Warenbestände und Wareneinsatz können automatisch gebucht werden. Dabei wird beim Einkauf der Zugang als Warenbestand gebucht, bei einem Verkauf wird automatisch von dem jeweiligen Bestandskonto auf ein Aufwandskonto gebucht.

Dieses Verhalten kann artikelabhängig eingestellt werden.

Vom Ablauf her werden immer mindestens zwei Buchungen erzeugt:

1. Hier wird zunächst die Standardbuchungsschablone für Einkaufsbelege herangezogen, unabhängig davon, ob für diesen Artikel eine Warenbestandsbuchung erfolgen soll oder nicht. Als Aufwandskonto wird das Konto aus „Kontenzuordnung Einkauf“ für den jeweiligen Steuerschlüssel herangezogen. Z. B. 3400 Wareneingang an Kreditor.
2. Soll für diesen Artikel eine Warenbestandsbuchung erfolgen, greift die myfactory auf die „Buchungsschablone Zugang“ zu und setzt entweder das Konto für „Warenbestand“ aus dem Artikelstamm oder aus der Übergabekonfiguration ein. Z. B. 3980 Bestand Waren an 3400 Wareneingang.

1. Hier wird zunächst die übliche Erlösbuchung durchgeführt
2. Als zweite Buchung wird nun gemäß der „Buchungsschablone Abgang“ eine Umbuchung von dem Konto „Warenbestand“ auf das Konto „Wareneinsatz“ durchgeführt. Die Konten werden entweder aus dem Artikelstamm gezogen oder die Standardkonten der „Übergabekonfiguration“ verwendet.