Die einzelnen Bereiche dieses Dialogs werden Ihnen in den folgenden Kapiteln erklärt. Der Konfigurationsdialog unterteilt sich in ein Grundlagen- und ein Historie-Register. Im Folgenden wird zunächst das Grundlagen-Register detailliert dargestellt.

Wählen Sie hier die gewünschte Länge Ihrer Sachkontennummern aus. Dadurch wird gewährleistet, dass keine Doppeleingaben der Art 0004 und 4 möglich sind. Bei Bedarf können Sie auch bis zu 7- oder 8-stellige Kontenlängen auswählen. Beachten Sie hierbei jedoch, dass solche Sachkontennummern nicht mehr mit der Kontenlänge von DATEV-Konten vereinbar sind.

Wurde bei der Buchung einer Kostenposition keine Kostenstelle eingetragen, wird der Betrag der Sammelkostenstelle zugeordnet. Rechts neben der [ ! ]-Schaltfläche sehen Sie den Namen der Sammelkostenstelle.


Entsprechend der Sammelkostenstelle, wird hier der Sammelkostenträger eingetragen.


Ist diese Option für die Kostenstelle und/oder den Kostenträger nicht gesetzt, dann wird ein bestehender Skontobetrag beim Ausziffern von Rechnungen entweder automatisch auf die Sachkonto-Kostenstelle / den Sachkonto-Kostenträger oder die Sammelkostenstelle / den Sammelkostenträger gebucht. Wenn Sie dies nicht möchten, dann setzen Sie bitte jeweils diese Checkbox für Kostenstellen resp. Kostenträger. In diesem Fall ermittelt die myfactory die ursprünglich angesprochenen Kostenstellen / Kostenträger und der Skontobetrag wird entsprechend auf diese aufgeteilt.


Sofern Sie die vorherige Option aktiviert haben und die Ermittlung der Original-Kostenstellen / Original-Kostenträger (z.B. aufgrund einer OP-Verrechnung) nicht funktioniert hat, dann können Sie an diesen Stellen eine alternative Kostenstelle / einen alternativen Kostenträger angeben. Die myfactory nutzt für die Skontoausbuchung dann entsprechend diese Ersatzkostenstelle / diesen Ersatzkostenträger als Fallback-Lösung, der Skontobetrag wird dann entsprechend darauf geschrieben.

Tragen Sie hier Ihre Konten für die entsprechenden Vorträge ein. Das myfactory.FMS kann auf Wunsch Saldovortragsbuchungen erzeugen, damit die Eröffnungsbilanz des Folgejahres stimmig ist, werden auch Gewinn bzw. Verlust gebucht. Hierzu ist natürlich die Angabe der gewünschten Konten erforderlich.


Damit das myfactory.FMS ordnungsgemäße Saldenvorträge erzeugen kann, geben Sie an dieser Stelle die entsprechenden Saldenvortragskonten für die drei Bereiche Sachkonten, Debitoren und Kreditoren an. Auf diese Einstellungen greift die Funktion „Jahresabschluss > Saldovorträge buchen“ zu.

Die folgenden Einstellungen beeinflussen die Buchungserfassung, haben also unmittelbare Auswirkung auf Ihre tägliche Arbeit. Diese Einstellungen können Sie jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen.



Mit dieser Auswahlbox können Sie die individuelle optische Gestaltung der Buchungserfassung beeinflussen. Neben der gewohnten Standardansicht stehen Ihnen hier sechs weitere Layout-Versionen zur Verfügung. Diese unterteilen sich in eine vertikale und eine horizontale Ausrichtung. Innerhalb der jeweiligen Ausrichtung können Sie noch die Anordnung bzw. Reihenfolge der Eingabefelder "Belegnummer" sowie "Konto Soll" und "Konto Haben" festlegen.



Mit dieser Option können Sie die Anordnung der einzelnen Dialogbereiche in der Buchungserfassung verändern. Standardmäßig ist die Listendarstellung mit den Buchungsdatensätzen in der Mitte zwischen dem Kopf- und dem Erfassungsbereich angeordnet. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Buchungsliste ganz unten zu positionieren. In diesem Fall wird der Erfassungsbereich mittig dargestellt und folgt auf den Kopfbereich.


Wenn Sie diese Checkbox aktiviert haben, werden Ihnen unterhalb des Erfassungsbereichs - je nach Vorhandensein - detaillierte Informationen zu einem einzelnen markierten Buchungssatz angezeigt. Dies umfasst Informationen zu Splitbuchungen, Kostendatensätzen sowie Offen Posten.



Wenn Sie für einzelne Buchungen in der Buchungserfassung Dokumente hochladen bzw. hinterlegen, dann können Sie über diese Auswahlliste eine bestimmte Dokumentengruppe fest vorgeben. Somit müssen Sie die Dokumentengruppe für ein hochzuladendes Dokument nicht jedes Mal neu setzen.


Hier haben Sie die Auswahl aus folgenden Möglichkeiten:


Wird in der Buchungserfassung eine Zahlung erfasst, versucht das Programm gemäß der hier eingetragenen Vorgabe einen Zuordnungsvorschlag zu offenen Posten zu treffen. Die Bedeutung der Einträge im Einzelnen:

Belegnummer 1, Fälligkeit: Wurde in der Buchungserfassung eine „Belegnummer 1“ eingetragen, versucht das Programm zunächst die Belegnummer innerhalb der offenen Posten zu finden. Ist die Suche erfolgreich, wird der Zahlbetrag diesem OP zugeordnet. Kann keine Übereinstimmung gefunden werden, wird der Betrag nach Fälligkeit auf die OPs verteilt, d. h. zunächst wird der älteste OP bedient, danach der zweitälteste usw. bis der Zahlbetrag aufgebraucht ist.

Belegnummer 2, Fälligkeit: Hier wird das gleiche Verfahren wie unter „Belegnummer 1, Fälligkeit“ angewendet, nur dass hier das Feld „Belegnummer 2“ zur Suche in den OPs herangezogen wird.

Belegnummer 1, Manuell: Ist die Suche nach Belegnummer 1 in den OPs erfolglos, erfolgt die Zuordnung manuell, d. h. der Betrag wird nicht als Zuordnungsvorschlag auf die OPs verteilt.

Belegnummer 2, Manuell: Gleiches Verfahren wie unter „Belegnummer 1, Manuell“, nur wird hier nach Belegnummer 2 gesucht.

Fälligkeit: Es erfolgt keine Suche nach Belegnummer, der Zahlungsbetrag wird direkt den OPs gemäß Fälligkeit zugeordnet. Zuerst wird der älteste OP bedient, dann der zweitälteste usw. bis der Betrag aufgebraucht ist.

Manuell: Die Zuordnung des Zahlbetrages erfolgt grundsätzlich manuell.

Betrag: Die Zuordnung des Offenen Postens erfolgt anhand des Buchungsbetrages.

Betrag, Fälligkeit: Kann die Zuordnung nicht über den Betrag erfolgen, wird zunächst der älteste Offene Posten bedient usw. bis der Zahlbetrag aufgebraucht wurde.




Verwalten Sie mehrere Betriebsstätten in denen fakturiert wird, die Buchhaltung selbst aber zentral in einer Betriebsstätte bearbeitet wird, setzen Sie diesen Haken. Somit zeigt Ihnen die Buchungserfassung bei einem OP-Ausgleich auch alle OPs der anderen Betriebsstätten an. So können Sie auch OPs aus der Betriebsstätte 2 ausgleichen usw.




Hier haben Sie die Möglichkeit, die Belegnummer für die aktuelle Sitzung oder sitzungsübergreifend vorschlagen zu lassen.

Leer: Es wird keine Belegnummer vorgeschlagen.

Aktuelle Sitzung: Ist diese Option aktiviert, werden die Belegnummern in der Buchungserfassung fortlaufend hochgezählt. Das myfactory.FMS beginnt die Zahlung immer bei der zuletzt eingetragenen Belegnummer innerhalb der Buchungssitzung.

Sitzungsübergreifend: Bei dieser Option wird die Belegnummer fortlaufend um eins erhöht, auch wenn Sie eine neue Buchungssitzung beginnen.

Nummer beibehalten:
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Belegnummer bei jedem Anlegen einer neuen Buchung fortlaufend hochgezählt wird, dann können Sie diese Option wählen.

Beispiel: Sie möchten einen Kontoauszug mit mehreren Buchungen erfassen. In diesem Fall möchten Sie alle Buchungen dieses Kontoauszugs natürlich unter derselben Belegnummer in der Buchungserfassung eintragen.


Je nach firmeninternen Vorgaben oder persönlicher Präferenz lässt sich hier einstellen, ob Änderungen an verarbeiteten Buchungen möglich sein sollen. Im Zusammenhang mit Berechtigungen, kann hierüber verhindert werden, dass jeder Änderungen an Dialogbuchungen vornimmt. Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf das Verhalten nach dem Journalisieren einer Buchungssitzung.


Möchten Sie nicht durch die Möglichkeit, der manuellen Auswahl einer Buchungsschablone abgelenkt werden, dann können Sie dieses Feld in der Buchungserfassung ausblenden. Es wird nur jenes Feld ausgeblendet, die Finanzbuchhaltung benötigt die Buchungsschablonen jedoch im Hintergrund weiterhin. Durch das Ausblenden haben Sie auch nicht mehr die Möglichkeit Schleppfelder zu verwenden.


Wenn Sie diese Auswahl treffen, werden leere Buchungen beim Journalisieren automatisch gelöscht.


Wenn in der Buchungserfassung eine Buchungsschablone ausgewählt wird, die z.B. nur Finanzkonten erwartet (bspw. "Kreditor an Finanzkonto; Zahlungsausgang"), dann wird die Sachkontensuche bei gesetzter Checkbox auf die durch die Buchungsschablone vorgegebene Sachkontenart, hier also "Finanzkonto", eingeschränkt. Ist diese Checkbox gesetzt, müssen Sie also nicht mehr die vollständige Liste aller Sachkonten durchsuchen, sondern nur noch die Liste der bereits vorgefilterten Sachkontenart.


Mit dieser Option können Sie bestimmen, dass bei der Eingangszahlung von Kunden Kulanztage für das ihm zustehende Skonto mitberücksichtigt bzw. hinzugerechnet werden. In der Dropdown-Liste stehen 0 - 10 Kalendertage als Kulanztage zur Auswahl. Dabei handelt es sich um einen internen Aufschlag zur Skontofrist. Wenn hier also z.B. 5 Tage hinterlegt werden, dann werden diese bei der Eingangszahlung des Kunden auf die Skontofrist aufgeschlagen. Somit verlängert sich die Skontofrist, um z.B. Banklaufzeiten für die Kundenzahlungen abzufangen.


Hier bestimmen Sie, wie die Suche aus dem Feld „Belegnummer 1“ und „Belegnummer 2“ funktioniert.

Keine: Die automatische OP-Suche steht nicht zur Verfügung.

OP-Nummer beginnt mit: Die gesuchte OP-Nummer beginnt mit den eingetragenen Suchzeichen.

OP-Nummer enthält: die eingetragenen Suchzeichen sind an beliebiger Stelle der OP-Nummer (empfohlen).




Das hier eingetragene Konto wird als Gegenkonto für den OP-Ausgleich bei der OP-Suche verwendet.


Wenn Sie diese Auswahl vornehmen wird das Belegdatum als Buchungsdatum verwendet. Ausnahme ist die Übergabe aus dem ERP-Bereich. Hier wird immer das Buchungsdatum verwendet, damit dieses gleichlautend zum Bereich ERP ist.


Üblicherweise wird der Buchungstext beim Wechsel der Schablone mit dem Buchungstext der neuen Schablone überschrieben. Haben Sie jedoch diesen Haken gesetzt und den Buchungstext angepasst, bleibt der Text auch nach Wechsel der Schablone bestehen.


Hierüber bestimmen Sie, welche Belegnummer (1 oder 2) für die Anlage eines OPs vorgeschlagen werden soll. Sie haben die Wahl entweder Belegnummer 2 und falls diese Leer ist Belegnummer 1 zu verwenden oder umgekehrt.


Üblicherweise arbeitet man nur mit einem Buchungsjournal. Damit Sie dieses z. B. beim Anlegen einer Buchungssitzung nicht immer wieder eintragen müssen, können Sie das Journal hier vorbelegen.


Hierüber haben Sie in der Buchungserfassung eine komfortable Möglichkeit die Kontenart (Sachkonto, Debitor, Kreditor) direkt aus dem Feld Konto zu wechseln. Tragen Sie 1- ein, springt die Auswahl auf Sachkonto und die Eintragung 1- wird aus dem Feld entfernt, Sie können also direkt die Sachkontonummer eintragen. 2- wechselt zu Debitor, 3- zu Kreditor.


Mit dieser Option können Sie die standardmäßige Zuordnung der Zahlenpräfixe zu den jeweiligen Kontenarten bei Bedarf verändern. Eine weitere Zuordnungsmöglichkeit besteht darin, einem Debitoren den Präfix 1- und einem Kreditoren den Präfix 2- zuzuweisen. Einem Sachkonto ist dementsprechend der Präfix 3- zugeordnet.


Das Anhaken dieser Checkbox bewirkt, dass das Kontenartenpräfix direkt zusammen mit der jeweiligen Kontonummer in ein Kontenfeld eingegeben werden kann. Dies beinhaltet, dass Sie das Minuszeichen hinter dem Zahlenpräfix weglassen können.

Die Kontenart ist auf "Debitor" eingestellt, Sie möchten aber zum Sachkonto "Kasse" wechseln. Zu diesem Zweck tippen Sie bei standardmäßiger Präfixzuordnung (1-Sachkonto, 2-Debitor, 3-Kreditor) bitte die Zahlenfolge "11000" in das Kontenfeld ein. Dabei steht die 1 für das Sachkonto und die 1000 für das Kassenkonto. Möchten Sie nun erneut zur Kontenart "Debitor" wechseln und dabei auch gleich das Debitorenkonto des Kunden Müller hinterlegen, so geben Sie in das Kontenfeld bitte "200001" ein.


Wenn Sie diese Checkbox anhaken, so wird Ihre Eingabe bei Nutzung der kombinierten Kontenarten- und Konteneingabe auf der rechten Seite automatisch mit Nullen aufgefüllt.

Wenn Sie zum Sachkonto "Bank" (1200) wechseln wollen, so müssen Sie lediglich die Ziffern 112 eingeben. Die fehlenden Nullen werden in diesem Fall dann automatisch hinzugefügt. Das erspart Ihnen Tipparbeit.


Hierüber können Sie bestimmen, worauf sich die Saldenanzeige der aktuell verwendeten Konten in der Buchungserfassung beziehen soll. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die Salden der bebuchten Konten jeweils korrekt angezeigt werden:

• Anmeldedatum: Dies ist die bisherige Standard-Option. Damit wird als Bezugsdatum jenes Buchungsdatum herangezogen, mit dem Sie sich in der myfactory angemeldet haben.


• Ende aktuelle Periode: Hiermit nehmen Sie Bezug auf das aktuelle Anmeldedatum. Wenn Sie bereits für einen späteren Zeitpunkt innerhalb der aktuellen Buchungsperiode Buchungsdaten erfasst haben, so sehen Sie mit dieser Einstellung nicht den gegenwärtigen Saldo, sondern den Saldo mit Stand zum Periodenende.


• Ende aktuelles Jahr: Diese Einstellung nimmt ebenfalls Bezug auf das aktuelle Anmeldedatum und verhält sich analog zu der vorherigen Option. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass damit Buchungsdaten bis zum Ende des aktuellen Jahres für die Saldenanzeige berücksichtigt werden.


• Buchungsdatum: Mit dieser Option wird als Bezugsdatum das Buchungsdatum der Buchung herangezogen, in der Sie sich gerade befinden. Diese Einstellung ist dann sinnvoll, wenn Sie sich schon im Folgejahr befinden, jedoch noch Buchungen für das Vorjahr vornehmen müssen.


• Ende Buchungsperiode / Ende Buchungsjahr: Mit diesen beiden Optionen können Sie analog zum Anmeldedatum auf das Buchungsdatum Bezug nehmen, in welchem Sie sich in der Buchungserfassung gerade befinden bzw. welches dort aktuell bebucht wird.
  

Mit dieser Checkbox haben Sie die Möglichkeit, sich Ihr Banksaldo in der Buchungserfassung betriebsstättenübergreifend anzeigen zu lassen. Möchten Sie sich das Saldo nur für die aktuelle Betriebsstätte darstellen lassen, so lassen diese Option bitte deaktiviert.

Dieses "Historie"-Register bietet die Möglichkeit einer Änderungsprotokollierung. Hintergrund ist, dass es in der Grundlagenkonfiguration der Finanzbuchhaltung “revisionskritische” Einstellungen - wie z.B. die Checkbox “Keine Änderung verarbeiteter Buchungen” - gibt, bei welchen eine Abänderung entsprechend protokolliert werden muss. Das Änderungsprotokoll ist dauerhaft aktiv. Es muss nicht über das Änderungsprotokoll aktiviert werden.

Bei jeder vorgenommenen und abgespeicherten Änderung in diesem Dialog (bspw. das Aktivieren bzw. Deaktivieren einer Checkbox oder das Ändern einer Sammelkostenstelle) wird die jeweilige Änderung hier samt Änderungsdatum, Benutzer, betreffendes Datenbankfeld sowie einschließlich des bisherigen und des neuen Änderungswertes protokolliert.