myfactory Online-Hilfe
Buchungen importieren
Über diesen Dialog können Sie SNC-Buchungen in die myfactory einlesen und importieren. Die zu importierenden Dateien sollten möglichst im DIF-Format (Data Interchange Format) vorliegen.
Bezeichnung
Bevor das eigentliche Einlesen erfolgt, werden zunächst Buchungssitzungen für die Importe eingerichtet. Diese lassen sich beliebig benennen, sind für die SNC-Übergabe standardmäßig aber bereits nach dem Schema "Buchungsimport [Benutzerbezeichnung] - [Datum] [Uhrzeit]" vorbelegt.
Anlage der Buchungen in Buchungsperiode abhängig von:
Mit dieser Option legen Sie fest, in welcher Buchungsperiode die importierten SNC-Buchungen angelegt werden sollen. Dies können Sie vom Rechnungs- oder Wertstellungsdatum eines Offenen Postens (OP-Valutadatum) abhängig machen. Alternativ lassen sich bestehende SNC-Buchungen auch anhand eines festen Buchungsdatums in eine bestimmte Buchungsperiode innerhalb der myfactory einordnen.
Buchungsdatum
Wenn Sie definiert haben, dass die Anlage von SNC-Buchungen in einer bestimmten Buchungsperiode anhand eines fixen Buchungsdatums erfolgen soll, dann können Sie hier das entsprechende Buchungsdatum spezifizieren. Dieses legt letztendlich fest, welcher Buchungsperiode die Buchungsimporte zugeordnet werden müssen.
Journal
Hier geben Sie das Buchungsjournal an, in das Sie die importierten Buchungen eintragen möchten. Auch dieses Feld ist für die SNC-Übergabe bereits vorbelegt. Als Standardjournal wird hier das Hauptjournal vorgeschlagen.
Unbekannte Kunden-/ Lieferantennummer in myfactory-Nummer konvertieren
Wenn Sie diese Checkbox anhaken, werden die aus der SNC-Datei importierten Debitoren- bzw. Kreditorennummern (10-stellig; z.B.: 0000100000) automatisch auf die in der myfactory übliche Nummernformatierung für Kunden- bzw. Lieferantennummern (standardmäßig: Präfix + 5-stellige Nummer; z.B.: D00001) angepasst und entsprechend zugeordnet. Dies erspart Ihnen eine zeitaufwendige manuelle Zuordnung - vorausgesetzt, die Daten in Ihrer SNC-Importdatei sind sauber formatiert (siehe Hinweisblock unten).
Wenn Sie die Checkbox nicht anhaken, werden die Daten zwar importiert und in die Debitoren- bzw. Kreditorentabelle ("Grundlagen / Debitoren" bzw. "Grundlagen / Kreditoren") eingetragen, die Zuordnung der SNC-Nummern zu den myfactory-Nummern muss dann allerdings manuell erfolgen.
Numerische Formatierung für die Konvertierung einer SNC-Nummer in eine myfactory-Nummer:
Bitte beachten Sie, dass im Dialog "Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Nummernformatierung" eine numerische Formatierung für Kunden- bzw. Lieferantennummern konfiguriert sein muss. Anhand dieser Nummernformatierung prüft die myfactory-Logik beim Import, ob eine passende myfactory-Kunden-/Lieferantennummer im System gefunden werden kann. Wenn Sie für die Kundennummernformatierung z.B. den Präfix D mit 5 nachfolgenden Ziffern konfiguriert haben, so zieht die Anwendung die ersten 5 Stellen der 10-stelligen SNC-Kundennummer heran und schneidet die letzten 5 Stellen auf der rechten Seite ab. Voraussetzung dafür ist, dass es sich bei den letzten Ziffern ausschließlich um Nullen handelt. Andernfalls ist kein korrekter SNC-Datenimport möglich.
Präfix = D und Anzahl Stellen nach dem Präfix = 5
=> aus der SNC-Kundennummer 0000100000 wird 00001 bzw. D00001.
Beispiel der Nummernformatierung für die Konvertierung einer SNC-Kundennummer in eine myfactory-Kundennummer:
Präfix = D und Anzahl Stellen nach dem Präfix = 5
=> aus der SNC-Kundennummer 0000100000 wird 00001 bzw. D00001.
Unbekannte Erlös-/ Aufwandskontonummer in myfactory-Sachkontonummer konvertieren
Wenn Sie diese Checkbox anhaken, werden die aus der SNC-Datei importierten Erlös- bzw. Aufwandskontonummern automatisch auf die in der myfactory gebräuchlichen Erlös- bzw. Aufwandskontonummern angepasst und zugeordnet. Dies erspart Ihnen eine zeitaufwendige manuelle Zuordnung der Sachkontonummern. Voraussetzung dafür ist, dass die Daten in Ihrer SNC-Importdatei sauber formatiert sind.
Wenn Sie die Checkbox nicht anhaken, werden die Daten zwar importiert und in die Erlöscodetabelle ("Grundlagen / Erlöscodetabelle") eingetragen, die Zuordnung der SNC-Nummern zu den myfactory-Nummern muss dann allerdings manuell erfolgen.
Beispiele für die Anpassung der SNC-Erlös-/Aufwandskontonummern in der Import-Datei:
Die in der SNC-Importdatei vorhandenen Sachkontonummern werden stets mit der in der myfactory vorgegebenen Sachkontenlänge abgeglichen. In der Regel sind die Erlös-/Aufwandskontonummern in der Sage New Classic 10 Zeichen lang. Hiervon kann es allerdings Ausnahmen geben. Besitzen die Sachkonten in der myfactory z.B. 4 Stellen, so können die folgenden Szenarien auftreten:
Beispielsweise könnte eine SNC-Sachkontonummer in der Importdatei weniger als 4 Stellen haben: In diesem Fall würde die myfactory die fehlenden Nullen vorne oder hinten noch anfügen (25 wird dann z.B. in das myfactory-Sachkonto 2500 konvertiert.)
Für gewöhnlich hat ein SNC-Sachkonto jedoch mehr als 4 Stellen, sodass die myfactory in diesem Fall führende oder abschließende Nullen automatisch abschneidet (25910000 wird dann z.B. zu 2591; 00002591 wird ebenfalls zu 2591)
Wenn ein SNC-Sachkonto mehr als 4 Stellen und keinerlei führende oder abschließende Nullen besitzt (z.B. 12345678), so kann die myfactory keine automatische Anpassung vornehmen und die Zuordnung zu einer myfactory-Sachkontonummer muss manuell im Dialog "Kontenzuordnung" (siehe Kapitel Erlöscodetabelle) erfolgen.
Beispielsweise könnte eine SNC-Sachkontonummer in der Importdatei weniger als 4 Stellen haben: In diesem Fall würde die myfactory die fehlenden Nullen vorne oder hinten noch anfügen (25 wird dann z.B. in das myfactory-Sachkonto 2500 konvertiert.)
Für gewöhnlich hat ein SNC-Sachkonto jedoch mehr als 4 Stellen, sodass die myfactory in diesem Fall führende oder abschließende Nullen automatisch abschneidet (25910000 wird dann z.B. zu 2591; 00002591 wird ebenfalls zu 2591)
Wenn ein SNC-Sachkonto mehr als 4 Stellen und keinerlei führende oder abschließende Nullen besitzt (z.B. 12345678), so kann die myfactory keine automatische Anpassung vornehmen und die Zuordnung zu einer myfactory-Sachkontonummer muss manuell im Dialog "Kontenzuordnung" (siehe Kapitel Erlöscodetabelle) erfolgen.
Schaltfläche [ Importieren ]
Mit Klick auf die [ Importieren ]-Schaltfläche leiten Sie den eigentlichen Importvorgang ein. Nachdem Sie eine Importdatei von der lokalen Festplatte ausgewählt haben, können Sie den Vorgang per Klick auf den [ OK ]-Button abschließen. Die SNC-Datei ist nun importiert.
Hinweis:
Bei einigen zu importierenden SNC-Buchungssätzen kann es vorkommen, dass die zugehörige Währung mit sechs (z.B. EUREUR) statt mit drei Stellen (z.B. EUR) übergeben wird, da sowohl die Belegwährung als auch die Eigenwährung der SNC-Anwendungsdatenbank übertragen wird. Anders als in früheren Versionen des SNC-Buchungsimports führt dies nun nicht mehr zu einer Fehlermeldung beim Importieren der SNC-Datei. Daher stellt der Import sechsstelliger Währungszeichenketten inzwischen kein Problem mehr da und kann problemlos durchgeführt werden.