Üblicherweise besteht für steuerlich relevante Dokumente, z.B. gemäß HGB, AO oder anderen, eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Dementsprechend dürfen bestimmte Datensätze, die mit solchen Dokumenten verknüpft sind, für die Dauer dieser Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden. Dies gilt etwa für Rechnungen, welche für 10 Jahre archiviert werden müssen. Handelt es sich bei den betreffenden Belegen um nicht steuerlich relevante Dokumente, so beläuft sich deren Aufbewahrungsfrist immerhin noch auf 6 Jahre (gilt z.B. für Angebote). Beide Fälle sind Beispiele für systembedingte Aufbewahrungsgründe, die die myfactory auch abhängig von der jeweiligen Belegart unterscheidet.

Dabei erkennt die Software sowohl bei Einkaufs- und Verkaufsbelegen als auch bei Verträgen an deren Buchungsdatum bzw. Vertragsablauf, ob ein mit einem Beleg bzw. Vertrag verknüpfter Datensatz noch eine gültige Aufbewahrungsfrist hat oder nicht. Außerdem können grundsätzlich auch solche Ein- und Verkaufsbelege von der Anonymisierung ausgenommen werden, welche noch nicht abgeschlossen bzw. verarbeitet worden sind.

Neben Dokumenten berücksichtigt die myfactory auch als "aktiv" geführte Mitarbeiter sowie aktive und provisionierte Vertreter als System-Aufbewahrungsgründe. Darüber hinaus können Offene Posten von Kunden und Lieferanten sowie mit bestimmten Kunden und Lieferanten getätigte FMS-Buchungen ein im System hinterlegter Grund für die Datenaufbewahrung sein.

Für Datensätze, auf welche die System-Aufbewahrungsgründe zutreffen, können Sie im zugehörigen Dialog unter "Administration / Datenschutz-Grundverordnung / System-Aufbewahrungsgründe" festlegen, ob deren Löschung grundsätzlich verboten oder nur vor deren Löschung gewarnt werden soll. In letzterem Fall können Sie also selbst entscheiden, ob Sie Datensätze trotz gültiger Aufbewahrungsfrist anonymisieren möchten. Ferner können Sie festlegen, ob bestimmte Arten von System-Aufbewahrungsgründen überhaupt grundsätzlich durch die myfactory verwendet werden sollen oder nicht. Möchten Sie einen bestimmten Aufbewahrungsgrund nicht für Ihre Datensätze nutzen, so deaktivieren Sie diesen bitte über die zugehörige "Aktiv"-Checkbox.


Der konkrete System-Aufbewahrungsgrund eines Adressdatensatzes findet sich im Register "Datenschutz" des Adressstammes. Dort ist neben dem zugehörigen Vertrags- bzw. Belegdokument (z.B. Verkaufsbeleg RGxxxxxxx) auch die Gültigkeitsdauer des systembedingten Aufbewahrungsgrundes, also die noch verbleibende Aufbewahrungsfrist, einsehbar.