myfactory Online-Hilfe

Amazon-Transfer

Über diesen Dialog lassen sich bidirektional Daten mit Amazon austauschen (z.B. Artikeldaten, Preisinformationen, Lagerbestandsdaten, aber auch Varianteninformationen).

Dieser Dialog unterteilt sich in zwei Bereiche:

Oberer Bereich - Datenübertragung

Im oberen Bereich sehen Sie die Übertragungsmöglichkeiten, die Sie einfach per Mausklick starten können. Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie einen Teil der Amazon-Informationen in einer bestimmten Reihenfolge übertragen. Das bedeutet, dass Sie zunächst die Artikel- und Variantendaten und erst dann alle anderen Daten (z.B. Preisinformationen und Lagerbestandsdaten) an Amazon übermitteln. Die jeweiligen Informationen werden dann in Form einer XML-Datei als Datenstrom (Feed) an Amazon gesendet.

Neben dem Einstellen von Artikel- und Produktbilddaten sowie dem Aktualisieren von Preis- und Lagerinformationen können Sie über den Belegimport auch manuell Amazon-Bestellungen abrufen und innerhalb der myfactory weiterverarbeiten.

Hinweise zum manuellen und automatischen Belegimport

Wenn Sie in der Amazon-Konfiguration ein Intervall für den automatischen Belegimport eingestellt haben, ist es empfehlenswert, das Einlesen der Amazon-Bestellungen NICHT manuell anzustoßen. Wurde zuvor nämlich ein automatischer Importlauf angestoßen, so wird dieser unterbrochen und verschiebt sich entsprechend. Daher empfiehlt es sich, entweder NUR den manuellen oder NUR den automatischen Belegimport einzusetzen.

Weiterhin gilt es zu beachten, dass Amazon nur eine bestimmte Anzahl an Aufrufen in einem bestimmten Zeitraum zulässt und Sie daher nur eine gewisse Anzahl an Bestellungen gleichzeitig in die myfactory importieren können. Ist diese Anzahl erreicht, so müssen Sie zunächst warten, bis Sie den nächsten Aufruf starten können. Die myfactory zeigt Ihnen dann eine Hinweismeldung an, dass das Kontingent zurzeit keinen automatischen Aufruf ermöglicht.

Schaltfläche [ Belegbestätigungen ]

Mit dieser Schaltfläche teilen Sie Amazon mit, dass Sie Aufträge von Kunden entgegen genommen haben.

Schaltfläche [ Versandbestätigungen ]

Hiermit übertragen Sie Lieferscheininformationen wie den Liefertermin und die Paket-Verfolgungsnummer (Tracking-ID) an Amazon.

Wichtig:

Neben der Tracking-Nummer muss für die Übermittlung der Versandinformationen an Amazon auch ein Amazon-Versanddienstleister obligatorisch im System hinterlegt sein. Prüfen Sie daher bitte im Versandartenstamm (unter "Stammdaten / Grundlagen / Lieferung / Versandarten / Register Grundlagen"), ob dort bereits ein Amazon-Versanddienstleister eingetragen ist.

Andernfalls können Sie Ihren passenden Amazon-Versanddienstleister unter einer Vielzahl von Anbietern im "Suchen"-Auswahlfenster bei der Option wählen.

Schaltfläche [ Belegupload ]

Hinweis:

Damit der Rechnungsupload-Prozess grundsätzlich funktioniert, muss auf Datenbankebene zunächst eine entsprechende Einstellung aktiviert werden. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an unseren dafür zuständigen Vertriebspartner.

Diese Schaltfläche dient dazu, den Upload von Rechnungen zu zugehörigen Amazon-Aufträgen anzustoßen. Dazu werden die PDF-Beleginformationen zunächst in der Datenbank abgelegt. Die eigentliche Datenübertragung, welche bei mehreren hochzuladenden Rechnungsbelegen jeweils einzeln erfolgt, wird dann erst mithilfe des Timerdienstes ausgeführt. Ein einzelner Upload erfolgt dabei alle 3 Sekunden.

Bitte beachten Sie, dass Sie eingegangene Amazon-Aufträge zunächst zu Rechnungen (oder anderen Fibu-wirksamen Belegarten) weiterverarbeiten müssen. Nur wenn entsprechende Rechnungen für den Belegupload vorhanden sind, kann das System diese ermitteln und zu Amazon übertragen. Andernfalls erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Den jeweiligen Status des Rechnungsupload-Prozesses können Sie zusätzlich zum Register "Belegupload Protokoll" (siehe Beschreibung zu dem entsprechenden Register) auch direkt im MWS-Protokoll einsehen. Dafür wird ein eigener XML-Datenstrom (Feed) an Amazon gesendet. Dessen Statusmeldungen lassen sich wie bei allen anderen XML-Feeds anhand der "Status"-Spalte nachverfolgen und über die Schaltfläche [ MWS Status aktualisieren ] entsprechend updaten. Wird der folgende MWS-Status angezeigt, so war das Hochladen des PDF-Rechnungsbelegs zu Amazon erfolgreich.

Einen vollständigen Überblick über den Rechnungsupload-Prozess erhalten Sie in der unteren Beschreibung zum Register "Belegupload Protokoll".

Empfehlung: XML-Feeds seriell (und nicht parallel) übertragen:

Um eine korrekte Datenübertragung gewährleisten zu können, sollten Sie einen neuen XML-Feed erst dann übertragen, wenn die Übertragung eines anderen Feeds bereits abgeschlossen ist.

Unterer Bereich - MWS-Protokoll

Im unteren Bereich sehen Sie die Protokoll-Einträge und können sich die Original-Übertragungsdaten bei Bedarf herunterladen. In dem Zusammenhang wichtig ist vor allem der (dritte) Button für den Verarbeitungsbericht, den Sie nach erfolgreicher Verarbeitung der übertragenen XML-Dateien von Amazon anfordern können. Dort sehen Sie dann in einem Hinweisfenster, ob bei der Übertragung Fehlermeldungen innerhalb des XML-Feeds aufgetreten sind oder nicht.

Verarbeitungsbericht und Feed-Status:

Um aus dem Amazon-Verarbeitungsbericht eine aussagekräftige Meldung schließen zu können, sollten Sie den Bericht nur abrufen, wenn der Status des jeweiligen XML-Datenfeeds auf "_DONE_" steht.

Informationen zu den Spalten "Meldung" & "Fehlermeldung":

Diese beiden Spalten können Sie zur zusätzlichen Informationserlangung heranziehen. In der Spalte "Fehlermeldung" werden Probleme bei der Übertragung eines einzelnen Feed-Datensatzes direkt im Protokoll angezeigt, ohne dass Sie eigens einen Bericht anfordern müssen.

Ähnliches gilt für die Spalte "Meldung": Mit dieser können Sie sich eine Vorschau der "Response" von Amazon unmittelbar in dem Feed-Protokoll darstellen lassen, ohne dass Sie den so genannten Erfolgsbericht von Amazon herunterladen müssen. Sollte eine oder beide Spalten nicht im Protokoll zu sehen sein, dann können Sie sich diese nachträglich über das "Listview Anpassen"-Menü einblenden lassen.

In diesem Register finden Sie alle benötigten Informationen für von Ihnen angestoßene Beleguploads, welche bestimmten Amazon-Bestellungen zugeordnet werden sollen. Neben Parametern wie dem Dokumententyp (in der Regel: "Invoice" für den Dokumententyp "Rechnung") und dem Upload-Datum ist insbesondere die Spalte "Upload erfolgt" von zentraler Bedeutung. Ist die darin dargestellte Checkbox mit einem Haken versehen, so war der Belegupload zu Amazon erfolgreich. Beachten Sie hierbei jedoch, dass die hochgeladene PDF-Rechnung anschließend noch durch Amazon geprüft und einer passenden Amazon-Bestellnummer zugeordnet werden muss. Erst wenn dieses Kriterium erfüllt ist, war der Rechnungsupload tatsächlich erfolgreich.

Checkliste für einen erfolgreichen Amazon-Rechnungsupload:

Alle in die myfactory eingehenden Amazon-Aufträge müssen zunächst zu Rechnungsbelegen weiterverarbeitet worden sein. Dies ist die Grundvoraussetzung, damit überhaupt Rechnungen von der Upload-Logik erkannt und zu Amazon übertragen werden können. Standardmäßig ermittelt der Belegupload derzeit nur referenzierte Belege für Bestellungen desselben Tages, d.h. im aktuellen Standard ist das Eingangsdatum eines von Amazon eingehenden Auftrags entscheidend. Der Auftrag, auf den eine Rechnung referenziert, muss daher dasselbe (heutige) Datum der Rechnung besitzen. Beispielsweise kann eine Rechnung von heute, welche auf einen Auftrag von gestern referenziert, derzeit nicht hochgeladen werden.

Außerdem wichtig:

Es muss eine Fibu-wirksame Belegart sein, damit ein Beleg für den Upload erkannt wird und infrage kommt.

Der Timer-Dienst muss aktiviert und korrekt konfiguriert sein (siehe auch Hilfekapitel Timer-Dienst).

Die PDF-Rechnungsdatei darf maximal 5 MB groß sein.

Die Rechnungsbeträge (Gesamtsumme und Gesamtsteuerbetrag) in dem hochzuladenden myfactory-Rechnungsbeleg müssen mit den bei Amazon hinterlegten Artikelpreisen genau übereinstimmen. Dies können Sie etwa dadurch erreichen, dass Sie die Grundlagenoption "Versandposition automatisch einfügen" ("Administration / Grundlagen / Verkauf“) deaktivieren. Relevant ist das z.B. für Artikel, welche im eigenen Amazon-Artikelbestand als versandkostenfrei deklariert sind. Weiterhin empfehlen wir Ihnen, für den Upload sämtliche Kundenrabatte im Kundenstamm zu deaktivieren (Option "Rabatte ausweisen" im Register "Kundendaten" auf "Nein" stellen).

Tipp: Massenhaft Aufträge in (Sofort-)Rechnungen umwandeln (für effizienteren Amazon-Rechnungsupload):

Unter "Verkauf / Kommissionierung / Lieferungen Erstellen" haben Sie die effiziente Möglichkeit, gleich mehrere von Amazon eingehende Aufträge parallel in Rechnungsbelege umzuwandeln. Dazu können Sie neben den allgemein bekannten Einschränkungsmöglichkeiten (siehe Hilfekapitel Lieferungen erstellen) auch auf die Belegherkunft "Amazon" filtern (welche Sie natürlich zuvor unter "Verkauf / Grundlagen / Belegherkünfte" konfiguriert und in den betreffenden Belegen hinterlegt haben).

Anschließend werden Ihnen alle eingehenden Auftragsbestätigungen mit der Belegherkunft "Amazon" angezeigt, welche Sie mit einem einzigen Klick auf die Schaltfläche [ Erstellen ] beispielsweise direkt zu einer Sofortrechnung weiterverarbeiten können.

Die Belegart "Sofortrechnung" gehört dabei zu den Fibu-wirksamen Belegarten, die durch die Upload-Logik der Schnittstelle erkannt und zu Amazon hochgeladen werden können.

Weitere Informationen zum Thema "Amazon-Schnittstelle":

Neue Amazon-Schnittstelle 2022 konfigurieren - Der Einrichtungsleitfaden