Nachverfolgungskennzeichen und Kategorien dienen beide zur Kennzeichnung von E-Mails. Im Kommunikations-Manager kann über den Hauptordner „Schnellzugriff“ und den Unterordnern „Nachverfolgung“ bzw. „Kategorien“ einfach auf die so gekennzeichneten E-Mails zugegriffen werden.
Dennoch unterscheiden sich Nachverfolgungskennzeichen und Kategorien in drei Punkten:

• Nachverfolgungskennzeichen sind unternehmensübergreifend und stehen somit allen Mitarbeitern zur Verfügung. Kategorien sind benutzerindividuell, d.h. jeder Anwender kann seine eigenen Kategorien anlegen.
• Jeder E-Mail kann nur ein Nachverfolgungskennzeichen zugeordnet werden, aber es können beliebig viele Kategorien zugewiesen werden.
• Nachverfolgungskennzeichen können mit der automatischen Anlage einer Aufgabe verknüpft werden. Diese Aufgabe ist dann Ihrerseits mit der E-Mail verknüpft.