Über diesen Dialog werden die eigenen Postfächer administriert. Im Standardumfang der myfactory können Sie sowohl POP3- als auch IMAP-Konten erstellen und verwalten. Wir empfehlen Ihnen den Einsatz des IMAP-Protokolls. Darüber hinaus wird hier auch die Möglichkeit der Office365/Outlook 365-Postfachkonfiguration über das EWS-Abrufprotokoll beschrieben und die Einrichtung eines Shared-Mailbox-Exchange-Zugangs via IMAP demonstriert.

Wenn Sie weiterführende Informationen zur Detailkonfiguration eines Posteingangs bzw. eines Postausgangs benötigen, dann empfehlen wir Ihnen hierfür das How-To-Hilfekapitel E-Mail-Posteingang und -Ausgang konfigurieren.

Überblick über die Persönlichen Postfächer

Dieses How-To-Kapitel erklärt Ihnen, wie Sie das OAuth 2.0-Protokoll als erweiterte Authentifizierungsmethode für Office365 mit Ihren bestehenden IMAP- bzw. POP3-Postfächern in der myfactory verwenden können. Grundsätzlich ist OAuth 2.0 eine geeignete Methode, um im Namen eines Benutzers den sicheren Zugriff einer Drittanbieter-Anwendung wie der myfactory auf in der Cloud gehostete Office 365-Mailpostfächer gewährleisten zu können (Weitere grundlegende Informationen zum Thema "OAuth 2.0 und Exchange" finden sich im Hilfekapitel Exchange: EWS-Mailpostfach einrichten).

OAuth 2.0 für Office 365 mit IMAP
OAuth 2.0 für Office 365 über SMTP
OAuth 2.0 für Office 365 mit POP3







Wie bei der Nutzung des EWS-Protokolls für Office365-Postfächer (siehe Hilfekapitel Exchange: EWS-Mailpostfach einrichten), so ist auch für das gängige IMAP-Mailprotokoll Microsofts Azure-Cloud bzw. Microsoft Identitäts- und Zugriffsplattform Azure Active Directory das Mittel der Wahl für die Vergabe von Berechtigungen und sonstige vorbereitende Konfigurationsschritte.

Sie gelangen entweder direkt über aad.portal.azure.com in den "Active Directory Admin Center"-Bereich oder indem Sie zunächst das Azure-Portal über portal.azure.com aufrufen, sich mit Ihrem Microsoft Office 365-Konto anmelden und dann über den Menübereich auf der linken Seite zum Menüpunkt "Azure Active Directory" navigieren, um anschließend dann darauf zu klicken.


Wir empfehlen Ihnen an dieser Stelle, im Active Directory unter dem Menüpunkt "App-Registrierungen" eine neue Anwendungsregistrierung für Ihren Client (also die myfactory-Software) vorzunehmen. Damit haben Sie eine klarere Trennung zwischen einer womöglich schon bestehenden EWS-Anwendung sowie Ihrer IMAP-Anwendungsdaten und vermeiden mögliche kryptische Hinweismeldungen bei der Prüfungsroutine Ihrer Postfachkonfiguration. Klicken Sie zum Registrieren Ihrer IMAP-Anwendung bitte auf den Button [ Neue Registrierung ].


Daraufhin öffnet sich der Folgedialog "Anwendung registrieren".


Vergeben Sie hier zunächst einen sinnvollen Namen für die Anwendung (z.B. "myfactory IMAP" oder "Office365_OAuth") (1).

Nachdem dies erledigt ist, belassen Sie den Radiobutton im Bereich der "Unterstützten Kontotypen" bitte bei der vorbelegten Standardeinstellung "Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis" (2).

Bevor Sie die Registrierung Ihrer Anwendung abschließen, geben Sie zuvor bitte außerdem noch eine Umleitungs-URI bzw. eine Antwort-URL an (z.B. https://hosting4.myfactory.com/myfactory/ie50/Mail/CheckFolderProperties/GFolder.aspx). Dorthin wird über das OAuth 2.0-Protokoll ein Authentifizierungscode geschickt, der Voraussetzung für den Erhalt des Authentifizierungstokens und somit für eine erfolgreiche OAuth 2.0-Authentifizierung ist. Da es sich bei der myfactory um eine Webanwendung handelt, wählen Sie als Plattform bitte dementsprechend "Web" aus (3).

Im finalen Schritt betätigen Sie anschließend noch die [ Registrieren ]-Schaltfläche (4).



Nun sehen Sie alle Ihre Anwendungsdaten in der Zusammenfassung.


Wie bei der EWS-Konfiguration legen Sie Ihr Augenmerk auch hier bitte auf die Anwendungs- und die Verzeichnis-ID.
Diese sind dann später in dem entsprechenden Eingabefeld in der IMAP-Postfachkonfiguration zu hinterlegen und können daher bereits von Ihnen in die Zwischenablage kopiert werden. Das Icon für die Ablage im Cache sehen Sie, sobald Sie per Mouse-Over mit dem Cursor über die Zeile "Anwendungs-ID (Client)" bzw. Verzeichnis-ID (Mandant)" fahren.


Auf die gleiche Weise verfahren Sie mit dem Clientschlüssel. Kopieren Sie diesen ebenso in die Zwischenablage. Bitte achten Sie hier unbedingt darauf, dass der Clientschlüssel-Wert zu kopieren ist, und dass dieser nur unmittelbar nach seiner Generierung in die Zwischenablage kopiert werden kann. Wie Sie im Azure-Portal einen Clientschlüssel erzeugen, entnehmen Sie im Detail bitte dem Hilfekapitel Exchange-Schnittstelle:

Als Nächstes widmen Sie Ihre Aufmerksamkeit bitte dem Azure AD-Menüpunkt "Authentifizierung". Dort müssen Sie in den "Erweiterten Einstellungen" zu Autorisierungszwecken noch angeben, dass es sich bei Ihrer oben definierten myfactory IMAP-Anwendung um einen öffentlichen Client handelt, welcher nur in Ihrem Namen auf die für den Office 365-Zugriff benötigten APIs zugreifen darf. Setzen Sie daher die Option "Öffentliche Clientflows zulassen" bitte auf "Ja". Diese Einstellung muss dabei nur einmalig für alle in Verbindung mit Office 365 verwendeten Protokolle aktiviert werden (gilt also auch für SMTP und POP3).


In einem letzten Schritt sind nun noch die Berechtigungen für den Zugriff Ihrer myfactory IMAP-Anwendung auf die REST-API "Microsoft Graph" zu setzen. Diese wiederum verfügt über alle Lese- und Schreibberechtigungen, um z.B. über das IMAP-Protokoll auf Ihre Office 365-Postfächer zugreifen zu können. Wechseln Sie aus diesem Grund bitte zu dem Menüpunkt "API-Berechtigungen" und fügen Sie dann über die entsprechende Schaltfläche (1) die Benutzerberechtigungen für den Lese- und Schreibzugriff auf Ihre Office 365-Postfächer via IMAP hinzu.

Es klappt sich nun von der rechten Seite ein neues Dialogfenster auf. Hierüber können Sie die benötigten API-Berechtigungen anfordern. Klicken Sie dazu in der bereits vorausgewählten Kategorie "Microsoft-APIs" auf die große [ Microsoft Graph-API ]-Schaltfläche. Nun gelangen Sie zu Punkt (2), in welchem Sie die Berechtigungsarten für Ihre Anwendung bestimmen können. Da die Microsoft-API im Namen des Benutzers unter anderem E-Mails sendet, müssen Sie als Berechtigungsart "Delegierte Berechtigungen" (3) auswählen, damit die myfactory IMAP-Anwendung als angemeldeter Benutzer auf die API zugreifen kann.

Unterhalb der Berechtigungsarten befindet sich ein Suchfeld, mit welchem Sie zügig die benötigte Berechtigung für das gewünschte E-Mail-Protokoll (hier: IMAP) finden und auswählen können. Wurde die Berechtigung "IMAP.AccessAsUser.All" gefunden, so haken Sie diese bitte noch an (4) und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche [ Berechtigungen hinzufügen ]. Nun erscheint die IMAP-Berechtigung in der Liste der konfigurierten Berechtigungen.



Nachdem Sie die Berechtigung offline_access sowie die vorherigen IMAP-spezifischen Berechtigungen gesetzt haben, können Sie mit der IMAP-Postfachkonfiguration in der myfactory-Oberfläche fortfahren.


Abhängig davon, ob Sie ein persönliches oder gemeinsames Postfach anlegen möchten, klicken Sie im Menübereich "Kommunikation" entweder auf den Menüpunkt "Gemeinsame Postfächer" oder "Meine Postfächer". Klicken Sie dort dann auf die Schaltfläche [ Neu IMAP ] und vergeben Sie eine adäquate Bezeichnung für Ihr IMAP-Posteingangspostfach.


Nun findet sich Ihr IMAP-basiertes Postfach in der Liste aller Postfächer...

(Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie bereits über ein bestehendes IMAP-Postfach verfügen und fahren Sie stattdessen mit der Konfiguration der Einstellung „Authentifizierung“ fort (siehe entsprechenden Abschnitt unten).)

Mit einem Klick auf die Detail-Schaltfläche [ … ] gelangen Sie in das "Bearbeiten"-Dialogfenster.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche [ Postfachdetails ] können Sie alle Konfigurationsdaten für den IMAP-basierten Zugriff auf Ihr Office 365-Postfach spezifizieren bzw. anpassen.


Geben Sie zunächst Ihre Microsoft-Account-Daten mit E-Mail-Adresse und Kennwort ein und hinterlegen Sie anschließend den IMAP-Port 993, der SSL-/TLS-Verschlüsselung unterstützt. Diese sollten Sie dann natürlich auch in der Auswahlbox "Verbindungssicherheit" selektieren. Elementar ist jedoch erst die Auswahl der korrekten Authentifizierung in der nächsten Dropdown-Liste. Wenn Sie hier "OAuth20" auswählen, dann werden automatisch die Eingabefelder "Anwendungs-ID (Client)", "Verzeichnis-ID (Mandant)" und "Clientschlüssel" eingeblendet. Dort fügen Sie die zuvor im Azure-Portal in die Zwischenablage kopierten ID-Daten sowie den Clientschlüssel ein (siehe oben).


Nun können Sie über die [ Prüfen ]-Schaltfläche noch kontrollieren, ob Sie sowohl im Azure-Portal als auch in der myfactory-Postfachkonfiguration alles korrekt konfiguriert haben.

Nach dem Klick auf [ Prüfen ] werden Sie daher automatisch zu einem sich neu öffnenden Browserfenster weitergeleitet, in welchem Sie den Microsoft-Login-Bildschirm zum Anmelden in Ihr Office 365-Konto sehen. Damit das benötigte Authentifizierungstoken an die im Azure-Portal hinterlegte Umleitungs- bzw. Antwort-URL (siehe oben) gesendet werden kann, ist es als erste Sicherheitsebene nämlich erforderlich, dass Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kennwort zunächst als Benutzer authentifizieren.


Anschließend werden die zuvor im Azure-Portal hinterlegten API-Berechtigungen (siehe Kapitel 3.1.4) abgefragt. Dieser Berechtigungsanforderung stimmen Sie bitte per Checkbox zu ("Zustimmung im Namen Ihrer Organisation") und klicken auf die Schaltfläche [ Akzeptieren ].


Haben Sie alles korrekt konfiguriert und eingetragen, dann ist die Prüfung der Postfachkonfiguration - wie im folgenden Screenshot zu sehen – erfolgreich verlaufen und wurde entsprechend bestätigt. Ab diesem Zeitpunkt ist es möglich, in dieses Office 365-Postfach eingehende E-Mails via IMAP abzurufen.


Zum Anfang


Voraussetzungen:

• Administratorrolle für Azure-Portal und Admin Center


• Microsoft Authenticator-App


• Vollständig eingerichtetes myfactory-Postfach mit OAuth 2.0

Um eine weitere Sicherheitsebene zur Benutzerauthentifizierung in Office 365-Postfächern hinzuzufügen, können Sie zu diesem Zweck die Zwei-Faktor- bzw. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) konfigurieren und aktivieren. Dabei stehen Ihnen für Microsoft 365 bzw. Office 365 zwei Aktivierungsmethoden zur Verfügung: Eine globale und eine benutzerbasierte Methode. Diese lassen sich im Azure-Portal respektive im Microsoft 365 Admin Center einrichten, sofern Sie Administratorberechtigungen besitzen. Im Folgenden sollen die Einrichtung und Aktivierung am Beispiel der Microsoft Authenticator-App veranschaulicht werden. Diese wird mit einem Microsoft 365-Konto verknüpft, um auf diese Weise Push-Benachrichtigungen als zweiten Faktor für die Multi-Faktor-Authentifizierung zu erzeugen.


Die von Microsoft empfohlene MFA-Aktivierungsmethode ist die Aktivierung der globalen Sicherheitsstandards im Azure-Portal. Tippen Sie dafür entweder die URL aad.portal.azure.com in Ihre Browser-Adresszeile ein oder navigieren Sie in Ihrem Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com) über das Hamburger-Menü auf der linken Seite zum Menüeintrag "Alle anzeigen".


Nun werden weitere Menüeinträge eingeblendet, unter anderem "Azure Active Directory". Klicken Sie diesen Eintrag bitte an.


Anschließend gelangen Sie ebenfalls ins Azure-Portal. Im Azure Active Directory angelangt, navigieren Sie im "Verwalten"-Menü zum Menüpunkt "Eigenschaften" und klicken diesen an.


Darin findet sich der Link "Sicherheitsstandards verwalten". Wenn Sie auf diesen klicken, öffnet sich rechts ein Menüfenster mit der Option "Sicherheitsstandards aktivieren". Setzen Sie dort den Umschalter von "Nein" auf "Ja" und bestätigen Sie dies mit der [ Speichern ]-Schaltfläche.


Die Aktivierung wird Ihnen in Form eines kleinen Hinweisfensters in der rechten oberen Ecke des Azure-Portals bestätigt. Nun sollte die Multi-Faktor-Authentifizierung für alle von Ihnen administrierten Office 365-Postfächer aktiviert sein.



Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, eine benutzerbasierte MFA-Authentifizierungsmethode heranzuziehen und diese direkt über das Microsoft 365 Admin Center zu aktivieren.

Dazu navigieren Sie im Admin Center-Menü auf der linken Seite bitte zum Menüeintrag "Benutzer", klappen diesen auf und wählen dort den Untermenüeintrag "Aktive Benutzer" aus.


Hier klicken Sie dann bitte jenen Benutzer an, für den die Multi-Faktor-Authentifizierung aktiviert werden soll. Anschließend wird in der Toolbar direkt über der Benutzerliste der Menüpunkt „Mehrstufige Authentifizierung“ angezeigt. Führen Sie einen Klick darauf aus,...


… dann gelangen Sie in den Detail-Einstellungsdialog für die Multi-Faktor-Authentifizierung. Sofern noch nicht geschehen, haken Sie auch hier per Checkbox zunächst den Benutzer an, der die mehrstufige Authentifizierung verwenden soll (1). Dessen "Multi-Faktor-Authentifizierungsstatus" steht zunächst noch auf "Deaktiviert". Mit der Auswahl des Benutzers werden im rechten Bereich des Dialogs benutzerindividuelle Detail-Einstellungen dargestellt. Unter "Quick Steps" lässt sich dort dann die Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten (2).


Wenn Sie auf den Link "Aktivieren" klicken, dann öffnet sich das folgende Abfragefenster, in welchem Sie die Aktivierung der mehrstufigen Authentifizierung seitens Microsoft noch einmal verifizieren müssen.


Nach einem Klick auf die Schaltfläche [ multi-factor auth aktivieren ] wird Ihnen dann die erfolgreiche Aktivierung bestätigt.


Der Status der Multi-Faktor-Authentifizierung ändert sich schließlich von "Deaktiviert" auf "Aktiviert". Die Einstellungen im Microsoft-Admin-Bereich sind nun abgeschlossen.



Die weiteren Schritte bestehen nun darin, dass der betreffende Benutzer sein Microsoft-Konto mit seiner Microsoft Authenticator-App verknüpfen muss, um künftig die Multi-Faktor-Authentifizierung nutzen zu können.

Als Erstes klickt der Benutzer in den myfactory-Postfacheigenschaften auf die [ Prüfen ]-Schaltfläche, um die Postfachkonfiguration mit der erfolgreichen Anmeldung und Authentifizierung am Office 365-Konto zu komplettieren.


Nach dem Klick auf [ Prüfen ] wird der Benutzer zunächst zum Microsoft-Login-Bildschirm weitergeleitet, wo er als erste Authentifizierungsstufe zunächst sein Kennwort für das Microsoft-Konto eingibt.


Danach erhält der Benutzer den Hinweis, dass sein Unternehmen weitere Informationen für die Anmeldung benötigt. Klicken Sie in diesem Dialog bitte auf [ Weiter ]…


… und Sie sehen nun den folgenden Bildschirm.

Das System hat erkannt, dass die Multi-Faktor-Authentifizierung aktiviert wurde und fordert Sie nun auf, zunächst die Microsoft Authenticator-App herunterzuladen und zu installieren. Bei Bedarf können jedoch auch andere Authenticator-Apps wie z.B. Google Authenticator genutzt werden.


Installieren Sie die App auf Ihrem Smartphone (im folgenden Screenshot wird ein Android-Betriebssystem verwendet)…


…und klicken Sie im oben angezeigten Browserfenster auf [ Weiter ].

Sie gelangen dann in den folgenden Bildschirm. Fahren Sie gemäß den hier dargestellten Anweisungen nun zunächst in Ihrer Microsoft Authenticator-App fort…


Klicken Sie in der App auf die Schaltfläche [ Konto hinzufügen ]:


Anschließend werden Sie gebeten, eine Kontoart auszuwählen - in aller Regel dürfte dies ein Geschäftskonto sein:


Wechseln Sie nun zunächst in das Browserfenster mit Ihrem Microsoft-Konto zurück und klicken Sie dort auf [ Weiter ], sodass Sie jetzt das folgende Fenster mit einem zu scannenden QR-Code sehen.


Wechseln Sie nun erneut in die App zurück und wählen Sie, nachdem Sie auf "Geschäfts-, Schul- oder Unikonto hinzufügen" geklickt haben, eine der beiden Anmeldeoptionen aus. In unserem Beispiel wollen wir den im oberen Bildschirm angezeigten QR-Code scannen und wählen daher diese Option. Alternativ können Sie sich jedoch auch anhand der zweiten Option manuell anmelden.


Nach dem Scannen des im oberen Browserfenster angezeigten QR-Codes mit Ihrer Smartphone-Kamera (oder der manuellen Eingabe der QR-Code-Daten) gelangen Sie in der Microsoft Authenticator-App zu folgendem Bildschirm und haben somit den entscheidenden Schritt bereits getan, nämlich die Verknüpfung der App mit Ihrem Microsoft-Konto.


Klicken Sie daher in Ihrem Microsoft-Browserfenster mit dem QR-Code auf [ Weiter ], sodass Sie nun den folgenden Bildschirm sehen. Nach der Verknüpfung von Microsoft-Konto und Authenticator-App werden Sie nun nämlich aufgefordert, die eingerichtete Multi-Faktor-Authentifizierung zu testen, indem Sie eine an Ihre App gesendete Push-Benachrichtigung genehmigen.


Wechseln Sie jetzt also in Ihre App zurück und genehmigen Sie die soeben gesendete Push-Benachrichtigung für Ihre Anmeldung an Ihrem Office 365-Konto.


Die Anmeldungsgenehmigung wird Ihnen dann sowohl in der App…


… als auch in Ihrem Microsoft-Konto bestätigt.


Nun sollten Sie in Ihrem Microsoft-Konto und somit auch in Ihrem Office 365-Postfach angemeldet sein. Dies können Sie über Ihre bereits geöffnete myfactory-Postfachkonfiguration verifizieren, indem Sie nach dem vorherigen Klick auf Prüfen nun auf den [ Starten ]-Button klicken. Wenn auch hier die Anmeldung am Postfach erfolgreich war, dann sehen Sie die folgenden Einträge in Ihrem Postfachkonfigurationsfenster:


Die Multi-Faktor-Authentifizierung mithilfe der Microsoft Authenticator-App ist nun als weitere Sicherheitsebene aktiviert und kann ab sofort verwendet werden.

Zum Anfang


Selbstverständlich lässt sich nicht nur der IMAP-Mailabruf, sondern auch der SMTP-Mailversand mit der OAuth2.0-Authentifizierung für Office 365 verknüpfen. Innerhalb des Azure Active Directory-Portals können im Vergleich zur OAuth 2.0-Konfiguration für IMAP die meisten Einstellungsschritte übernommen werden.
Hier muss lediglich eine weitere API-Berechtigung für das SMTP-Protokoll hinzugefügt werden. Dies können Sie ganz einfach anhand der oben dargestellten Beschreibung bewerkstelligen. Das heißt, Sie wählen hier erneut die Microsoft Graph-API aus und suchen nach der delegierten "SMTP.Send"-Berechtigung, die Sie anschließend noch aktivieren und so der Liste der konfigurierten Berechtigungen hinzufügen können.


Darauffolgend können Sie bereits in die SMTP-Postausgangskonfiguration der myfactory-Software wechseln und dort ein neues Postfach mit sinniger Bezeichnung anlegen.


In den Postfacheigenschaften des neu erstellten Postausgangspostfaches geben Sie nun Ihre E-Mail-Kontodaten von Microsoft sowie den SMTP-Servernamen für den Office 365-Mailversand samt dem standardmäßigen SMTP-Port 587 (mit SSL/TLS-Unterstützung) ein und aktivieren als wichtigsten Schritt bitte die Checkbox "OAuth 2.0-Authentifizierung". Diese wird automatisch eingeblendet, sobald Sie einen SMTP-Servernamen mit einer Office 365-Domain in das SMTP Server-Feld eingeben (also: smtp.office365.com). Gleichzeitig wird auch das dazugehörige Eingabefeld "Anwendungs-ID (Client)" freigeschaltet. In dieses können Sie problemlos die bereits für die OAuth2-Authentifizierung via IMAP eingesetzte Anwendungs-ID eintragen.


Weiterhin empfehlen wir Ihnen, unter "Kommunikation / Grundlagen / Konfiguration / Register Allgemein" die Rebex-Komponente für den Mailversand anhand der dortigen Checkbox zu aktivieren. Während das Zusammenspiel von OAuth 2.0 mit IMAP und POP3 von den .NET-Standardbibliotheken unterstützt wird, wird für die Kompatibilität von OAuth 2.0 und SMTP mit der Rebex-Komponente eine zusätzliche Mail-Programmbibliothek für den sicheren SMTP-Mailversand benötigt.


Zum Anfang


Für den Fall, dass Sie Ihre E-Mails mit dem POP3-Protokoll abrufen, dann schalten Sie bitte nach dem gleichen Muster wie bei IMAP und SMTP die API-Berechtigung "POP.AccessAsUser.All" frei, um POP3 mit der OAuth 2.0-Authentifizierung nutzen zu können.


Anschließend übernehmen Sie bitte wieder die in den Zwischenspeicher kopierten IDs (Anwendungs-ID/Verzeichnis-ID) sowie den Clientschlüssel aus Ihrer in der Azure-Cloud erstellten Anwendung und tragen diese in die POP3-Postfachkonfiguration ein, nachdem Sie dort die Authentifizierungseinstellung auf "OAuth20" gestellt haben.


Haben Sie den POP3-SSL-Port 995 sowie alle weiteren Konfigurationsdaten korrekt eingegeben, können Sie die Konfigurationsprüfung starten und sollten eine positive Rückmeldung erhalten.



Zum Anfang

Wenn Sie Microsoft Outlook 365-Postfächer verwenden und somit Exchange Server in Ihrem System betreiben, dann haben Sie neben den herkömmlichen E-Mail-Abrufprotokollen IMAP und POP3 in der myfactory noch die Möglichkeit, E-Mails über Exchange Webservices (EWS) abzurufen. Wie Sie das EWS-Abrufprotokoll konfigurieren und welche Stellschrauben Sie sonst noch justieren müssen, erfahren Sie in diesem How-To-Kapitel.

Posteingangspostfach konfigurieren und Authentifizierungsinformationen generieren
Grundlegende Postfachdaten eintragen
Erweiterte Exchange-Authentifizierung
Der myfactory die API-Berechtigung für EWS erteilen
Outlook 365-Postausgangspostfach anlegen




Ein EWS-Posteingangspostfach richten Sie grundsätzlich mit derselben Vorgehensweise ein, wie Sie auch POP3- und IMAP-Postfächer konfigurieren würden. Das heißt, Sie beginnen Ihre Exchange-Postfachkonfiguration, indem Sie im "Meine Postfächer"-Dialog die Schaltfläche [ Neu EWS ] anklicken und Ihrem Outlook 365-Posteingangspostfach zunächst einen sinnvollen Namen geben.



Anschließend öffnet sich das von IMAP und POP3 bekannte Dialogfenster der Postfacheigenschaften. Hinterlegen Sie hier nun unter "Kennung" bzw. "Kennwort" die Outlook 365-Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort), welche Sie bei der Office 365- bzw. Microsoft 365-Registrierung erhalten haben. Den Exchange Server sprechen Sie bitte über die folgende Adresse an: outlook.office365.com (Die Exchange-Serverdaten finden Sie natürlich auch direkt bei Microsoft). Mit dem anschließend einzutragenden HTTPS-Port 443 stellen Sie sicher, dass der Transportweg der E-Mail-Daten zum Server verschlüsselt wird. Dementsprechend selektieren Sie aus der Auswahlliste für die Verbindungssicherheit auch das gängige Verschlüsselungsprotokoll "SSL/TLS".


Diese Checkbox findet sich - wie der Optionsname schon sagt - ausschließlich in der EWS-Posteingangskonfiguration. Ist diese Option gesetzt, dann übernimmt die myfactory das Authentifizierungstoken bzw. die Anmeldeinformationen aus dem EWS-Posteingang auch für den zugehörigen Postausgang. Ist diese Checkbox nicht aktiviert, dann verwendet die myfactory standardmäßig stets das SMTP-Protokoll für den Mailversand.


Sie benötigen für die Postausgangskonfiguration bei gesetzter Checkbox dann auch nicht mehr zwingend die Eingabe eines Ports und eines SMTP-Servers. Alles, was Sie dann noch in der Konfiguration eintragen müssen, ist die E-Mail-Adresse sowie die Kennung.



Zum Anfang


Im Zuge der Umstellung auf eine erweiterte Authentifizierung (OAuth2) hat Microsoft die bisherige Basis-Authentifizierung für Exchange in der zweiten Jahreshälfte 2021 deaktiviert. Elementar ist daher, dass Sie als "Authentifizierung" noch "OAuth20" auswählen.

Dabei handelt es sich um ein offenes Protokoll, mit welchem es Drittanbietern (wie der myfactory) im Rahmen einer Token-basierten Autorisierung ermöglicht wird, die EWS-Anmeldeinformationen des Benutzers mit einem verbesserten Passwort-Schutz zu übertragen.
Für die OAuth2-Authentifizierung werden zum einen die im Folgenden zu hinterlegenden IDs (Verzeichnis- und Anwendungs-ID) benötigt und zum anderen ein geheimer Clientschlüssel.

Wie Sie diese IDs und den Key erzeugen können, ist im Hilfekapitel Grundlagen beschrieben. In jedem Fall übernehmen Sie in die Felder "Verzeichnis-ID (Mandant)", "Anwendungs-ID (Client)" und "Clientschlüssel" bitte jeweils dieselben Zeichenketten, die Sie auch in der Grundlagenkonfiguration des Exchange-Connectors hinterlegt haben (unter "Administration / Datenzugriff / Exchange-Connector / Grundlagen").


Zum Anfang


Bevor Sie mit Ihrem Outlook 365-Postfach erfolgreich E-Mails abrufen können, ist es zudem notwendig, dass Sie die myfactory für den vollen Zugriff auf Office 365 Exchange Online über Exchange Webservices (EWS-API) berechtigen.

Um diese API-Berechtigung erteilen zu können, greifen Sie bitte - wie schon beim Erzeugen der Informationen für die erweiterte Exchange-Authentifizierung (OAuth2) - auf Microsofts cloudbasierten Dienst Azure Active Directory (AAD) zurück, mit welchem sich Identitäten und Zugriffsrechte verwalten lassen. Das Admin Center des Cloud-Dienstes erreichen Sie unter aad.portal.azure.com. Wenn Sie sich mit Ihren Microsoft-Accountdaten im AAD angemeldet und die Registrierung der myfactory für die erweiterte Authentifizierung bereits abgeschlossen haben, dann rufen Sie die myfactory-Anwendung unter der von Ihnen gewählten Bezeichnung bitte auf. Dazu navigieren Sie auf der linken Seite zu dem Menüpunkt "App-Registrierungen" innerhalb der Menükategorie "Verwalten".


Nach dem Aufruf der registrierten myfactory-Anwendung sehen Sie im oberen Bereich eine Zusammenfassung der anwendungsspezifischen Authentifizierungsinformationen. Unter anderem erhalten Sie hierüber auch Zugang zu den für die EWS-Postfachkonfiguration benötigten Authentifizierungs-IDs (Verzeichnis- und Anwendungs-ID).

Auf der linken Seite findet sich in der Menüleiste unter "Verwalten" nun weiterhin der Menüpunkt "API-Berechtigungen". Klicken Sie diesen bitte an.


Beginnen Sie mit der API-Autorisierung der myfactory-Anwendung, indem Sie im Anschluss auf "Berechtigung hinzufügen" klicken.


Diese Aktion öffnet den Dialog "API-Berechtigungen anfordern". Darin können Sie nun die API auswählen, auf welche Sie mit der myfactory uneingeschränkt zugreifen möchten. Für Ihre Zwecke ist der Bereich "Von meiner Organisation verwendete APIs" von Belang. Dort wählen Sie die für Sie relevante EWS-API unter der Bezeichnung "Office 365 Exchange Online" aus.


Anschließend gelangen Sie in den Detail-Bereich der EWS-API, wo Sie zunächst die Berechtigungsart bestimmen können. Hier wählen Sie "Anwendungsberechtigungen" aus und aktivieren nun den privilegierten EWS-Postfachzugriff, indem Sie unter "Andere Berechtigungen" einen Haken bei "full_access_as_app" setzen und im unteren Bereich auf die Schaltfläche [ Berechtigungen hinzufügen ] klicken.


Im darauffolgenden Dialog müssen Sie nun nur noch die sogenannte Administratorzustimmung für die myfactory erteilen. Solange das nicht erfolgt ist, wird dies in Form eines orangefarbenen Dreieck-Icons mit Ausrufezeichen in der "Status"-Spalte kenntlich gemacht und die volle API-Berechtigung kann für die myfactory noch nicht gewährt werden.


Dies ist erst dann der Fall, wenn in der "Status"-Spalte ein entsprechender grüner Punkt mit Haken erkennbar ist.


Wechseln Sie nun bitte in die myfactory-Oberfläche zurück, um zu testen, ob die EWS-Postfachkonfiguration korrekt ist und das Erteilen der API-Berechtigung funktioniert hat. Sind die wichtigsten oder alle Prüfungsschritte mit einem grünen Punkt versehen, so hat die Einrichtung des EWS-Postfaches einschließlich der API-Autorisierung der myfactory einwandfrei funktioniert.


Das Outlook365-Posteingangspostfach wird nach dem Schließen des Postfachkonfigurationsdialogs angelegt, was entsprechend an dem Eintrag "EWS" in der "Protokoll"-Spalte ersichtlich ist.

Zum Anfang



Anders als das Outlook 365-Posteingangspostfach lässt sich das zugehörige Postausgangspostfach schnell anlegen und einrichten, da hierfür - ebenso wie bei IMAP - das gängige SMTP-Protokoll herangezogen wird.

In den Postfacheigenschaften des neu erstellten Postausgangspostfaches geben Sie nun Ihre E-Mail-Kontodaten von Microsoft sowie den SMTP-Servernamen für den Office 365-Mailversand samt dem standardmäßigen SMTP-Port 587 (mit SSL/TLS-Unterstützung) ein und aktivieren als wichtigsten Schritt bitte die Checkbox "OAuth 2.0-Authentifizierung". Diese wird automatisch eingeblendet, sobald Sie einen SMTP-Servernamen mit einer Office 365-Domain in das SMTP Server-Feld eingeben (also: smtp.office365.com). Gleichzeitig wird auch das dazugehörige Eingabefeld "Anwendungs-ID (Client)" freigeschaltet. In dieses können Sie problemlos die bereits für die OAuth2-Authentifizierung via IMAP eingesetzte Anwendungs-ID eintragen.



Weiterhin empfehlen wir Ihnen, unter "Kommunikation / Grundlagen / Konfiguration / Register Allgemein" die Rebex-Komponente für den Mailversand anhand der dortigen Checkbox zu aktivieren. Während das Zusammenspiel von OAuth 2.0 mit IMAP und POP3 von den .NET-Standardbibliotheken unterstützt wird, wird für die Kompatibilität von OAuth 2.0 und SMTP mit der Rebex-Komponente eine zusätzliche Mail-Programmbibliothek für den sicheren SMTP-Mailversand benötigt.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Outlook-Konto in Office 365 nutzen und Ihren Mitarbeitern per IMAP Zugang zu einem darauf eingerichteten freigegebenen Postfach (Shared Mailbox) erteilen möchten, so ist dies beispielsweise mit der nachfolgenden Shared-Mailbox-Konfiguration möglich:

In diesem Beispiel soll der Mitarbeiter „Anton Schneider“ Zugriff auf ein gemeinsames Support-Postfach erhalten. Dazu geben Sie im Feld „Kennung“ eine Zeichenkette nach dem Muster „Benutzername\Shared-Mailbox-Adresse“ ein. Bitte beachten Sie, dass der Benutzername in diesem Fall die E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitarbeiters sein muss. Als Kennwort verwenden Sie das zum Benutzernamen gehörende Passwort.

Die Nutzung des Ports 993 signalisiert dem Exchange-Server, dass die Software mit ihm eine per SSL respektive TLS verschlüsselte Verbindung aufbauen möchte. Als Authentifizierungsmethode akzeptiert Office 365 zwar „Cleartext“, die Auswahl „Auto“ führt jedoch nicht zum Erfolg. Im Feld für die Postfachprüfung geben Sie erneut die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox an.

Ist alles korrekt konfiguriert, kann der Benutzer „Anton Schneider“ mit seinen persönlichen Zugangsdaten künftig nicht nur auf die an seine eigene E-Mail-Adresse aschneider@myfactory.exp gesendeten Nachrichten zugreifen, sondern auch auf die an support@myfactory.com geschickten E-Mails.