Für die korrekte Erstellung bzw. Erfassung von Anzahlungs- und Schlussrechnungen können Sie hier zum einen den gewünschten Artikel hinterlegen, der standardmäßig für Anzahlungen (oder Vorkasserechnungen) herangezogen werden soll und den eigentlichen Artikel somit als Anzahlungsartikel (oder Vorkasseartikel) ausweist. Zum anderen lassen sich in diesem Dialog Texte eintragen, die dann auf der Schlussrechnung aufgeführt werden sollen. Die gewünschten Texte, welche auf Ihren Belegen erscheinen sollen, können Sie mithilfe von Variablen bzw. Platzhaltern in die Textfelder eintragen.



Ebenso ist es in dieser Konfiguration möglich festzulegen, wie mit stornierten Schlussrechnungen und wie mit Anzahlungen in Teilrechnungen umgegangen werden soll (siehe Checkbox-Beschreibungen unten).



Bei dem hier jeweils einzutragenden Anzahlungs- respektive Vorkasseartikel sollte es sich um einen Artikel vom Artikeltyp "Artikel ohne Bestandsführung" handeln.


Mit dieser Checkbox legen Sie fest, ob Sie nach dem Stornieren einer Schlussrechnung aus dem zugehörigen Verkaufsvorgang erneut eine Schlussrechnung erstellen können oder nicht.

Ist die Checkbox aktiviert, so können Sie eine bereits erstellte, fehlerhafte Schlussrechnung mit einer Stornorechnung stornieren. Anschließend können Sie aus dem bestehenden Verkaufsvorgang eine neue Schlussrechnung erzeugen. Die stornierte Schlussrechnung muss dazu weder gelöscht noch manuell korrigiert werden. Dies ist beispielsweise dann von Vorteil, wenn eine manuelle Bearbeitung bzw. Korrektur der Schlussrechnung aufgrund einer abgeschlossenen Periode nicht mehr möglich ist.

Ist die Checkbox deaktiviert, dann kann nach dem Stornieren einer Schlussrechnung keine weitere Schlussrechnung aus demselben Verkaufsvorgang erzeugt werden. Das System weist in diesem Fall darauf hin, dass bereits eine Schlussrechnung vorhanden ist.




Geleistete Anzahlungen können mit dieser Option nicht nur in einer Schlussrechnung, sondern auch schrittweise in Teilrechnungen berücksichtigt werden. Dadurch lässt sich eine Anzahlung auf mehrere Teilrechnungen aufteilen. Möchten Sie also, dass Anzahlungen Ihrer Kunden grundsätzlich auch in Teilrechnungen berücksichtigt werden, dann setzen Sie bitte diese Checkbox.
Wenn Sie dann eine Teilrechnung zu einem Auftrag mit einer geleisteten Anzahlung erstellen, so wird in dieser Teilrechnung eine gesonderte Anzahlungsposition eingefügt. Über diese Position wird die Anzahlung auf den Rechnungsbetrag angerechnet.

Als Anzahlungsbetrag wird automatisch der noch verfügbare Betrag der Anzahlung vorgeschlagen. Der vorgeschlagene Betrag ist dabei auf die Höhe der Teilrechnung begrenzt. Auf diese Weise kann durch den Abzug der Anzahlung kein negativer Rechnungsbetrag entstehen. Dies reduziert das Risiko von Überzahlungen und nachträglichen Korrekturbuchungen. Sie können den Betrag der Anzahlungsposition direkt in der Teilrechnung verringern. Eine Erhöhung ist nur bis zur Höhe des Teilrechnungsbetrags möglich.

Wird die Anzahlung in einer Teilrechnung nicht vollständig verwendet, bleibt der nicht angerechnete Betrag erhalten. Dieser kann in weiteren Teilrechnungen berücksichtigt werden. Der nach den Teilrechnungen noch verfügbare Anzahlungsbetrag wird abschließend in der Schlussrechnung verrechnet. Eine Anzahlung kann somit schrittweise verwendet werden, bis der vollständige Anzahlungsbetrag aufgebraucht ist.





Der Textausweis bei Schlussrechnungen bestimmt, ob die darunter definierten Texte als Positions- oder als Fußtexte erscheinen sollen.

Dabei können Sie zusätzlich entscheiden, wann die Texte eingetragen werden sollen:

"...beim Generieren" bedeutet: Sobald der Beleg erstellt wurde, werden die Texte erzeugt und in den Beleg eingetragen. Sie sehen also direkt die Texte mit den ersetzten Variablen. Der Nachteil hierbei ist jedoch, dass sich der Text nicht mitändert, wenn Sie die Positionswerte entsprechend anpassen.

"...beim Drucken" erzeugt die Texte erst im Zuge der Druckausgabe, in der Belegerfassung sehen Sie diese also nicht. Wenn Sie jedoch in dem Fall den Positionsbetrag ändern, wird auch die Druckausgabe entsprechend angepasst.


Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, anhand von entsprechenden Platzhaltern auch einen Artikeltext einzutragen, der nähere Informationen zum Anzahlungsartikel auf der Anzahlungsrechnung bereithält (z.B. Artikelnummer oder Zolltarifnummer).

Gesamt-Text:
Folgende Platzhalter sind möglich:
$1 - Netto
$2 - Brutto
$3 - Steuer
$4 - Währung

Anzahlungstext-Text:
Folgende Platzhalter sind möglich:
$1 - Netto
$2 - Brutto
$3 - Steuer
$4 - Währung
$5 - Steuersatz
$6 - Nummer der Anzahlung
$7 - Datum der Anzahlungsrechnung

Rest-Text:
Folgende Platzhalter sind möglich:
$1 - Netto
$2 - Brutto
$3 - Steuer
$4 - Währung

Artikeltext in Anzahlungsrechnung:
Folgende Platzhalter sind möglich:
$1 - Artikel-Nummer
$2 - Artikel-Bezeichnung
$3 - Zolltarif-Nummer
$4 - Menge/Einheit
| - Trennzeichen, damit Wert rechts davon vollständig ausgegeben wird


Weitere Informationen zum Thema "Anzahlungs- und Schlussrechnung" finden Sie im entsprechenden How-To-Kapitel:
Anzahlungs-/Vorkasse- und Schlussrechnung.

Darüber hinaus gibt es ein Schulungstutorial, das dieses Thema in aller Ausführlichkeit behandelt:
Anzahlungs- und Schlussrechnungen-Tutorial - Grundlagen