Wenn Sie mit myfactory.FMS arbeiten, muss dies hier natürlich eingestellt werden. Je nach Auswahl in diesem Feld, werden Ihnen andere Optionen angeboten, die speziell auf die jeweilige Übergabe angepasst sind. Diese Beschreibung bezieht sich ausschließlich auf die Übergabe in das myfactory.FMS.


Kommt es bei der Übergabe zu schwerwiegenden Warnungen z. B. doppelte Belegnummer, können Sie hier einen Benutzer hinterlegen, der per Aufgabe auf diesen Sachverhalt hingewiesen wird.


Diese Option steht im Zusammenhang mit dem Dialog „Kontenzuordnung“. Wird kein Erlöscode bzw. Eingangscode übergeben und in der Kontenzuordnung ist aber ein „variables Konto“ definiert, wird auf das hinterlegte Standardkonto zurückgegriffen. Andernfalls werden die variablen mit 0 aufgefüllt.


Arbeiten Sie mit mehreren Betriebsstätten, werden die Buchungen üblicherweise der Betriebsstätte zugeordnet, in der sie erzeugt wurden. Wird die Buchhaltung aber zentral in einer anderen Betriebsstätte geführt, so ist diese hier einzutragen. Alle Buchungen werden dann in dieser Betriebsstätte gebucht.


Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass bei der FMS-Übergabe in eine andere Betriebsstätte die Kontenzuordnung der aktuellen Betriebsstätte verwendet wird. Diese Option sollten Sie nur bei Nutzung von betriebsstättenübergreifenden Kontenrahmen aktivieren. Nur dann kann eine korrekte Zuordnung gewährleistet werden.


Ist diese Option gesetzt, so wird bei aktivierter Kostenrechnung automatisch die Sammelkostenstelle aus der Kostenrechnungskonfiguration (siehe Kapitel Konfiguration) hinterlegt, wenn die Myfactory feststellt, dass im entsprechenden Feld keine Information zur Kostenstelle eingetragen ist.


Ist diese Option gesetzt, so wird bei aktivierter Kostenrechnung automatisch der Sammelkostenträger aus der Kostenrechnungskonfiguration (siehe Kapitel Konfiguration) hinterlegt, wenn die Myfactory feststellt, dass im entsprechenden Feld keine Information zum Kostenträger eingetragen ist.


Ist diese Option nicht gesetzt, dann wird standardmäßig eine einzige Buchungssitzung pro Tag angelegt. Möchten Sie hier flexibler sein und mit jedem Übergabelauf eine neue Buchungssitzung anlegen, dann aktivieren Sie bitte diese Option.


Diese Option dient der Übersichtlichkeit in Ihrer Finanzbuchhaltung. Möchten Sie Ihre Einkaufs- und Verkaufsrechnungen stets auseinanderhalten können, dann setzen Sie bitte diese Checkbox, um jeweils separate Buchungssitzungen zu erhalten.



Hier steht Ihnen die "Stapelübergabe" oder die "Direkte Übergabe" zur Verfügung. Bei der Stapelübergabe werden alle Verkaufs- bzw. Einkaufsbelege in einem Übergabestapel gesammelt und die Übergabe muss manuell „angestoßen“ werden. Bei der direkten Übergabe erfolgt die Verbuchung sobald bei einer Rechnung auf „Verarbeiten“ geklickt wurden. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Sind Rechnungen nachträglich zu ändern, müssen diese bei der direkten Übergabe zunächst wieder zurückgesetzt werden. Allerdings ist somit auch gewährleistet, dass Ihre Offenen Posten immer aktuell sind.


Wählen Sie hier das Buchungsjournal aus, in das die Buchungen geschrieben werden sollen.


Wählen Sie die Buchungsschablone aus, die bei Rechnungen (Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen) verwendet werden soll.


Wählen Sie hier die Buchungsschablone aus, die für Gutschriften verwendet werden soll.




Ist diese Eingabe leer, wird immer der Buchungstext der jeweiligen Schablone verwendet. Über die Variablen können Sie individuelle Buchungstexte übergeben, z.B. Rechnung Müller RG012002. Die Variablen im Einzelnen:

$1: Belegart, also Rechnungsausgang, Rechnungseingang, Gutschrift, etc.
$2: Belegnummer. Diese Angabe kann im Einkaufsbereich zusammen mit der Option „Ihre Belegnummer als OP-Nummer“ sinnvoll sein, die Variable übergibt dann die Myfactory-interne Nummer bei Rechnungseingängen, wohingegen der OP mit der Nummer des Lieferanten erzeugt wird.
$3: Kundennummer
$4: Beleg-Kurzbezeichnung
$5: Betreff
$6: Ihr Beleg
$7: Referenz
$8: Kurzbezeichnung
$9: Zusatz
$10: Projektnummer aus dem Beleg
$11: Zahlungsreferenz



Ist diese Option gesetzt, werden Gutschriften – auch wenn Sie von einer bestehenden Rechnung erzeugt wurden – als neuer OP angelegt. Andernfalls wird die Gutschrift der OP-Nummer der ursprünglichen Rechnung zugeordnet.


Wenn Sie diese Option setzen, erhalten Stornorechnungen bei der Übergabe an die FMS stets eine eigene OP-Nummer. Ist diese Option nicht gesetzt, wird die Stornorechnung der OP-Nummer der ursprünglichen Rechnung zugeordnet.

Hintergrund: Es geht um einen Kunden, der alle OPs an eine Factoring-Gesellschaft weitergibt. Sobald die Bestätigung über die Bezahlung kommt, werden die OPs in Myfactory ausgeglichen. Alle Korrektur-OPs, die zwischenzeitlich aus Gutschriften oder Stornos resultieren, müssen für den Factoring-Abgleich in der OP-Liste als separate OPs auftauchen. Daher wäre für diesen Kunden eine zusätzliche Option für Stornorechnungen sehr wichtig.


Ist diese Option aktiv, wird bei einer Barverkaufsrechnung auch direkt auf das in der Inkassoart angegebene Konto ein Zahlungseingang gebucht. Der OP wird angelegt und direkt ausgeglichen.



Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen über myfactory erfassen, erhalten diese Belege eine myfactory interne Nummer (z. B. RE0120001). Diese Nummer wird auch für die Anlage des OPs verwendet. Dies macht die Kommunikation mit dem Lieferanten komplizierter. Daher haben Sie hier die Möglichkeit die bei der Einkaufsbelegerfassung eingetragenen Nummer im Feld "Ihre Belegnummer" als OP-Nummer zu verwenden.


Die Fremdbelegnummer des Einkaufbelegs wird in das Feld Belegnr 1 der Buchungserfassung eingetragen.


Ist diese Checkbox gesetzt, so wird das Belegdatum des Lieferanten aus der Einkaufsbelegerfassung als Belegdatum für die in die FMS übergebene Buchung herangezogen.

Hintergrund: Gegebenenfalls hilft Ihnen das herkömmliche Buchungsdatum nicht weiter, wenn Sie sehr viele Lieferantenrechnungen verbuchen müssen. Ist es beispielsweise notwendig, dass Sie eine Lieferantenrechnung in die Folgeperiode buchen müssen (da der Beleg ohne Ihr Verschulden z.B. verspätet eingegangen ist), so wird empfohlen, das Belegdatum des Lieferanten heranzuziehen.


In diesem Block können Sie festlegen, ob die myfactory automatisch Wareneinsatzbuchungen erzeugen soll. Ist dies der Fall, wird zunächst das Aufwandskonto gemäß den Übergabeinstellungen bebucht. Automatisch wird dann eine Umbuchung vom Aufwandskonto auf ein Bestandskonto erzeugt. Wird ein solcher Artikel verkauft, erfolgt neben der Erlösbuchung automatisch die Umbuchung vom Bilanzkonto auf das Wareneinsatzkonto.


Hier haben Sie die Auswahl zwischen:

Nie: Es werden keine Wareneinsatzbuchungen vom Programm erzeugt
Immer: Es werden für alle Einkaufsbelege Wareneinsatzbuchungen erzeugt
Artikelspezifisch: In Abhängigkeit von der Einstellung beim Artikel werden Wareneinsatzbuchungen erzeugt.


Ist diese Option gesetzt, erfolgt die Wareneinsatzbuchung separat für jede Position und wird nicht über den Beleg zusammengefasst.


Tragen Sie hier die Buchungsschablone ein, die für die Wareneingangsbuchung verwendet werden soll. Üblicherweise „Bilanzkonto an Aufwandskonto“.


Wird ein Wareneingang gutgeschrieben, muss auch die Warenbestandsbuchung korrigiert werden. Hier legen Sie die Buchungsschablone für diesen Fall fest. Üblicherweise „Aufwandskonto an Bilanzkonto“.


Hier tragen Sie die Buchungsschablone für den Warenabgang ein. Üblicherweise „Aufwandskonto an Bilanzkonto“.


Wurde beim Artikel selbst kein Warenbestandskonto eingetragen, wird das hier eingetragene Konto verwendet.


Wurde beim Artikel selbst kein Wareneinsatzkonto eingetragen, wird das hier eingetragene Konto verwendet.


Sofern bei einem Artikel im Artikelstamm kein Bestandsveränderungskonto hinterlegt ist, wird das hier eingetragene Konto herangezogen.


Ist diese Option gesetzt, dann erfolgt eine Bestandsbuchung bei der FMS-Übergabe eines Einkaufsbelegs nicht über das angegebene Aufwands- bzw. Wareneinkaufskonto (Bestand an Aufwand), sondern über ein eingetragenes Bestandsveränderungskonto (Bestand an Bestandsveränderung). Das bedeutet, das Aufwandskonto wird in diesem Fall nicht entlastet und Sie können sich in der Gewinn- und Verlustrechnung einen Überblick über Ihre Waren- bzw. Materialeinkäufe verschaffen.

Dazu ist das Bestandsveränderungskonto beim Artikel zu hinterlegen. Ist im Artikelstamm kein Bestandsveränderungskonto angegeben, so wird das hier hinterlegte Standardkonto herangezogen.


Sie können für die automatische Warenbestandszugangsbuchung den Buchungstext der Buchungsschablone übersteuern. Neben festen Texten können Sie die folgenden Variablen verwenden:

$1: Belegart (z. B. Rechnungseingang)
$2: Belegnummer
$3: Kreditorennummer
$4: Beleg-Kurzbezeichnung
$5: Artikelnummer
$6: Kurzbezeichnung Artikel


Sie können für die automatische Warenbestandsabgangsbuchung den Buchungstext der Buchungsschablone übersteuern. Neben festen Texten können Sie die folgenden Variablen verwenden:

$1: Belegart (z. B. Rechnungsausgang)
$2: Belegnummer
$3: Debitorennummer
$4: Beleg-Kurzbezeichnung
$5: Artikelnummer
$6: Kurzbezeichnung Artikel


Hierüber können Sie für Wareneinsatz- bzw. -abgangsbuchungen eine individuelle Artikelbewertung vornehmen und damit den internen Wert bzw. den Artikeleinzelwert, den Sie in den Artikelpositionsdetails eines übergebenen Verkaufsbeleges vorfinden, übersteuern. Dies erreichen Sie, indem Sie speziell für die Wareneinsatzbuchung einen eigenen Basiswert für die Rohpreisermittlung definieren. Dadurch wird der reguläre EK-Wert im Artikelstamm überschrieben.


Der Basiswert für die Rohpreisermittlung ist im Artikelstamm auf "Kalkulatorischer EK" eingestellt. Dieser könnte neben dem eigentlichen Warenwert z.B. auch Transport- und Logistikkosten enthalten.

Möchten Sie statt der gesamten Einkaufskosten jedoch nur den Warenwert an sich berücksichtigen, so müssten Sie beispielsweise den "durchschnittlichen EK" als "Basis Roherlösermittlung" festlegen. Das lässt sich für eine übergebene Ausgangsrechnung mit Wareneinsatzbuchung über diesen Auswahldialog
bewerkstelligen. Der entsprechende Wert im Artikelstamm kann somit unverändert bleiben.


Nähere Informationen zum Thema "Artikelbewertung" finden Sie im entsprechenden Hilfekapitel Artikelbewertung


Wenn Sie mit Wareneinsatzbuchungen arbeiten und auf einer Belegposition einen internen Wert von 0 haben, dann werden solche Rechnungen bei gesetzter Checkbox nicht an die FMS übergeben. Stattdessen wird im Übergabeprotokoll eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.