Format (siehe Unterkapitel "Einbetten der E-Rechnungsdaten aktivieren"). Dabei handelt es sich um den in Frankreich gängigen Namen des deutsch-französischen Standards für hybride elektronische Rechnungen. Es findet sich in erster Linie in Form des hybriden E-Rechnungsformats "ZUGFeRD-/Factur-x".


Ähnlich wie ZUGFeRD erlaubt es dieses maschinenlesbare XML-Format, elektronische Rechnungen auf Seiten des Rechnungsempfängers automatisch einzulesen und weiterzuverarbeiten. Anders als ZUGFeRD wird das erzeugte XML jedoch nicht in ein PDF-Dokument eingebettet, sondern als separate Datei an den Rechnungsempfänger gesendet (ggf. auch zusätzlich zur PDF-Rechnung). Auch dieses E-Rechnungsformat lässt sich in der Myfactory-Konfiguration für E-Rechnungen auswählen und als XML-Datensatz in PDF-Rechnungen einbetten (siehe ebenfalls Unterkapitel "Einbetten der E-Rechnungsdaten aktivieren").



Aufgrund der mittlerweile vorhandenen Vielfalt der unterschiedlichen E-Rechnungsformate wird in diesem Hilfekapitel im Wesentlichen der Oberbegriff "E-Rechnung" verwendet.

Einbetten der E-Rechnungsdaten aktivieren
Eine Rechnung im E-Rechnungsformat generieren
Auf der Gegenseite: E-Rechnung importieren
E-Rechnung-Importprotokoll
E-Mails mit PDF-Rechnungsanhängen direkt einlesen
E-Buchung importieren
E-Buchungsimport-Protokoll


Der Rechnungsempfänger kann aus einer importierten E-Rechnungsdatei direkt einen Beleg erzeugen, der automatisch im Myfactory-System angelegt und in der Einkaufsbelegerfassung geöffnet wird. Sofern die Daten auf dem Einkaufsbeleg korrekt sind, muss der Benutzer diesen dann nur noch verarbeiten. Ermöglicht wird der elektronische Rechnungsdatenaustausch durch das Einbetten eines XML-Datensatzes in eine herkömmliche PDF-Datei, welche die Ausgangsrechnung für den Kunden enthält. Diese wird bei Aktivieren der Option "Elektronische Rechnung XML-Datei im PDF einbetten“ (unter "Administration / Druckvarianten / XRechnung/ZUGFeRD“) im Hintergrund automatisch mit strukturierten Rechnungsinformationen angereichert, die dann vom Rechnungsempfänger eingelesen werden können. Der sieht beim Öffnen der PDF-Datei jedoch nicht die angehängten XML-Zusatzinformationen, sondern lediglich die visuelle Darstellung der Rechnung. Für den Benutzer sieht die PDF-Datei also aus wie ein herkömmlicher Rechnungsbeleg.



Nachdem Sie die Option zum Einbetten der E-Rechnungsdaten aktiviert haben, können Sie über die Verkaufsbelegerfassung zunächst eine Rechnung erstellen bzw. öffnen und diese über die [ Drucken ]-Schaltfläche in die benötigte PDF-Datei samt XML-Datensatz umwandeln.


Zu diesem Zweck lässt sich beispielsweise eine E-Mail mit PDF-Anhang generieren. Hierzu wechseln Sie bitte zum Reiter "E-Mail" und betätigen anschließend den [ Senden ]-Button.


Daraufhin öffnet sich der Nachrichten-Editor mit der angehängten ZUGFeRD-Ausgangsrechnung.

Alternativ können Sie auch einen PDF-Download erzeugen, der dann automatisch mit den ZUGFeRD-XML-Daten angereichert wird. Hierzu wechseln Sie bitte zum Reiter "Manuell", markieren die Checkbox "PDF-Download" und klicken dann auf den [ PDF ]-Button, der durch das Anhaken der Checkbox erscheint.


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Wenn Sie als Kunde nun Rechnungen im ZUGFeRD-Format erhalten, so können Sie diese Rechnungen über "Einkauf / Datenimport / E-Rechnung importieren" in Form von Einkaufsbelegen einlesen.

Der zugehörige Dialog unterteilt sich in zwei Bereiche: Im oberen Teil (1) befindet sich der Erfassungsbereich. Dort können Sie als Erstes den Ihnen zugeschickten PDF-Beleg hochladen, indem Sie auf die [ Auswählen ]-Schaltfläche klicken. Der Name der ausgewählten PDF-Datei wird im linken Bereich dargestellt. Im nächsten Schritt haben Sie noch die Möglichkeit, die Belegart des Einkaufsbelegs anzupassen, z.B. von "Wareneingang" zu "Rechnungseingang". Mit einem Klick auf die [ Einlesen ]-Schaltfläche starten Sie entsprechend den Einlesevorgang Ihrer E-Rechnung.

Weiterhin haben Sie hier die Möglichkeit, sich einen E-Rechnungsviewer mit der Vorschau einer eingelesenen XML-Rechnung anzeigen zu lassen. Dies ist insbesondere für solche E-Rechnungen von Vorteil, welche nur als XML-Datei vorliegen und nicht in eine PDF-Rechnung eingebettet sind, sodass diese sich nicht in einem PDF-Viewer darstellen lassen. Diese einfache Vorschau im XML-kompatiblen E-Rechnungsviewer "Quba" erhalten Sie, wenn Sie nach dem Auswählen und Einlesen einer Importdatei auf die dann erscheinende [ Visualisieren ]-Schaltfläche klicken.


In einem separaten Browserfenster wird dann der Quba-Viewer mit einer Übersicht zu den in der XML-Datei enthaltenen Käufer- und Verkäuferinformationen sowie den Rechnungs- und Umsatzsteuerdaten einfach lesbar dargestellt. Neben dieser Übersicht mit den Lieferanten- und Positionsdaten gibt es unter anderem auch eine Details-Ansicht mit weiteren Informationen zu den Belegpositionen und deren Preiseinzelheiten.


Nach dem Einlesevorgang (und dem etwaigen Einsehen der E-Rechnungsvorschau) sehen Sie im zweiten Teil des Dialogs (2) die eingelesenen Informationen aus der Importdatei.

Nach diesem Einlesevorgang sehen Sie im zweiten Teil des Dialogs (2) die eingelesenen Informationen aus der Importdatei. Der obere Listview-Bereich gibt dabei die Lieferanteninformationen in Form der Lieferantennummer, der Kurzbezeichnung sowie der Lieferantenanschrift an. Außerdem wird Ihnen die Belegnummer des importierten Einkaufsbelegs angezeigt. Stimmt die Lieferantenadresse in der Myfactory nicht mit jener in der Importdatei überein, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung und bekommen außerdem die Möglichkeit, die Anschrift im System zu aktualisieren.

In dem Abschnitt darunter können Sie einen Beleg angeben, der in Beziehung zu dem aktuell eingelesenen Beleg steht. Dies könnte z.B. eine vorangegangene Bestellung zu einer importierten E-Rechnung sein. Des Weiteren werden die Einzelheiten zu der in dem PDF-Beleg hinterlegten Zahlungskondition einschließlich des Wertstellungsdatums importiert und dargestellt.

Darüber hinaus werden die Artikelpositionen im Hintergrund aus dem Beleg ausgelesen und ins System übernommen. Hierbei geht die Myfactory nach einer bestimmten Logik vor: Zuerst wird kontrolliert, ob für einen einzulesenden Artikel eine eigene Artikelnummer im Myfactory-System hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, so werden die Artikel-Lieferantendaten auf eine Zuordnung des Artikels zu dem Lieferanten geprüft und die bei diesem intern geführte Artikelnummer in den Beleg eingefügt (in der Myfactory wird diese als Bestellnummer geführt). Kann auch dort nichts gefunden werden, so wird der Artikel als manuelle Position in den importierten Beleg eingefügt.


Ein Klick auf die Schaltfläche [ Beleg erzeugen ] schließt den Einlesevorgang für die aktuelle E-Rechnungsdatei mit einem entsprechenden Erfolgshinweis ab. Wenn Sie diesen mit [ OK ] bestätigen, so wird der Beleg automatisch im System angelegt und geöffnet.


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Anhand dieses Dialogs (zu finden unter "Einkauf / Datenimport / E-Rechnung Import-Protokoll") können Sie noch einmal nachvollziehen, wann und von wem welche Rechnung eingelesen wurde. Zusätzlich werden Ihnen hier der Originalname des Importdokuments sowie der dahinter stehende Lieferant angezeigt. Über die Optionsschaltflächen können Sie die eingelesene Rechnung außerdem noch einmal bearbeiten.


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Eine weitere Importmöglichkeit besteht im direkten Einlesen von eingegangenen E-Mails mit PDF-Anhängen. Wenn Sie von Ihrem Lieferanten also eine E-Mail mit einer PDF-Rechnung in Ihren Kommunikations-Manager erhalten, so können Sie diese direkt in die Myfactory einlesen, indem Sie im Reiter "Dokumente" das Kontextmenü über die Optionsschaltfläche aufrufen und den Eintrag "ZUGFeRD Rechnung importieren" auswählen.


Anschließend öffnet sich der bereits bekannte Dialog zum Importieren von E-Rechnungsbelegen in einem separaten Fenster. Hier können Sie den Beleg auch umgehend einlesen. Ausgewählt ist er ja bereits.


Nachdem Sie die im Anschluss angezeigten Importdaten auf Ihre Richtig- und Vollständigkeit überprüft haben, können Sie auch hier wieder automatisiert einen Einkaufsbeleg im Myfactory-System anlegen und diesen nach erfolgreichem Einlesen in der Einkaufsbelegerfassung öffnen lassen.



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Neben dem Import von ZUGFeRD-Rechnungen in die Einkaufsbelegerfassung ist es auch möglich, diese Rechnungen in die Buchungserfassung einzulesen, um sie dort direkt zu verbuchen.

Wenn Sie z.B. eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail erhalten, können Sie über den Reiter "Dokumente" im Kommunikations-Manager den Eintrag "ZUGFeRD Buchung importieren" im Kontextmenü auswählen. Alternativ gelangen Sie auch über den Menübaum zum ZUGFeRD-Import. Hierzu nutzen Sie bitte den Pfad "Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung / Buchungen / Datenimport / Zugferd Import / Import".


In beiden Fällen öffnet sich daraufhin der folgende Importdialog:


Dieser ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Im oberen Erfassungsbereich sehen Sie die aus dem ZUGFeRD-Beleg eingelesenen Informationen, die Sie z.B. um Angaben zu Kostenstelle bzw. Kostenträger oder das Buchungsjournal ergänzen können. Zudem gibt es hier ein paar Pflichtfelder, die für einen erfolgreichen Buchungsimport ausgefüllt werden müssen. Obligatorisch ist hier zum einen das Feld "Kontonummer", in welchem Sie das zugehörige Sachkonto für die Buchung auswählen. Dies kann beispielsweise Ihr Wareneingangskonto sein. Außerdem sollten Sie hier noch die mit dem Lieferanten vereinbarte Zahlungskondition vermerken. Diese wird automatisch vorbelegt, wenn Sie eine Zahlungskondition wie "30 Tage netto" im Lieferantenstamm hinterlegt haben. Wurde in den Belegdetails der eingelesenen Rechnung ein Steuerschlüssel angegeben, so wird dieser ebenfalls automatisch in das entsprechende Feld eingetragen.

Der zweite Teil des Dialogs umfasst die Artikelpositionen des importierten Belegs. Die hier hinterlegten Informationen wie Steuerschlüssel oder Kontonummer übersteuern dabei die in den Belegdetails eingetragenen Daten. Ein Klick auf die Schaltfläche [ Buchung erzeugen ] generiert aus den eingelesenen Belegdaten die zugehörige Buchung und öffnet diese in der Buchungserfassung. Wenn Sie wie in diesem Beispiel Artikelpositionen mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln vorliegen haben, so wird dementsprechend eine Splitbuchung erzeugt, die sich dann wie gewohnt verarbeiten lässt.


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Genau wie die ZUGFeRD-Rechnungsimporte, so werden auch die Buchungsimporte in einem separaten Dialog protokolliert. Hier können Sie also jederzeit nachvollziehen, wann welches Rechnungsdokument mit welcher Buchungsnummer zur Buchungserfassung eingelesen wurde.


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E-Invoicing - So einfach nutzen Sie E-Rechnungen mit der Myfactory