Die in diesem Dialog zu erstellenden Zeitkontingenttypen bilden in Kombination mit einem bestimmten Kunden ein individuelles Zeitkontingent. Jeder Kontingenttyp benötigt einen eigens zu definierenden Artikel. Es können sowohl einmalige als auch wiederkehrende Kontingentpakete erzeugt werden. Ebenso kann hier festgelegt werden, welche myfactory-Zeiterfassungen auf einen Kontingenttyp zugreifen und ihn verbrauchen dürfen.



Vergeben Sie hier bitte einen sinnvollen Namen für ein Zeitkontingent, damit Sie dieses für den Verkauf an den Kunden eindeutig zuordnen können. So lassen sich hier beispielsweise Informationen darüber festhalten, ob ein Kontingent verfällt oder nicht oder ob es aufladbar ist oder nicht. Ebenso lässt sich mit der Bezeichnung die Anzahl der zu verbrauchenden Stunden dokumentieren.


Hier können Sie einen Artikel hinterlegen, der sich mit einem Zeitkontingenttypen verknüpfen lässt. Jeder Kontingenttyp erfordert einen eigens zugeordneten Artikel mit individueller Artikelnummer, d.h. jedem Kontingenttyp muss ein anderer Artikel zugeordnet werden. Als Artikeltyp hinterlegen Sie im Artikelstamm bitte wahlweise einen Dienstleistungsartikel oder einen Artikel ohne Bestandsführung. Damit vermeiden Sie das Auftreten von Lagerproblemen.

Wenn Sie den hier hinterlegten Artikel über eine Rechnung verkaufen, dann wird automatisch der mit diesem Artikel verknüpfte Kontingenttyp für den Kunden im Bereich "Zeitkontingente" angelegt oder aufgeladen (sofern schon vorhanden).




In diesem Feld können Sie angeben, wie viele Stunden ein Zeitkontingent für den Kunden umfassen soll. Es können aktuell ausschließlich Stundenkontingente vergeben werden. Anders als bei der in der Verkaufsbelegerfassung zu hinterlegenden Menge ist es hier jedoch möglich, beispielsweise auch ein Kontingent über 7,5 Stunden zu vergeben.


Anhand dieser Auswahlliste ist zunächst grundsätzlich zu unterscheiden, ob Sie ein einmaliges Kontingentpaket schnüren möchten (Kein) oder ob ein in bestimmten Intervallen wiederkehrendes Stundenguthaben definiert werden soll.

Wenn Sie kein Intervall festlegen, dann lässt sich das zugrunde liegende Kontingent beliebig lange nutzen und sukzessive aufbrauchen. Somit verfällt das Paket auch nicht (es sei denn, Sie geben im "Zeitkontingente"-Dialog ein maximales Gültigkeitsdatum an). Sie können ein Kontingent jedoch auch ohne zeitliches Intervall aufladen (entweder manuell über den Dialog "Zeitkontingente" oder über einen einmaligen Artikelverkauf; siehe Checkbox unten).

Entscheiden Sie sich hingegen für ein definiertes Zeitintervall, so können Sie mit dem jeweils gewählten Intervall ein Stundenkontingent automatisch (und ohne Verkaufsbeleg) aufladen. Ein Zeitkontingent mit monatlichem Intervall kann sich beispielsweise zu jedem Monatsbeginn (z.B. am 01.09., am 01.10. etc.) automatisch neu aufladen. Unabhängig von der gewählten Zeitspanne (diese reicht von täglich bis jährlich wiederkehrenden Intervallen) können intervallbezogene Kontingentpakete auch verfallen, sofern Sie dies konfiguriert haben. Eine intervallgesteuerte Aufladung von Stundenkontingenten kann z.B. dann genutzt werden, wenn Sie kostenlose Kontingente vergeben möchten bzw. entsprechende Pauschalen mit einem Kunden vereinbart haben.


Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, dann wird ein noch bestehendes Reststundenkontingent mit Beginn eines neuen (z.B. monatlichen) Intervalls nicht mit übernommen, sondern zum Intervallsende automatisch gelöscht bzw. abgezogen. Zum nächsten Intervallbeginn wird das betreffende Kontingent also wieder auf 0 gesetzt und ggf. neu aufgeladen.

Ist diese Checkbox nicht gesetzt, dann werden bestehende Reststunden automatisch in den neuen Intervallzeitraum übertragen und dem neu aufgeladenen Stundenkontingent zusätzlich gutgeschrieben.

Beispiel: Sie vergeben ein Kontingent mit monatlichem Intervall und 20 Inklusivstunden. Aus dem alten Monatskontingent sind noch 4 nicht abgerufene Stunden übrig. Ohne gesetzte Checkbox werden diese 4 Reststunden in den neuen Monat übertragen, sodass dem Kunden insgesamt 24 Kontingentstunden zur Verfügung stehen.

Wenn Sie ein einmaliges Kontingent (also ohne Intervallbezug) vergeben möchten, dann ist diese Checkbox ausgegraut. Da es kein Intervall gibt, müssen Sie am Monatsende auch nicht festlegen, ob verbleibende Restkontingentstunden verfallen sollen oder nicht.


Ist diese Checkbox gesetzt, dann wird ein (intervallgesteuertes) Kontingent nicht automatisch zum Intervallbeginn aufgeladen, sondern benötigt den Verkauf eines definierten und beim Zeitkontingenttyp hinterlegten Artikels. Das Kontingent wird durch das Erstellen des zugehörigen Rechnungsbelegs nicht neu angelegt, sondern es wird ein bestehendes Kontingent mit der Anzahl der im Kontingenttyp definierten Stunden durch den Artikelverkauf aufgeladen, d.h. besteht bereits ein (unverbrauchtes) Kontingent mit 20 Stunden und wird dieses Kontingent nochmals als Artikel in einem Rechnungsbeleg verkauft, dann werden 20 Stunden hinzuaddiert. Der Kunde verfügt dann über ein Zeitkontingent von 40 Stunden.



Ist die Checkbox nicht gesetzt, dann wird ein intervallabhängiges Kontingent automatisch zum jeweiligen Intervallbeginn aufgeladen, ohne dass ein Rechnungsbeleg generiert wird bzw. generiert werden muss. In diesem Fall wird auch für ein bestehendes Kontingent jedes Mal ein neuer Eintrag im "Zeitkontingente"-Dialog erzeugt. Für das obige Beispiel bedeutet dies, dass für dasselbe Kontingent (mit demselben zugrunde liegenden Kontingenttypen) zwei Einträge à 20 Stunden erzeugt werden.


Mit diesen drei Checkboxen bestimmen Sie jeweils, welche der in der myfactory zur Verfügung stehenden Zeiterfassungen auf das ausgewählte Kontingent zugreifen kann. Somit legen Sie also auch fest, welche Zeiterfassungsart das Kontingent aufbrauchen darf. Im Dialog "Zeitkontingente" können Sie unter "Ausstehend" einsehen, für welche Zeiterfassungsart wie viele Stunden aus dem Kontingent herangezogen (aber noch nicht abgerechnet) wurden. Dies ist beispielsweise dann praktisch, wenn Sie Ihre Stundenkontingente mit mehr als einer Zeiterfassungsart verknüpfen.

Anwendungsbeispiel: Wenn Sie mit Ihrem Kunden einen Support-Vertrag vereinbart haben, dann darf ausschließlich die Support-Zeiterfassung auf das ausgewählte Kontingent zugreifen. Dementsprechend dürfen auch nur Support-Zeiten über das betreffende Kontingent abgerechnet werden. In diesem Fall würden beispielsweise Projektzeiterfassungen über herkömmliche Rechnungen abgerechnet werden.


Diese Option betrifft z.B. Belegpositionen in Serviceberichten. Ist sie gesetzt, dann werden auch die in Serviceberichten auf dem Tablet erfassten Zeiten für Belegpositionen in der Kundenzeitabrechnung herangezogen und von einem ggf. vorhandenen Stundenkontingent abgezogen.

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