In diesem Dialog können Sie als Personalsachbearbeiter sogenannte Fehlzeitentypen konfigurieren, die kontextabhängig die Art der Abwesenheit eines Mitarbeiters bestimmen. Beispiele für Fehlzeitentypen sind Erholungsurlaub oder Sonderurlaub. Die korrekte Konfiguration der Fehlzeitentypen ist Voraussetzung dafür, dass Ihre Mitarbeiter später in der Lage sind, mithilfe des Abwesenheitsplaners die auf sie zutreffende Form der Abwesenheit zu beantragen.

Anwendungsbeispiele: Verschiedene Fehlzeitentypen konfigurieren
Urlaub
Sonderurlaub
Urlaubsausfall wegen Krankheit
Überstundenausgleich
Neue Aufgabe für Fehlzeitentypen festlegen

Zur Konfiguration der Fehlzeitentypen gelangen Sie, wenn Sie im Hauptmenübaum das „Personal- bzw. HRM-Modul“ (1) anwählen. Anschließend wechseln Sie in das Untermenü „Grundlagen“ (2) und von dort zum Unterpunkt „Abwesenheitsplanung“ (3). Hier klicken Sie dann den ersten der beiden Dialogeinträge an (4).



In der unteren Hälfte des zweigeteilten Dialogs können Sie über die Schaltfläche [ Neu ] Fehlzeitentypen hinzufügen. Mit einem Klick darauf gelangen Sie automatisch in die Eingabemaske „Bezeichnung“, die als erster Punkt dem Register „Grundlagen“ zugeordnet ist.



Im Allgemeinen lassen sich vier grundlegende Fehlzeitentypen unterscheiden und konfigurieren. Den Normalfall stellt dabei der Fehlzeitentyp „Urlaub“ dar, der sich unter der entsprechenden frei wählbaren Bezeichnung (1) eintragen lässt. In der zweiten Dialogzeile (2) können Sie im Selektionsfeld „Typ“ definieren, ob die zu beantragende Abwesenheit dem Gesamturlaubsanspruch hinzuzurechnen oder abzuziehen ist. Für den Anwendungsfall „Normaler Urlaub“ wählen Sie „Von Gesamturlaub abziehen“. Die dritte Zeile (3) verfügt über eine Checkbox, mit der Sie festlegen, ob es sich bei dem fraglichen Fehlzeitentyp um Sonderurlaub handelt. In diesem Fall müssen Sie keinen Haken setzen. Mit der letzten Zeile (4) bestimmen Sie, ob für den betreffenden Fehlzeitentyp eine Vertretung eingesetzt werden soll. Hiernach schließen Sie die Konfiguration des Fehlzeitentyps mit Klick auf die Schaltfläche [ Speichern ] (5) ab, welche Sie in der rechten unteren Ecke des Dialogs finden. In der oberen Hälfte des Dialogs wird anschließend der soeben konfigurierte Fehlzeitentyp samt den gewählten Parametern angezeigt.



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Den Fall, dass Mitarbeiter während ihrer Abwesenheit krank werden und infolgedessen ihren gesetzlichen Urlaubsanspruch nicht wahrnehmen können, decken sie mit einem Fehlzeitentyp ab, der sich in der entsprechenden Eingabemaske beispielsweise als „Urlaubsausfall wegen Krankheit“ bezeichnen lässt. Von Bedeutung ist für diesen Anwendungsfall vor allem die Auswahl des korrekten Parameters im Selektionsfeld „Typ“. Um einem Mitarbeiter die durch Krankheit entstandenen Urlaubstage später gutschreiben zu können, wählen Sie hier den Punkt „Zu Gesamturlaub hinzurechnen“ aus und betätigen anschließend die Schaltfläche [ Speichern ].



Eine Besonderheit stellt der Fehlzeitentyp „Sonderurlaub“ dar. Ist dieser korrekt konfiguriert, werden im Normalfall keine Urlaubstage abgezogen. Allerdings besteht hier prinzipiell die Möglichkeit, dem regulären Urlaubskonto anfallenden Sonderurlaub gutzuschreiben. Daher lassen sich grundsätzlich zwei Anwendungsszenarien unterscheiden.


Bei diesem Fehlzeitentyp müssen Ihre Mitarbeiter, zum Beispiel für die Geburt eines Kindes, einen separaten Sonderurlaubsantrag erstellen. Das reguläre Urlaubskonto wird dadurch nicht belastet. Um diesen Fehlzeitentyp korrekt zu konfigurieren, müssen Sie zum einen die Checkbox "Sonderurlaub“ anhaken und zum anderen das Selektionsfeld „Typ“ zwingend leer lassen. Andernfalls werden fälschlicherweise Urlaubstage abgezogen oder hinzugerechnet.




In diesem Fall kann Ihr Mitarbeiter über das System einen herkömmlichen Urlaubsantrag stellen (Abwesenheit beantragen). Der Personalsachbearbeiter schreibt die abgezogenen Urlaubstage im Nachgang wieder gut. Im Selektionsfeld "Typ“ muss dafür allerdings die Option "Zu Gesamturlaub hinzurechnen“ ausgewählt sein. Zudem sollten Sie auch in diesem Szenario die Checkbox "Sonderurlaub“ setzen.



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Einen weiteren Sonderfall bildet der Fehlzeitentyp "Überstundenausgleich“. Auch hier lassen sich zwei Anwendungsfälle unterscheiden. Für beide Fälle wird ein bestehendes separates Überstundenkonto Ihrerseits vorausgesetzt.





Die Konfiguration dieses Fehlzeitentyps setzt voraus, dass die Angestellten jeweils gesonderte Anträge für den regulären Urlaub sowie für den Abbau von Überstunden stellen. Normale Urlaubstage werden dabei nicht mit angefallenen Überstunden verrechnet. Das bedeutet, Sie können dem Urlaubskonto auch keine Überstunden gutschreiben. Voraussetzung für die Erzeugung eines solchen Fehlzeitentyps ist ein blankes Selektionsfeld „Typ“. Dadurch wird sichergestellt, dass nicht unberechtigterweise reguläre Urlaubstage abgezogen bzw. gutgeschrieben werden. Außerdem sollten Sie generell darauf achten, dass die Checkbox „Sonderurlaub“ deaktiviert bleibt, um den entsprechenden Fehlzeitentyp nicht mit dem hier beschriebenen Fehlzeitentyp „Überstundenabbau“ zu verwechseln.




Für diesen Anwendungsfall müssen Ihre Mitarbeiter lediglich einen einzigen regulären Urlaubsantrag über das System stellen. Angefallene Überstunden können anschließend vom Personalsachbearbeiter mit dem regulären Urlaubskonto verrechnet und diesem somit gutgeschrieben werden. Dazu müssen Sie im Selektionsfeld „Typ“ die Option „Zu Gesamturlaub hinzurechnen“ auswählen. Um Verwechslungen mit dem Fehlzeitentyp „Sonderurlaub – Gutschrift“ vorzubeugen, sollten Sie auch in diesem Fall darauf achten, dass die Checkbox „Sonderurlaub“ nicht gesetzt ist.



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Optional können Sie jedem Fehlzeitentyp noch eine beliebige kontextbezogene Aufgabe zuordnen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche [ Aktionen ] in der unteren Hälfte des Dialogs. Anschließend klappt ein Button mit der Bezeichnung „Neue Aufgabe“ aus.



Haben Sie diesen betätigt, öffnet sich ein neues Dialogfenster. Im zugehörigen Register „Aufgaben“ können Sie dann unter anderem Beginn, Ende, Zuständigkeit und Priorität der Aufgabe definieren. Weitere Informationen zum Anlegen einer Aufgabe erhalten Sie unter dem Punkt Neue Aufgabe anlegen.



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Auf diesem Reiter haben Sie als Personalsachbearbeiter die Möglichkeit, zu bestimmen, welche Fehlzeitentypen für Mitarbeiter nutzbar sind und welche nicht. Außerdem können Sie hierüber Vertretungsregeln für bestimmte Fehlzeitentypen aufstellen.



Mit dieser Checkbox legen Sie fest, dass nur die Personalsachbearbeitung einen bestimmten Fehlzeitentyp für interne Zwecke nutzen darf. Alle anderen Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf diesen Fehlzeitentyp und können ihn im Dialog "Abwesenheit beantragen" weder sehen noch auswählen. Ist diese Checkbox gesetzt, so lassen sich die übrigen Checkboxen nicht aktivieren und sind ausgegraut.

Anwendungsbeispiel: Ein Mitarbeiter wird im Urlaub plötzlich krank. In diesem Fall kann die Personalabteilung intern Umbuchungen vornehmen, um diesem Mitarbeiter die verlorenen Urlaubstage gutzuschreiben.


Damit legen Sie zwingend fest, dass ein Mitarbeiter in seinem Abwesenheitsantrag eine Vertretungsperson benennen muss.


Mit Aktivierung dieser Checkbox setzen Sie eine Genehmigungskette in Gang. Die Anfrage für den Urlaubsantrag geht dann zunächst an den Vertreter eines Mitarbeiters. Wurde der Antrag von diesem genehmigt, so wird die Anfrage letztendlich an den Vorgesetzten des Mitarbeiters weitergeleitet.