Dieser Dialog dient der betriebsstättenübergreifenden Konfiguration der für die Übermittlung elektronischer Rechnungsbelege benötigten Parameter. Hierbei liegt der Fokus auf den maschinenlesbaren XML-Datenformaten ZUGFeRD und XRechnung. Zudem lassen sich spezifische ZUGFeRD-/ XRechnung-Informationsfelder konfigurieren und auf entsprechende Myfactory-Felder mappen.



In diesem Register definieren Sie globale Grundeinstellungen hinsichtlich der E-Rechnungsverwaltung in der Myfactory. Unter anderem legen Sie hier fest, ob generell E-Rechnungen möglich sein sollen und wenn ja, welches Datenformat dieses jeweils bekommen und ob weitere Dokumente integriert werden sollen.


Wenn Sie diesen Haken setzen, dann wird bei der PDF-Ausgabe elektronischer Rechnungsbelege (Download und Mail) im Hintergrund automatisch eine XML-Datei in den PDF-Rechnungsbeleg integriert (je nach Auswahl unter "Elektronische Rechnung Datenformat" ist das entweder eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-XML-Datei bzw. eine Datei im internationalen factur-x-Format). Die darin enthaltenen strukturierten Rechnungsinformationen lassen sich dann in das System des Rechnungsempfängers einlesen.


Wenn Sie die Einbettung von ZUGFeRD-XML-Dateien in PDF-Rechnungsbelege aktiviert haben, dann können Sie mit dieser Auswahlliste Ihre benötigte Version des ZUGFeRD-Rechnungsformats selektieren. Neben der bisher verfügbaren Version 1.0 unterstützt die myfactory auch die Versionen 2.0 und 2.1 der ZUGFeRD-Spezifikation. Letztere schreibt unter anderem den Nettopreis als verbindliche Preisinformation vor.

Mit der Version 2.1.1 unterstützt ZUGFeRD auch die verwaltungsspezifischen Anforderungen und Vorgaben der XRechnung in Deutschland (XRechnung-Profil). Wenn Sie also bevorzugt den ZUGFeRD-Standard verwenden und mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, dann können Sie Ihre elektronischen ZUGFeRD-Rechnungen als XRechnung-konforme XML-Dateien an die entsprechenden Behörden übermitteln und haben gleichzeitig die Möglichkeit, über die maschinenlesbare Form des XML-Schemas hinaus menschenlesbare PDF-Dokumente mit an die öffentliche Verwaltung zu übergeben (siehe auch Hilfekapitel E-Invoicing: So gelingt der automatisierte Austausch elektronischer Rechnungen mit der Myfactory).


Benötigen Sie hingegen ein internationales Rechnungsformat (z.B. für Frankreich oder die Schweiz), dann können Sie auf das Datenformat "factur-x 1.0 (EXTENDED)" zurückgreifen.

Wenn Sie generell keine PDF-Rechnung mit integrierter XML-Datei verschicken möchten, sondern lediglich die maschinenlesbare XML-Datei selbst als elektronisches Rechnungsformat (ggf. noch mit einem eingebetteten PDF-Dokument oder einem anderen Dateiformat; siehe Option "Dokumente in XRechnung einbinden") an einen Auftraggeber übermitteln wollen, dann wählen Sie bitte das Datenformat "XRechnung 2.0.1" anstelle der gängigen ZUGFeRD-Formate aus (siehe auch Hilfekapitel Die XRechnung: Korrekte Konfiguration in der myfactory sowie ).


Ist diese Checkbox gesetzt, so wird bei der Verwendung einer XRechnung als elektronisches Rechnungsformat automatisch ein rechnungsbegleitendes bzw. begründendes Dokument in die XML-Datei der XRechnung mit eingebunden (Weitere Informationen zum Format der XRechnung entnehmen Sie bitte dem Hilfekapitel >> Kunden; für grundsätzliche Informationen zum Format der elektronischen Rechnung konsultieren Sie bitte das Kapitel >> myfactory und ZUGFeRD: Automatisierter Austausch elektronischer Rechnungen).

Beispiel: Der öffentliche Auftraggeber, an den eine XRechnung adressiert werden soll, verlangt ein rechnungsbegleitendes PDF-Dokument. Darin soll als Nachweis zur Rechnungsfreigabe beispielsweise die Unterschrift des Chefs integriert sein.


Derzeit werden für die Einbettung in die XRechnung die folgenden Dateitypen bzw. Dateiformate unterstützt:

• PDF ("application/pdf")


• PNG ("image/png")


• JPEG ("image/jpeg")


• XLSX ("application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (*.xlsx)")


• CSV ("text/csv")

Diese Option lässt sich im Kundenstamm auf dem Register "Druckdaten" bei Bedarf auch kundenindividuell übersteuern.


Ist diese Checkbox gesetzt, so können Rechnungsversender - wie bei der oben beschriebenen XRechnung-Option - auch beim ZUGFeRD-Rechnungsformat in die PDF-Rechnung integrierte Belegdokumente als Anhang mit übertragen. Bei diesen in die jeweilige E-Rechnung eingebetteten Belegdokumenten kann es sich z.B. um eine weitere auf die aktuelle E-Rechnung bezogene Rechnung oder andere Referenzbelege handeln.

Anders als bei der Einbindung von Belegdokumenten in eine XRechnung wird das integrierte Belegdokument nicht in Form von Binärdaten in die in die PDF-Rechnung eingebettete XML-Datei eingebunden, sondern direkt im jeweiligen Dateiformat (JPG, PNG, PDF) in das PDF-Dokument integriert.



Hiermit haben Sie die Möglichkeit, den Namen Ihrer XRechnung-Dateien explizit zu konfigurieren. Über den Platzhalter $1 können Sie beispielsweise variabel die Belegnummer als Dateiname hinterlegen.


Wenn Sie elektronische Rechnungen im Rahmen von Verträgen versenden möchten (z.B. Miet-, Support- oder Lizenzrechnungen), dann wird mit dieser gesetzten Option automatisch der jeweils bei der Vertragsgenerierung definierte Abrechnungszeitraum herangezogen und für die Übermittlung in die elektronische Rechnung eingetragen. (Für detaillierte Informationen zur Vertragsgenerierung ziehen Sie bitte den Hilfebereich Vertragsverwaltung heran.)


In diesem Eingabefeld können Sie für die öffentliche Einrichtung, der Sie Ihre XRechnung zukommen lassen möchten, zusätzliche rechtliche Informationen zu Ihrem Unternehmen hinterlegen, um diese in die zu übermittelnde XRechnung einzubetten. Dies können beispielsweise Informationen zu Ihrem Geschäftsführer, Ihrer Handelsregisternummer oder dem für Sie zuständigen Amtsgericht sein.


Dieses Register dient dazu, E-Rechnungspflichtfelder aus XRechnung- und ZUGFeRD/factur-x-Dateien global auf entsprechende Myfactory-Felder abzubilden. Aktuell können Sie festlegen, auf welchem elektronischen Weg die E-Rechnungskommunikation für Verkäufer (E-Rechnungspflichtfeld BT-34) und Käufer (E-Rechnungspflichtfeld BT-49) erfolgen soll. Hintergrund ist hier, dass in vielen E-Rechnungsprozessen (z.B. nach Peppol-Standard) angegeben werden muss, unter welcher Adresse resp. ID oder Nummer ein Rechnungssteller bzw. Rechnungsempfänger erreichbar ist.

Über die hier hinterlegte Konfiguration wird im Falle des Verkäufers/ Lieferanten gesteuert, ob beispielsweise eine E-Mail-Adresse, eine GLN- resp. DUNS-Nummer oder die EU-USt.-ID des Lieferanten als Übertragungsadresse in die generierte E-Rechnung übernommen werden soll. Für den XRechnung-Empfänger bzw. Käufer steht als zu übernehmendes Feld zusätzlich noch die Leitweg-ID zur Auswahl (Weitere Informationen zu diesen E-Rechnung-Pflichtfeldern finden sich hier).






Weitere Informationen zu den am häufigsten gestellten Fragen rund um das Thema "E-Rechnung":
E-Rechnung (ZUGFeRD/ XRechnung): Welche Myfactory-Daten kommen in welche Informationsfelder?
E-Rechnung: Die häufigsten Fehlermeldungen
Die XRechnung: Korrekte Konfiguration in der myfactory

Ein ausführliches Schulungsvideo zum Thema "E-Rechnung" findet sich hier:
E-Invoicing - So einfach nutzen Sie E-Rechnungen mit der Myfactory